e-Tax Invoice by Email คืออะไร เจ้าของร้านต้องรู้อะไรบ้าง

ถ้าพูดถึงเอกสารที่เจ้าของกิจการต้องจัดการบ่อยที่สุด "ใบกำกับภาษี" คงติดอันดับต้น ๆ อยู่เสมอ แต่ในยุคที่ทุกอย่างเริ่มไปอยู่บนดิจิทัล กรมสรรพากรก็ไม่นิ่งเฉย มีการพัฒนาระบบ e-Tax Invoice ขึ้นมาหลายรูปแบบ หนึ่งในนั้นคือ e-Tax Invoice by Email ที่หลายคนอาจยังงงว่าคืออะไร ต่างกับระบบอื่นยังไง และกิจการแบบไหนเหมาะจะใช้

e-Tax Invoice by Email คืออะไร

e-Tax Invoice by Email คือการออก ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ ในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล แล้วส่งให้ผู้ซื้อผ่านช่องทางอีเมล โดยกรมสรรพากรรับรองว่าเอกสารดังกล่าวมีผลทางกฎหมายเทียบเท่ากับใบกำกับภาษีกระดาษทุกประการ

ระบบนี้เป็นส่วนหนึ่งของโครงการ National e-Payment ที่รัฐบาลผลักดันให้ระบบเอกสารทางธุรกิจเปลี่ยนผ่านไปสู่ดิจิทัล เป้าหมายหลักคือลดต้นทุนด้านกระดาษและการจัดส่ง พร้อมทั้งเพิ่มความสะดวกในการจัดเก็บและตรวจสอบย้อนหลัง

จุดสำคัญที่ทำให้ e-Tax Invoice by Email ต่างจากการส่งสแกนใบกำกับภาษีธรรมดาทางอีเมลคือ ไฟล์ที่ส่งจะต้องมี ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) หรือ ข้อมูลที่รับรองตัวตนผู้ออกเอกสาร เพื่อพิสูจน์ความถูกต้องและป้องกันการปลอมแปลง

ใครใช้ระบบนี้ได้บ้าง

กิจการที่สมัครใช้ e-Tax Invoice by Email ได้ต้องเป็น ผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ก่อนเป็นอันดับแรก เพราะระบบนี้ออกแบบมาสำหรับการออกใบกำกับภาษีโดยเฉพาะ

นอกจากนั้น กิจการต้องสมัครเข้าร่วมโครงการกับกรมสรรพากร และต้องมีระบบหรือซอฟต์แวร์ที่รองรับการสร้างไฟล์ XML ตามรูปแบบที่กรมสรรพากรกำหนด พร้อม Digital Signature Certificate จากผู้ให้บริการที่ได้รับการรับรอง

ฟังดูซับซ้อนไหม? จริง ๆ แล้วมีผู้ให้บริการซอฟต์แวร์บัญชีหลายเจ้าที่ช่วยดูแลส่วนนี้ให้ เจ้าของกิจการแค่ต้องเข้าใจภาพรวมว่าทำงานยังไง

ขั้นตอนการทำงานของ e-Tax Invoice by Email

เมื่อกิจการออกใบกำกับภาษีผ่านระบบ จะเกิดขั้นตอนดังนี้

1. สร้างเอกสาร — ซอฟต์แวร์จะสร้างไฟล์ XML ที่มีข้อมูลครบถ้วนตามที่กฎหมายกำหนด เช่น เลขผู้เสียภาษี วันที่ออก รายการสินค้า/บริการ มูลค่า และ VAT

2. ลงลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์ — ระบบจะประทับ Digital Signature ลงในไฟล์เพื่อพิสูจน์ตัวตนผู้ออกและรับประกันว่าข้อมูลไม่ถูกแก้ไขหลังจากออกแล้ว

3. ส่งให้ผู้ซื้อทางอีเมล — ไฟล์ถูกส่งตรงไปยังอีเมลผู้ซื้อ พร้อมสำเนาถึงกรมสรรพากรในบางกรณี

4. จัดเก็บ — ทั้งผู้ออกและผู้รับเก็บไฟล์ดิจิทัลแทนกระดาษ ไม่ต้องพิมพ์ออกมาก็ได้หากไม่จำเป็น

ข้อดีที่เห็นได้ชัดเมื่อเทียบกับใบกำกับภาษีกระดาษ

ประหยัดต้นทุน — ไม่ต้องพิมพ์ ไม่ต้องส่งไปรษณีย์ ไม่ต้องจ้างคนจัดส่ง กิจการที่มีลูกค้าหลายร้อยรายต่อเดือนประหยัดได้มากพอดู

รวดเร็ว — ลูกค้าได้รับเอกสารทันทีโดยไม่ต้องรอ ลดปัญหาเอกสารหาย หรือมาถึงช้ากว่ากำหนด

จัดเก็บง่าย — ไฟล์ดิจิทัลค้นหาง่าย ไม่ต้องใช้พื้นที่เก็บกระดาษ และไม่มีปัญหาเอกสารเก่าชำรุด

ถูกกฎหมาย 100% — เมื่อส่งผ่านระบบที่กรมสรรพากรรับรอง สามารถใช้เป็นหลักฐานทางภาษีได้เต็มรูปแบบ

สิ่งที่ต้องระวังในการใช้ e-Tax Invoice by Email

แม้จะสะดวก แต่มีประเด็นที่ต้องระมัดระวัง

อีเมลผู้รับต้องถูกต้อง — ถ้าส่งไปยังอีเมลผิด หรืออีเมลผู้ซื้อไม่ใช้งาน ถือว่ายังไม่ได้ส่งมอบเอกสารอย่างถูกต้อง ต้องมีการยืนยันการรับหรือส่งซ้ำ

ซอฟต์แวร์ต้องได้มาตรฐาน — ไม่ใช่แค่ส่งไฟล์ PDF ธรรมดาทางอีเมล ต้องเป็นไฟล์ที่มีโครงสร้าง XML และ Digital Signature ตามที่กฎหมายกำหนด

ต้องสมัครก่อน — กิจการต้องลงทะเบียนเข้าร่วมโครงการกับกรมสรรพากร ไม่ใช่แค่ส่งอีเมลเองโดยพลการแล้วถือว่า e-Tax Invoice

รักษาไฟล์ดิจิทัลให้ดี — ต้องจัดเก็บไฟล์อย่างน้อย 5 ปี เช่นเดียวกับเอกสารกระดาษ

e-Tax Invoice by Email ต่างกับ e-Tax Invoice & e-Receipt อย่างไร

นี่คือคำถามที่คนสับสนบ่อยมาก

ประเด็น | e-Tax Invoice by Email | e-Tax Invoice & e-Receipt

ช่องทางส่ง | อีเมลผู้ซื้อ | ผ่านระบบกลางของ ETDA/กรมสรรพากร

Digital Signature | ต้องมี | ต้องมี (แบบเต็มรูปแบบมากกว่า)

ความซับซ้อน | ปานกลาง | สูงกว่า ต้องส่งข้อมูลถึงกรมสรรพากรโดยตรง

เหมาะกับ | กิจการขนาดกลาง-ใหญ่ที่มีลูกค้าประจำ | กิจการทุกขนาดที่ต้องการมาตรฐานสูงสุด

e-Tax Invoice & e-Receipt เป็นระบบที่ครอบคลุมกว่า มีการส่งข้อมูลถึงกรมสรรพากรแบบ real-time และรองรับทั้งใบกำกับภาษีและใบเสร็จรับเงินในระบบเดียว ในขณะที่ e-Tax Invoice by Email เน้นความสะดวกในการส่งถึงลูกค้า

กิจการขนาดเล็กควรใช้ระบบนี้ไหม

ตอบตรง ๆ เลย — ถ้าเพิ่งจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มและยังมีออเดอร์ไม่มาก การออกใบกำกับภาษีกระดาษหรือผ่านโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่รองรับ e-Tax ยังเป็นทางเลือกที่คุ้มกว่า

แต่ถ้ากิจการมียอดใบกำกับภาษีหลักร้อยใบต่อเดือน การลงทุนกับระบบ e-Tax Invoice by Email จะคุ้มค่ามาก เพราะประหยัดทั้งเวลาและต้นทุนได้จริง

MooMoo Next กับการจัดการใบกำกับภาษีดิจิทัล

สำหรับเจ้าของร้านออนไลน์ที่ขายบน Shopee, TikTok Shop, Lazada หรือมีหน้าร้านของตัวเอง MooMoo Next ช่วยให้การออกและจัดการใบกำกับภาษีทำได้ง่ายขึ้นมาก

ระบบออกใบกำกับภาษีในโปรแกรมรองรับการสร้างเอกสารที่ถูกต้องตามกฎหมาย ทั้งแบบกระดาษและดิจิทัล และยังช่วยติดตามว่าแต่ละใบกำกับภาษีถูกนำไปใช้ในการยื่น ภ.พ.30 เดือนไหนบ้าง ไม่ต้องนั่งตรวจสอบเองทีละใบอีกต่อไป

นอกจากนั้น ระบบยังเชื่อมโยงกับรายงาน VAT อัตโนมัติ ทำให้เตรียมข้อมูลยื่น ภ.พ.30 ภายในวันที่ 23 ของเดือนได้สบาย โดยไม่ต้องกังวลว่าตัวเลขจะผิดเพราะบวกลบเลขเองพลาด

ระบบอัจฉริยะอย่าง MooMoo Next ทำหน้าที่เป็นผู้ช่วยด้านบัญชีและภาษีที่อยู่เคียงข้างตลอด 24 ชั่วโมง ไม่ว่าจะเป็นคำถามเรื่องใบกำกับภาษี, VAT หรือการยื่นแบบ ตอบได้ทันทีโดยไม่ต้องรอนัดสำนักงานบัญชี

ระบบภาษีดิจิทัลกำลังกลายเป็นมาตรฐานใหม่ของธุรกิจไทย เจ้าของกิจการที่เข้าใจและปรับตัวได้เร็วกว่าจะได้เปรียบทั้งด้านต้นทุนและความน่าเชื่อถือในสายตาลูกค้าและสรรพากร

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก