ทำไมเจ้าของร้านต้องทำบัญชี แม้จะไม่ใช่นักบัญชี

เคยได้ยินประโยคว่า "ธุรกิจที่ไม่รู้บัญชีเหมือนขับรถโดยไม่ดูมาตรวัด"? ฟังดูซ้ำซาก แต่มันเป็นเรื่องจริง

เจ้าของร้านหลายคนมอบทุกอย่างให้นักบัญชี ซึ่งก็ไม่ผิด แต่ถ้าไม่รู้เลยว่าตัวเองมีกำไรหรือขาดทุน มีเงินสดเหลือกี่บาท หรือหนี้สินอยู่ที่ไหน นั่นคือปัญหา

บัญชีคืออะไร ในแบบที่เจ้าของร้านต้องรู้

บัญชีไม่ใช่แค่การบวกลบตัวเลข แต่คือการบันทึกทุกธุรกรรมที่เกิดขึ้นในธุรกิจ ทั้งรายรับและรายจ่าย เพื่อให้รู้ว่า:

• ในแต่ละวัน/เดือน/ปี ธุรกิจได้กำไรหรือขาดทุน
• มีเงินสดเหลือกี่บาท เงินค้างรับจากลูกค้าเท่าไหร่
• ต้นทุนส่วนไหนสูงเกินไป ต้องลดตรงไหน
• ธุรกิจขยายได้อีกไหม หรือควรรอก่อน

ข้อมูลเหล่านี้ไม่ได้มีไว้ส่งนักบัญชีอย่างเดียว แต่เจ้าของร้านต้องอ่านเองด้วย

เอกสารธุรกิจที่เจ้าของร้านต้องรู้จัก

ใบเสนอราคา (Quotation)

เอกสารที่ออกให้ลูกค้าก่อนตกลงซื้อขาย บอกรายละเอียดสินค้า จำนวน และราคา ลูกค้าดูแล้วตัดสินใจ ถ้าตกลงกัน ก็เข้าสู่ขั้นตอนต่อไป

ใบเสนอราคาที่ดูเป็นมืออาชีพช่วยให้ปิดการขายได้ง่ายขึ้นด้วย อย่าส่งตัวเลขเดี่ยว ๆ ทาง Line โดยไม่มีเอกสาร

ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล (Invoice / Billing Note)

เอกสารที่บอกลูกค้าว่าต้องจ่ายเงินเท่าไหร่ สำคัญมากในการควบคุมการรับเงิน ถ้าส่งใบวางบิลไม่ตรงรอบบิลของลูกค้า อาจต้องรออีก 30-60 วันกว่าจะได้เงิน

เรื่องวันออกใบแจ้งหนี้จึงสำคัญมากสำหรับกระแสเงินสด

ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

ถ้าธุรกิจจดทะเบียน VAT ต้องออกใบกำกับภาษีทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือบริการ เอกสารนี้แสดงราคาสินค้าและ VAT ที่เก็บเพิ่ม

ออกผิดรูปแบบหรือออกล่าช้า มีผลกับการยื่น VAT รายเดือน

ทำไมต้องทำบัญชีแม้จะมีนักบัญชีแล้ว

นักบัญชีทำบัญชีให้ถูกต้องตามกฎหมาย แต่นักบัญชีไม่ได้รู้ว่าธุรกิจของคุณควรขยายไปทางไหน ควรลดสต๊อกอะไร หรือควรรับลูกค้ารายใหม่ไหม

การตัดสินใจเชิงธุรกิจต้องอาศัยข้อมูลทางการเงิน และเจ้าของร้านต้องอ่านข้อมูลพวกนี้เองได้ ไม่ใช่รอให้นักบัญชีตีความให้ทุกครั้ง

ตัวอย่าง: ถ้าไม่รู้ว่าต้นทุนขายสินค้าชิ้นนั้นสูงแค่ไหน จะตั้งราคาถูกต้องได้ยังไง? ถ้าไม่รู้ว่ากำไรขั้นต้นของร้านอยู่ที่เท่าไหร่ จะวางแผนค่าใช้จ่ายได้ยังไง?

เริ่มทำบัญชีง่าย ๆ ด้วยโปรแกรมออนไลน์

เจ้าของร้านที่ไม่ใช่นักบัญชีก็ทำบัญชีเองได้ โดยเฉพาะถ้าใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ออกแบบมาสำหรับคนธรรมดา ไม่ใช่แค่นักบัญชี

โปรแกรมที่ดีช่วยให้:

• บันทึกรายรับรายจ่ายได้ง่าย ไม่ต้องรู้คำศัพท์บัญชีทั้งหมด
• ออกเอกสาร ใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษี ได้โดยไม่ต้องทำเอง
• ดูรายงานกำไรขาดทุนได้ทันที ไม่ต้องรอให้นักบัญชีทำให้
• นักบัญชีที่ดูแลอยู่ก็เข้าระบบมาตรวจสอบได้โดยตรง

บัญชีไม่ใช่เรื่องน่ากลัว ถ้าเริ่มต้นถูกวิธี และมีเครื่องมือที่ช่วยทำให้ง่ายขึ้น

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก