เงินทดรองจ่ายคืออะไร บันทึกบัญชีและเบิกคืนอย่างไร

พนักงานต้องออกไปซื้อของเร่งด่วน ไม่มีเวลาขออนุมัติล่วงหน้า เลยจ่ายเงินส่วนตัวไปก่อนแล้วค่อยเบิกคืน นั่นแหละคือ "เงินทดรองจ่าย" ซึ่งเป็นเรื่องปกติมากในธุรกิจ

แต่ถ้าไม่มีระบบที่ดี ทั้งพนักงานและฝ่ายบัญชีก็จะวุ่นวายกันทุกครั้ง

เงินทดรองจ่ายคืออะไร

เงินทดรองจ่าย (Advance Payment หรือ Petty Cash Advance) มีสองแบบ

แบบที่ 1 เงินทดรองประจำ (Imprest Fund) บริษัทสำรองเงินก้อนหนึ่งไว้สำหรับค่าใช้จ่ายเล็กน้อยที่ต้องจ่ายสด เช่น ค่าน้ำ ค่าขนส่งเล็กน้อย วัสดุสำนักงานชิ้นเล็ก เมื่อใช้หมดก็เบิกเติมจากบริษัท

แบบที่ 2 เงินทดรองพนักงาน บริษัทอนุมัติให้พนักงานนำเงินส่วนตัวไปจ่ายก่อน แล้วมาเบิกคืนพร้อมเอกสารภายหลัง

วิธีบันทึกบัญชีเงินทดรองจ่าย

เมื่ออนุมัติเงินทดรองให้พนักงาน Dr. เงินทดรองจ่าย (Advance to Employee) 5,000 Cr. เงินสด/ธนาคาร 5,000

เมื่อพนักงานส่งเอกสารเบิก Dr. ค่าใช้จ่าย (ตามประเภท) 4,500 Dr. เงินสด (ถ้ามีเงินเหลือคืน) 500 Cr. เงินทดรองจ่าย 5,000

ถ้าพนักงานใช้เงินส่วนตัวก่อน ไม่มีรายการเดบิตเงินทดรองตอนแรก เมื่ออนุมัติและจ่ายคืน Dr. ค่าใช้จ่าย Cr. เงินสด/ธนาคาร

ขั้นตอนเบิกเงินทดรองที่ดี

ขั้นตอนที่ 1 ขออนุมัติล่วงหน้า (ถ้าทำได้) กรอกแบบฟอร์มขอทดรองจ่ายระบุวัตถุประสงค์ ยอดที่ต้องการ และวันที่ต้องการ ส่งผู้มีอำนาจอนุมัติ

ขั้นตอนที่ 2 จ่ายเงินและเก็บเอกสาร เก็บใบเสร็จทุกใบที่จ่ายไป ถ้าไม่มีใบเสร็จ ทำใบสำคัญจ่ายแทน

ขั้นตอนที่ 3 ส่งเอกสารเบิกคืน กรอกใบเบิกค่าใช้จ่ายพร้อมแนบใบเสร็จทุกรายการ ระบุวันที่ วัตถุประสงค์ และจำนวนเงินให้ครบ

ขั้นตอนที่ 4 ตรวจสอบและอนุมัติ ผู้มีอำนาจตรวจสอบเอกสารและอนุมัติ ก่อนฝ่ายบัญชีจ่ายคืน

ระบบที่ดีต้องมี

กำหนดวงเงินทดรองจ่ายต่อรายการ เช่น ทดรองจ่ายได้ไม่เกิน 5,000 บาทต่อครั้ง ถ้าเกินต้องขออนุมัติพิเศษ

กำหนดระยะเวลาส่งเอกสาร เช่น ต้องส่งเอกสารเบิกคืนภายใน 7 วันหลังใช้เงิน ถ้าไม่ส่ง จะหักจากเงินเดือน

แยกบัญชีเงินทดรองออกจากบัญชีอื่น ทำให้ติดตามได้ว่าใครยังมีเงินทดรองค้างอยู่บ้าง

เงินทดรองค้างนาน — ระวัง

บอกได้เลยว่าปัญหาที่พบบ่อยในหลายองค์กรคือมีเงินทดรองค้างในบัญชีนานหลายเดือน เพราะพนักงานลืมส่งเอกสาร หรือส่งแล้วแต่ฝ่ายบัญชียังไม่ได้ล้างบัญชี

เงินทดรองค้างนานอาจถูกสรรพากรมองว่าเป็นเงินที่บริษัทให้ไปโดยไม่มีเหตุผล หรือเป็นรายได้พนักงานที่ต้องเสียภาษี ดังนั้น ต้องติดตามและล้างให้ครบภายใน 30-60 วัน

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก