หนังสือยืนยันยอดธนาคาร คืออะไร และวิธีส่งปี 2568

ช่วงปลายปีหรือตอนที่ผู้ตรวจสอบบัญชีเข้ามาทำงาน หลายคนจะได้ยินคำว่า "หนังสือยืนยันยอดธนาคาร" แล้วก็งงว่ามันคืออะไร ทำไมต้องมี และต้องทำอะไรบ้าง? มาทำความเข้าใจกันเลย

หนังสือยืนยันยอดธนาคาร คืออะไร?

หนังสือยืนยันยอดธนาคาร (Bank Confirmation Letter) คือ เอกสารที่ผู้ตรวจสอบบัญชี (Auditor) ส่งไปยังธนาคาร เพื่อขอยืนยันยอดเงินและรายการต่าง ๆ ในบัญชีของบริษัทลูกค้า ณ วันสิ้นงวดบัญชี

ทำไมต้องทำ? เพราะผู้ตรวจสอบต้องตรวจสอบว่าตัวเลขในบัญชีของบริษัทตรงกับข้อมูลที่ธนาคารมีจริงหรือไม่ เป็นการตรวจสอบจากแหล่งข้อมูลอิสระ (Third Party Confirmation) ที่น่าเชื่อถือที่สุด

ข้อมูลที่ธนาคารยืนยัน

โดยทั่วไปหนังสือยืนยันยอดธนาคารจะขอยืนยัน:

• ยอดคงเหลือในบัญชีเงินฝาก ณ วันที่ระบุ
• วงเงินกู้/เครดิต ที่ได้รับอนุมัติและยอดคงค้าง
• หลักประกัน ที่นำไปค้ำประกัน
• ภาระผูกพันอื่น ๆ เช่น L/C, Aval หรือค้ำประกัน

ขั้นตอนการส่งหนังสือยืนยันยอดธนาคาร

ขั้นตอนที่ 1: ผู้ตรวจสอบบัญชีเตรียมหนังสือ

ผู้ตรวจสอบเตรียมหนังสือยืนยันโดยระบุรายละเอียดที่ต้องการทราบ พร้อมลายเซ็นผู้มีอำนาจของบริษัทลูกค้า

ขั้นตอนที่ 2: บริษัทลูกค้าลงนาม

กรรมการหรือผู้มีอำนาจของบริษัทต้องลงนามในหนังสือ เพื่อมอบอำนาจให้ธนาคารเปิดเผยข้อมูล

ขั้นตอนที่ 3: ส่งหนังสือไปยังธนาคาร

ส่งตรงไปยังธนาคารทุกแห่งที่บริษัทมีบัญชี ห้ามให้ลูกค้าเป็นคนส่งเอง ผู้ตรวจสอบต้องส่งโดยตรงหรือส่งทางไปรษณีย์เพื่อความเป็นอิสระ

ขั้นตอนที่ 4: ธนาคารตอบกลับ

ธนาคารจะตอบกลับโดยตรงไปยังผู้ตรวจสอบ ไม่ผ่านบริษัทลูกค้า

ขั้นตอนที่ 5: เปรียบเทียบกับบัญชี

ผู้ตรวจสอบนำข้อมูลที่ได้มาเปรียบเทียบกับบันทึกบัญชีของบริษัท

ธนาคารต้องตอบภายในกี่วัน?

โดยปกติธนาคารควรตอบกลับภายใน 15-30 วันนับจากวันที่ได้รับหนังสือ ถ้าเกินกำหนดผู้ตรวจสอบจะส่งหนังสือติดตาม (Follow-up) อีกครั้ง

บริษัทต้องเตรียมอะไรบ้าง?

ในฐานะเจ้าของกิจการหรือฝ่ายบัญชี คุณต้องเตรียม:

1. รายชื่อธนาคารและเลขบัญชีทั้งหมด — บางครั้งลืมบัญชีเล็ก ๆ ที่ไม่ได้ใช้บ่อย
2. ข้อมูลวงเงินกู้ — ทั้งที่ยังใช้อยู่และที่ปิดไปแล้ว
3. ข้อมูลหลักประกัน — โฉนดที่ดิน, เครื่องจักร, หรืออื่น ๆ ที่นำไปค้ำ
4. ผู้มีอำนาจลงนาม — ต้องพร้อมลงนามในหนังสือ

ถ้าไม่ทำหนังสือยืนยันยอดธนาคารได้มั้ย?

ถ้าเป็นธุรกิจที่ต้องตรวจสอบบัญชี (บริษัทจำกัด, ห้างหุ้นส่วนที่มีขนาดถึงเกณฑ์) ผู้ตรวจสอบบัญชีต้องทำขั้นตอนนี้เสมอ ไม่ทำไม่ได้

ถ้าบริษัทไม่ให้ความร่วมมือ ผู้ตรวจสอบอาจต้องระบุในรายงานว่า "ขอบเขตการตรวจสอบถูกจำกัด" ซึ่งส่งผลเสียต่อความน่าเชื่อถือของงบการเงิน

MooMooNext ช่วยจัดระเบียบข้อมูลบัญชีธนาคารของธุรกิจให้พร้อมรองรับการตรวจสอบได้ตลอดเวลา ยอดคงเหลือ รายการเดินบัญชี และการกระทบยอดทำได้ง่ายและโปร่งใส

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก