เงินมัดจำ ออกเอกสารอย่างไร บันทึกบัญชีอย่างไรถูกต้อง

รับพรีออร์เดอร์ รับงานก่อสร้าง หรือขายสินค้าราคาสูงที่ต้องมัดจำก่อน... ทุกครั้งที่ลูกค้าโอนเงินมัดจำมา คุณรู้ไหมว่าต้องออกเอกสารอะไร และบันทึกบัญชีอย่างไร?

เรื่องนี้ดูเล็กน้อย แต่ถ้าทำผิดขั้นตอนอาจทำให้บัญชี VAT ไม่สมดุลและเสียภาษีเกินหรือขาดได้

เงินมัดจำคืออะไรในเชิงบัญชี

เงินมัดจำที่ได้รับ ณ ตอนนั้นยังไม่ถือเป็น "รายได้" ทางบัญชี เพราะยังไม่ได้ส่งมอบสินค้าหรือบริการ จะบันทึกเป็น "รายได้รับล่วงหน้า" (Deferred Revenue) หรือ "เงินมัดจำรับ" ซึ่งเป็นหนี้สิน หมายความว่ายังค้างสินค้า/บริการให้ลูกค้าอยู่

เมื่อส่งมอบสินค้าหรือบริการแล้ว จึงจะโอนเป็นรายได้จริง

ออกเอกสารอะไรตอนรับมัดจำ

กรณีไม่ได้จดทะเบียน VAT ออก "ใบเสร็จรับเงินชั่วคราว" หรือ "ใบรับเงินมัดจำ" ระบุให้ชัดในช่องรายละเอียดว่าเป็น "เงินมัดจำค่าสินค้า/บริการอะไร"

กรณีจดทะเบียน VAT เงินมัดจำที่ได้รับอาจเกิดความยุ่งยากเรื่อง VAT ต้องดูว่า

• ถ้าเงินมัดจำเป็นส่วนหนึ่งของราคาสินค้า VAT เกิดขึ้นเมื่อส่งสินค้า หรือเมื่อรับเงิน แล้วแต่ว่าอย่างไหนเกิดก่อน
• ถ้าเงินมัดจำเป็นเงินประกัน ไม่ใช่ราคาสินค้า อาจไม่ต้องออกใบกำกับภาษี

แนะนำให้ปรึกษานักบัญชีเรื่องนี้ เพราะขึ้นอยู่กับลักษณะธุรกิจ

บันทึกบัญชีตอนรับมัดจำ

Dr. เงินสด/ธนาคาร XX,XXX Cr. เงินมัดจำรับ (หรือรายได้รับล่วงหน้า) XX,XXX

ยังไม่บันทึกเป็นรายได้ เพราะยังไม่ได้ส่งสินค้า

ตอนส่งสินค้าและออกใบกำกับภาษีสุดท้าย

เมื่อส่งสินค้าครบแล้ว ออกใบกำกับภาษีที่แสดง

• ยอดสินค้ารวมทั้งหมด (ก่อนหักมัดจำ)
• หักเงินมัดจำ
• ยอดคงเหลือที่ลูกค้าต้องชำระ
• VAT คำนวณจากยอดคงเหลือ (หรือจากยอดรวม ขึ้นอยู่กับนโยบาย)

บันทึกบัญชีตอนส่งสินค้า

Dr. เงินมัดจำรับ XX,XXX (ยอดมัดจำ) Dr. ลูกหนี้/เงินสด YY,YYY (ยอดที่เหลือ) Cr. รายได้ ZZ,ZZZ (ยอดรวมทั้งหมด) Cr. ภาษีขาย V,VVV (VAT)

ตัวอย่างรูปธรรม

ร้านรับออร์เดอร์ชุดแต่งงาน ราคา 50,000 บาท รับมัดจำ 20,000 บาท ส่วนที่เหลือจ่ายเมื่อรับของ

ตอนรับมัดจำ 20,000 บาท Dr. ธนาคาร 20,000 Cr. เงินมัดจำรับ 20,000

ตอนส่งมอบชุดแต่งงาน รับส่วนที่เหลือ 30,000 บาท Dr. ธนาคาร 30,000 Dr. เงินมัดจำรับ 20,000 Cr. รายได้ 46,729 (50,000/1.07) Cr. ภาษีขาย 3,271 (VAT 7%)

ถ้าลูกค้ายกเลิกและเงินมัดจำไม่คืน

ถ้าลูกค้ายกเลิกและตกลงว่าไม่คืนมัดจำ เงินมัดจำที่ยึดไว้จะกลายเป็นรายได้ทันที และต้องออกใบกำกับภาษี (ถ้าจด VAT) สำหรับยอดนั้น

บอกได้เลยว่าเรื่องมัดจำและ VAT มีรายละเอียดเยอะมาก อย่าตัดสินใจเองถ้าไม่แน่ใจ ปรึกษานักบัญชีก่อนจะดีกว่า

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก