ค่าเดินทางพนักงาน เบิกได้แค่ไหน บันทึกบัญชีอย่างไร

พนักงานขับรถส่วนตัวไปเยี่ยมลูกค้า ขึ้น BTS ไปประชุม หรือขึ้นแท็กซี่ไปส่งเอกสาร แล้วมาเบิกค่าเดินทางกับบริษัท เรื่องนี้ดูเหมือนง่าย แต่ถ้าไม่มีระบบที่ชัดเจน ทั้งพนักงานและนักบัญชีก็วุ่นวายกันทุกครั้งที่ต้องเบิก

มาดูกันว่าค่าเดินทางพนักงานแบบไหนเบิกได้ แบบไหนเบิกไม่ได้ และทำเอกสารอย่างไรให้ถูกต้อง

ค่าเดินทางพนักงานแบบไหนบริษัทจ่ายให้ได้

ค่าน้ำมัน — ใช้รถส่วนตัวเพื่อธุรกิจ

ถ้าพนักงานใช้รถส่วนตัวไปติดต่องานของบริษัท บริษัทสามารถจ่ายค่าน้ำมันทดแทนให้ได้ มักกำหนดเป็น "อัตราต่อกิโลเมตร" เช่น กิโลเมตรละ 4-7 บาท หรืออาจจ่ายเป็นเงินเหมาจ่ายรายเดือน

สำหรับบัญชีและภาษี บริษัทลงเป็นค่าใช้จ่ายได้ถ้ามีหลักฐานว่าเดินทางเพื่อธุรกิจจริง

ค่าขนส่งสาธารณะ

ค่าแท็กซี่ ค่า BTS/MRT ค่ารถเมล์ ค่ารถสองแถว ค่าเรือ ค่าทางด่วน สามารถเบิกได้ทั้งหมดถ้าเดินทางเพื่องาน มักต้องมีหลักฐานประกอบ เช่น สลิปแท็กซี่ (ถ้ามี) หรืออย่างน้อยก็มีใบรับรองแทนใบเสร็จที่พนักงานเซ็นรับรอง

ค่าที่จอดรถ ค่าทางด่วน

เบิกได้เต็ม ต้องเก็บใบเสร็จจากตู้จอดรถหรือด่านทางด่วน ปัจจุบันบางที่ไม่ออกใบเสร็จ ให้ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จแทนได้

เอกสารที่ต้องมีสำหรับการเบิกค่าเดินทาง

ใบเบิกค่าเดินทาง (Expense Claim Form) ต้องระบุ วันที่เดินทาง วัตถุประสงค์ จุดออกเดินทาง จุดหมาย ยานพาหนะที่ใช้ จำนวนเงิน และลายเซ็นผู้เบิกกับผู้อนุมัติ

หลักฐานการเดินทาง

• ใบเสร็จค่าน้ำมัน (สำหรับรถส่วนตัว ต้องมีการบันทึก km ด้วย)
• สลิปแท็กซี่ (ถ้ามี) หรือใบรับรองแทนใบเสร็จ
• ตั๋วรถ รถไฟ เรือ
• บัตรผ่านทาง หรือใบรับรองแทนใบเสร็จสำหรับค่าทางด่วน

หลักฐานประกอบการเดินทาง

• ปฏิทินนัดหมาย หรืออีเมลนัดหมาย
• บัตรเชิญประชุม
• รายงานการเยี่ยมลูกค้า (Visit Report)

ค่าเดินทางที่เบิกไม่ได้ (หรือเบิกได้แค่บางส่วน)

เดินทางส่วนตัว ถ้าไปซื้อของกินระหว่างพักกลางวัน เดินทางจากบ้านไปที่ทำงาน (ถือเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว) หรือแวะธุระส่วนตัวระหว่างทาง — เบิกไม่ได้

ค่าเดินทางบ้าน-ที่ทำงาน สรรพากรถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายธุรกิจ แม้บริษัทจะจ่ายให้ก็อาจถือเป็นสวัสดิการที่พนักงานต้องเสียภาษีส่วนบุคคล

วิธีตั้งระเบียบเบิกค่าเดินทางให้เป็นระบบ

กำหนดนโยบายให้ชัด บริษัทควรมีนโยบายค่าเดินทางที่เป็นลายลักษณ์อักษร ระบุ อัตราค่าน้ำมันต่อ km, ยานพาหนะที่อนุมัติ, เพดานค่าใช้จ่ายต่อเที่ยว, วิธีขออนุมัติ, กำหนดส่งเอกสาร

กำหนดรอบการเบิก เช่น เบิกได้ทุกต้นเดือนสำหรับค่าใช้จ่ายเดือนก่อน ไม่อนุญาตให้ค้างเบิกนานกว่า 30 วัน

ใช้แอปติดตามการเดินทาง ปัจจุบันมีแอปที่บันทึกระยะทางอัตโนมัติ ช่วยให้การคำนวณค่าน้ำมันแม่นยำและมีหลักฐานชัดเจน

บันทึกบัญชีอย่างไร

ค่าเดินทางพนักงานจัดเป็น "ค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร" หรือ "ค่าใช้จ่ายการเดินทาง" แล้วแต่ผังบัญชีของบริษัท

กรณีจ่ายเป็น Cash Advance ล่วงหน้า Dr. เงินยืมพนักงาน (Advance to Employee) Cr. เงินสด/ธนาคาร

เมื่อพนักงานส่งเอกสารเบิก Dr. ค่าเดินทาง (Travel Expense) Cr. เงินยืมพนักงาน

กรณีพนักงานออกก่อนแล้วเบิกคืน Dr. ค่าเดินทาง (Travel Expense) Cr. เงินสด/ธนาคาร

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย — ต้องระวัง

ถ้าบริษัทจ่ายค่าเดินทางให้พนักงานในลักษณะ "เหมาจ่าย" (Flat Rate) ส่วนที่เกินกว่าค่าใช้จ่ายจริงถือเป็นเงินได้ของพนักงาน ต้องนำไปรวมคำนวณภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา แต่ถ้าจ่ายตามจริงพร้อมหลักฐาน ไม่ถือเป็นเงินได้ของพนักงาน

บอกได้เลยว่าการมีระบบการเบิกค่าเดินทางที่ดี ทั้งนโยบายและเอกสาร ช่วยให้บริษัทประหยัดภาษีได้มาก และยังทำให้พนักงานรู้สึกว่าบริษัทมีความเป็นมืออาชีพ

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก