เอกสารค่าใช้จ่าย ไม่มีแล้วเสียภาษีเพิ่มแน่นอน

เคยไหม — จ่ายเงินออกไปจริง แต่ไม่มีใบเสร็จ ก็เลยไม่ได้บันทึก หรือบันทึกแต่ไม่มีหลักฐานแนบ?

ปัญหาคือ ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารสนับสนุน ลงบัญชีได้ แต่หักภาษีไม่ได้ นั่นหมายความว่า ธุรกิจต้องจ่ายภาษีบนยอดเงินก้อนนั้น ทั้งที่จ่ายออกไปแล้วจริง ๆ

เสียเงินซ้ำซ้อน โดยไม่รู้ตัว

เอกสารค่าใช้จ่ายคืออะไร

เอกสารค่าใช้จ่าย คือเอกสารทั้งหมดที่ยืนยันว่าธุรกิจมีรายจ่ายเกิดขึ้นจริง ใช้ในการบันทึกบัญชีและคำนวณภาษี

พูดง่าย ๆ คือหลักฐานว่า "เงินออกไปจริง ไม่ใช่แต่งเอง"

ดูตัวเลขจริง — ต่างกันเท่าไหร่

ลองดูตัวอย่างนี้:

บริษัท A รายได้รวม 200,000 บาท ค่าใช้จ่ายทางบัญชีรวม 150,000 บาท แต่มีหนึ่งยอด 50,000 บาทที่ไม่มีเอกสาร

กรณีที่ 1: ไม่มีเอกสาร 50,000 บาท

ค่าใช้จ่ายทางภาษี = 100,000 บาท (ตัดยอด 50,000 ที่ไม่มีเอกสารออก)

รายได้ 200,000 − ค่าใช้จ่าย 100,000 = กำไรทางภาษี 100,000 บาท

ภาษีที่ต้องจ่าย (อัตรา 20%) = 20,000 บาท

กรณีที่ 2: มีเอกสารครบ

ค่าใช้จ่ายทางภาษี = 150,000 บาท (รวมยอด 50,000 ด้วย)

รายได้ 200,000 − ค่าใช้จ่าย 150,000 = กำไรทางภาษี 50,000 บาท

ภาษีที่ต้องจ่าย (อัตรา 20%) = 10,000 บาท

ต่างกัน 10,000 บาท แค่เพราะขาดเอกสารชิ้นเดียว — ปวดหัวสุด ๆ

ปัญหาที่เจ้าของร้านเจอบ่อย

ปัญหาที่ 1: ซัพพลายเออร์ออกบิลไม่ได้

เช่น ซื้อผักหรือวัตถุดิบจากชาวบ้านในชุมชนที่ไม่มีระบบออกเอกสาร — แก้ได้โดยใช้ใบสำคัญรับเงิน + สำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน

ปัญหาที่ 2: ร้านค้าออกบิลข้อมูลไม่ครบ

เช่น ร้านขายของชำออกบิลเงินสด แต่ไม่ระบุชื่อผู้ซื้อหรือที่อยู่ — ต้องขอให้ร้านเขียนชื่อบริษัทให้ครบ หรือทำเอกสารเสริม

ปัญหาที่ 3: จ่ายสดแต่ลืมขอบิล

อันนี้แก้ยากสุด ต้องสร้างนิสัยขอใบเสร็จทุกครั้ง ไม่ว่าจะยอดเท่าไหร่

เอกสารค่าใช้จ่ายแบบไหนใช้ได้ทางภาษี

ด้านภาษีเงินได้นิติบุคคล (ลดกำไรทางภาษีได้)

1. ใบเสร็จรับเงิน — ต้องมี: เลขผู้เสียภาษีผู้ออก ชื่อ-ที่อยู่ผู้ขาย วันที่ เลขที่เอกสาร จำนวนเงิน ชื่อผู้ซื้อ

2. บิลเงินสด — ข้อมูลน้อยกว่าใบเสร็จแต่ยังรับได้ ต้องมีชื่อผู้ขาย วันที่ รายการ จำนวนเงิน

3. ใบสำคัญจ่าย — ใช้เมื่อบิลออกชื่อคนอื่น แต่บริษัทเป็นคนจ่ายจริง ต้องแนบหลักฐานการโอน

4. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน — ใช้เมื่อผู้รับเงินไม่ออกบิลและไม่ยอมเซ็น ต้องมีหลักฐานเสริม

ด้านภาษีมูลค่าเพิ่ม (ขอ VAT ซื้อคืนได้)

ใบกำกับภาษีแบบเต็ม เท่านั้น — ต้องมีชื่อ-ที่อยู่-เลขผู้เสียภาษีผู้ขาย ชื่อผู้ซื้อ ยอด VAT แยกชัด และคำว่า "ใบกำกับภาษี" ในเอกสาร

วิธีป้องกันไม่ให้พลาด

3 นิสัยที่ต้องสร้างตั้งแต่วันนี้:

1. ขอบิลก่อนออกจากร้านทุกครั้ง — ไม่ว่ายอดจะเท่าไหร่ ขอเป็นนิสัย

2. ถ่ายรูปหรือสแกนใบเสร็จทันที — เก็บไว้ใน Drive หรือแอปบัญชี ไม่ต้องกังวลว่าหาย

3. ถ้าออกบิลไม่ได้ ทำเอกสารสำรอง — ใบสำคัญรับเงิน ใบรับรองแทนใบเสร็จ มีไว้ใกล้มือ

ลงทุนเวลา 30 วินาทีขอบิล ได้ประหยัดภาษีคุ้มมาก

สรุป

เอกสาร | ใช้ลดภาษีเงินได้ | ใช้ขอ VAT คืน

ใบกำกับภาษีแบบเต็ม | ได้ | ได้

ใบเสร็จรับเงินธรรมดา | ได้ | ไม่ได้

บิลเงินสด | ได้ (ถ้าข้อมูลครบ) | ไม่ได้

ใบสำคัญจ่าย/รับรองแทน | ได้ (กรณีพิเศษ) | ไม่ได้

ไม่มีเอกสารเลย | ไม่ได้ | ไม่ได้

รับรองว่าถ้าจัดการเอกสารค่าใช้จ่ายให้ครบทุกรายการ ภาษีปลายปีจะน้อยกว่าที่คิดแน่ ๆ

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก