ใช้โปรแกรมบัญชีช่วยปิดงบการเงินได้อย่างไร

ทุกสิ้นปีหรือทุกไตรมาส นักบัญชีและเจ้าของธุรกิจต้องเผชิญกับงานหนักที่เรียกว่า "การปิดงบการเงิน" ถ้าทำด้วยมือหรือ Excel ธรรมดา อาจใช้เวลาหลายสัปดาห์ และยังเสี่ยงข้อผิดพลาดสูง

แต่ถ้าใช้โปรแกรมบัญชีที่ดีและรู้วิธีใช้งาน กระบวนการนี้เร็วขึ้นได้มาก

กระบวนการปิดงบการเงินคืออะไร

การปิดงบการเงิน หมายถึงการสรุปผลการดำเนินงานและฐานะการเงินของกิจการ ณ วันสิ้นรอบ ซึ่งประกอบด้วย

• ตรวจสอบและปรับปรุงยอดบัญชีให้ถูกต้อง
• บันทึกรายการปรับปรุง (Adjusting Entries)
• ปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเข้ากำไรขาดทุน
• จัดทำงบการเงินสี่งบ
• ส่งผู้สอบบัญชีตรวจสอบ

โปรแกรมบัญชีช่วยได้ตรงไหนบ้าง

ขั้นตอนที่ 1 ตรวจสอบยอดคงเหลือ โปรแกรมที่ดีมีรายงาน "งบทดลอง" ที่สรุปยอดทุกบัญชีทันที นักบัญชีไม่ต้องนั่งรวมเลขเอง เพียงแต่ตรวจว่ายอดสมเหตุสมผลหรือไม่

ขั้นตอนที่ 2 กระทบยอดธนาคาร โปรแกรมบัญชีที่เชื่อมกับธนาคารได้ จะดึงข้อมูลธุรกรรมมาให้กระทบยอดอัตโนมัติ ลดงานที่ต้องทำด้วยมือได้มาก

ขั้นตอนที่ 3 บันทึกรายการปรับปรุง ค่าเสื่อมราคา ดอกเบี้ยค้างจ่าย รายได้รับล่วงหน้า ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย — โปรแกรมที่ดีช่วยตั้งรายการปรับปรุงซ้ำอัตโนมัติได้ ไม่ต้องกรอกทุกครั้ง

ขั้นตอนที่ 4 ออกรายงาน คลิกเดียวออกงบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน งบกระแสเงินสด และหมายเหตุประกอบงบการเงินได้ทันที

เตรียมข้อมูลก่อนปิดงบ — ทำให้ง่ายขึ้นมาก

บอกได้เลยว่าปัญหาใหญ่ที่สุดของการปิดงบล่าช้าคือ "ข้อมูลไม่ครบ" ไม่ใช่ตัวโปรแกรม ถ้าบันทึกบัญชีสม่ำเสมอตลอดปี การปิดงบจะง่ายมาก แต่ถ้าปล่อยสะสมทั้งปีแล้วมาทำในเดือนธันวาคม ไม่มีโปรแกรมไหนช่วยได้

สิ่งที่ควรทำตลอดปี

• บันทึกทุกรายรับ-รายจ่ายให้ทันที ไม่ปล่อยค้าง
• อัปโหลดใบเสร็จหรือสแกนเอกสารเข้าระบบทันที
• กระทบยอดธนาคารทุกเดือน ไม่รอสะสม

สิ่งที่ควรทำก่อนสิ้นปี

• ตรวจนับสินค้าคงเหลือจริง เปรียบเทียบกับในระบบ
• ตรวจสอบลูกหนี้และเจ้าหนี้ว่าครบถ้วน
• ตรวจรายการสินทรัพย์ถาวรและค่าเสื่อมราคา

รายงานที่โปรแกรมควรออกให้ได้

เมื่อปิดงบแล้ว โปรแกรมบัญชีที่ดีควรออกรายงานเหล่านี้ได้

• งบกำไรขาดทุน (Income Statement)
• งบแสดงฐานะการเงิน (Balance Sheet)
• งบกระแสเงินสด (Cash Flow Statement)
• งบแสดงการเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ
• ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร
• รายงานอายุลูกหนี้-เจ้าหนี้
• สมุดรายวัน สมุดบัญชีแยกประเภท

ลดเวลาปิดงบจากเดือนเหลือสัปดาห์

ธุรกิจที่ใช้โปรแกรมบัญชีอย่างถูกวิธีและบันทึกข้อมูลสม่ำเสมอ สามารถปิดงบประจำปีได้ภายใน 1-2 สัปดาห์ แทนที่จะใช้เวลา 1-2 เดือน

แถมยังลดค่าใช้จ่ายนักบัญชีได้ด้วย เพราะงานน้อยลง และยื่นงบการเงินได้ทันกำหนดโดยไม่เสียค่าปรับ

ถ้ายังใช้ Excel หรือจดมือ ลองเปลี่ยนมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ดู ผลต่างชัดเจนมาก

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก