ทะเบียนสินทรัพย์ถาวรคืออะไร ทำไมต้องมี

เคยเจอสถานการณ์นี้ไหม? ผู้สอบบัญชีขอดูรายการสินทรัพย์ถาวรทั้งหมด แล้วต้องนั่งหาข้อมูลจากใบเสร็จเก่า ๆ และ Excel หลาย file ซึ่งใช้เวลาเป็นวัน

ถ้ามี "ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร" ที่ดี ปัญหานี้หายทันที

ทะเบียนสินทรัพย์ถาวรคืออะไร

ทะเบียนสินทรัพย์ถาวร (Fixed Asset Register หรือ FAR) คือรายการสินทรัพย์ถาวรทั้งหมดของกิจการ ที่บันทึกอย่างเป็นระบบ โดยรวมข้อมูลทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับสินทรัพย์แต่ละชิ้น

สินทรัพย์ถาวรที่ต้องบันทึก ได้แก่ อาคาร เครื่องจักร รถยนต์ คอมพิวเตอร์ อุปกรณ์สำนักงาน เฟอร์นิเจอร์ เป็นต้น

ข้อมูลที่ควรมีในทะเบียนสินทรัพย์ถาวร

ข้อมูลพื้นฐาน

• รหัสสินทรัพย์ (เลขรหัสที่กิจการกำหนด)
• ชื่อและรายละเอียดสินทรัพย์
• หมวดหมู่สินทรัพย์ (รถยนต์ / คอมพิวเตอร์ / อาคาร ฯลฯ)
• วันที่ซื้อ
• ผู้ขาย/แหล่งที่มา

ข้อมูลการเงิน

• ราคาต้นทุน (ราคาซื้อ + ค่าใช้จ่ายในการได้มา)
• มูลค่าซาก (ถ้ามี)
• วิธีคำนวณค่าเสื่อมราคา
• อัตราค่าเสื่อมราคา
• ค่าเสื่อมราคาสะสม
• มูลค่าสุทธิทางบัญชี (Net Book Value)

ข้อมูลการใช้งาน

• สถานที่ตั้ง / แผนกที่ดูแล
• ผู้รับผิดชอบ
• หมายเลขซีเรียล (ถ้ามี)
• วันที่หมดอายุรับประกัน
• สถานะ (ใช้งาน / ซ่อมบำรุง / จำหน่ายแล้ว)

ทำไมทะเบียนสินทรัพย์ถาวรถึงสำคัญ

เพื่อการตรวจสอบบัญชี ผู้สอบบัญชีจะขอดูทะเบียนสินทรัพย์ถาวรทุกครั้ง เพื่อยืนยันว่ายอดในบัญชีถูกต้อง และสินทรัพย์ยังมีอยู่จริง

เพื่อคำนวณภาษี ค่าเสื่อมราคาในทะเบียนใช้ประกอบการยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล ต้องตรงกับที่บันทึกในบัญชีและยื่นภาษี

เพื่อวางแผนการลงทุน รู้ว่าสินทรัพย์ชิ้นไหนกำลังจะหมดอายุ ต้องวางแผนซื้อทดแทนเมื่อไหร่

เพื่อประกันภัย เวลาทำประกันทรัพย์สิน หรือต้องยื่นเคลมประกัน ข้อมูลในทะเบียนสำคัญมาก

วิธีจัดทำทะเบียนสินทรัพย์ถาวร

เริ่มจากสำรวจสินทรัพย์ที่มีอยู่ นับและบันทึกสินทรัพย์ถาวรทุกชิ้นในปัจจุบัน อ้างอิงจากใบเสร็จการซื้อ สัญญาซื้อขาย และงบการเงินเดิม

กำหนดรหัสสินทรัพย์ ทำป้ายหรือสติ๊กเกอร์ติดสินทรัพย์แต่ละชิ้นให้มีรหัสชัดเจน เช่น COMP-001 สำหรับคอมพิวเตอร์เครื่องแรก

บันทึกลงระบบ บันทึกในโปรแกรมบัญชีที่มีโมดูลสินทรัพย์ถาวร หรืออย่างน้อยทำ Excel ที่มีข้อมูลครบถ้วน

อัพเดตสม่ำเสมอ เมื่อซื้อสินทรัพย์ใหม่ ต้องเพิ่มในทะเบียนทันที เมื่อขายหรือทิ้งสินทรัพย์ ต้องบันทึกการจำหน่ายด้วย

ตรวจสอบสินทรัพย์รายปี

บอกได้เลยว่าธุรกิจที่ไม่เคยตรวจสอบสินทรัพย์จริงกับทะเบียน อาจพบว่ามีสินทรัพย์ที่หายไปแล้วแต่ยังอยู่ในบัญชี หรือมีสินทรัพย์ใหม่ที่ยังไม่ได้บันทึก

ควรตรวจสอบทางกายภาพอย่างน้อยปีละครั้ง โดยนับสินทรัพย์จริงเปรียบเทียบกับทะเบียน ความต่างที่พบต้องอธิบายได้และปรับปรุงทะเบียนให้ถูกต้อง

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก