เอกสารบัญชีและภาษีต้องเก็บไว้กี่ปี ทำลายทิ้งได้เมื่อไหร่

ปิดงบปลายปีเสร็จ — แล้วกองเอกสารบัญชีที่กองอยู่ในออฟฟิศ ทิ้งได้เลยไหม?

คำตอบคือ ยังไม่ได้ และถ้าทิ้งเร็วเกินไป อาจโดนปรับหรือมีปัญหากับสรรพากรในภายหลัง

บทความนี้จะตอบคำถามนี้ให้ชัดเจน ว่ากฎหมายกำหนดให้เก็บเอกสารบัญชีและภาษีไว้นานเท่าไหร่

ตัวเลขที่ต้องจำ: 5 ปี, 7 ปี, 10 ปี

ฟังดูซับซ้อน แต่จำง่าย ๆ แบบนี้:

• 5 ปี — ขั้นต่ำตามกฎหมาย
• 7 ปี — อาจถูกขยายโดยหน่วยงานราชการ
• 10 ปี — ควรเก็บเผื่อไว้ให้ปลอดภัยที่สุด

มาดูรายละเอียดของแต่ละตัวกัน

พ.ร.บ. การบัญชี 2543: เก็บ 5 ปี ขยายได้ถึง 7 ปี

ตามมาตรา 14 แห่งพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 กำหนดว่าผู้ประกอบการต้องเก็บ บัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันปิดบัญชี

แต่ถ้าอธิบดีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าสั่งขยาย — ระยะเวลาอาจยืดออกไปได้ แต่รวมแล้วต้องไม่เกิน 7 ปี

ประมวลรัษฎากร มาตรา 87/3: เก็บเอกสาร VAT 5-7 ปี

เอกสารที่เกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) ต้องเก็บไว้ 5 ปีนับจากวันที่ยื่นแบบภาษี ได้แก่:

1. ต้นฉบับใบกำกับภาษีซื้อ
2. สำเนาใบกำกับภาษีขาย
3. รายงานภาษีซื้อ
4. รายงานภาษีขาย
5. รายงานสินค้าและวัตถุดิบ

เหมือนกัน — อธิบดีกรมสรรพากรสามารถขยายให้เกิน 5 ปีได้ แต่รวมไม่เกิน 7 ปี

ประมวลกฎหมายแพ่งและพาณิชย์: อายุความ 10 ปี

นี่คือตัวที่ทำให้หลายคนต้องเก็บเอกสารนานกว่าที่คิด

มาตรา 193/30-31 กำหนดว่า ถ้ากฎหมายใดไม่ได้ระบุอายุความไว้ชัดเจน เจ้าหน้าที่มีสิทธิ์เรียกตรวจเอกสารย้อนหลังได้ถึง 10 ปี

ตัวอย่างที่ชัดเจนคือ ภาษีธุรกิจเฉพาะ ที่ไม่มีกำหนดอายุความเฉพาะในประมวลรัษฎากร ทำให้เจ้าพนักงานสามารถออกหมายเรียกและประเมินย้อนหลัง 10 ปีได้

สรุปแบบปฏิบัติจริง: เก็บไว้ 10 ปีก็หมดกังวล

แม้กฎหมายบัญชีและสรรพากรจะบอกว่า 5-7 ปีก็พอ แต่เพราะมีช่องให้ตรวจย้อนหลัง 10 ปีได้ — คนทำบัญชีมืออาชีพส่วนใหญ่แนะนำให้เก็บ 10 ปีเพื่อความปลอดภัย

ปวดหัวหน่อยในแง่พื้นที่เก็บ แต่ดีกว่าต้องมาหาเอกสารย้อนหลังไม่ได้ แล้วโดนประเมินภาษีเพิ่ม

เอกสารอะไรบ้างที่ต้องเก็บ

รายการหลักที่ต้องเก็บ:

เอกสารบัญชี:

• สมุดรายวัน บัญชีแยกประเภท สมุดบัญชีต่าง ๆ
• งบการเงิน (งบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด)
• งบทดลอง

เอกสารภาษี:

• ใบกำกับภาษีซื้อ/ขาย
• รายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย
• แบบแสดงรายการภาษีที่ยื่น (ภ.พ.30 ภ.ง.ด. ต่าง ๆ)
• ใบหัก ณ ที่จ่าย

เอกสารธุรกรรม:

• ใบสั่งซื้อ ใบส่งของ ใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน
• สัญญาต่าง ๆ
• สลิปโอนเงิน/Bank Statement

เอกสาร Digital เก็บได้ไหม

ได้เลย กฎหมายปัจจุบันยอมรับการเก็บเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ขอแค่มีระบบที่สามารถเรียกดูและพิมพ์ออกมาได้เมื่อถูกตรวจสอบ

หลายธุรกิจเริ่มสแกนเก็บเอกสารกระดาษเป็น PDF แล้วจัดเก็บในคลาวด์ — ประหยัดพื้นที่ ค้นหาง่าย และไม่กลัวน้ำท่วมหรือไฟไหม้

ถ้าเอกสารหายหรือสูญหาย ต้องทำอะไร

ถ้าเอกสารสูญหายก่อนครบกำหนด ต้องแจ้งความที่สถานีตำรวจ และแจ้งกรมสรรพากรหรือกรมพัฒนาธุรกิจการค้าให้ทราบ พร้อมเตรียมเอกสารทดแทนหรือหลักฐานอื่น ๆ

ยิ่งทำตั้งแต่แรก ยิ่งลดปัญหาเวลาถูกตรวจสอบ

สรุป

กฎหมาย | ต้องเก็บ | ขยายได้สูงสุด

พ.ร.บ. การบัญชี | 5 ปีนับจากปิดบัญชี | 7 ปี

ประมวลรัษฎากร (VAT) | 5 ปีนับจากยื่นแบบ | 7 ปี

ป.พ.พ. (อายุความทั่วไป) | — | 10 ปี

คำแนะนำง่าย ๆ: เก็บให้ครบ 10 ปีแล้วหมดกังวล ไม่ต้องมานั่งคิดว่าปีไหนทิ้งได้ปีไหนยังไม่ได้ รับรองว่าชีวิตง่ายขึ้นเยอะ

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก