ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ ทำเองได้ง่ายและส่งลูกค้าได้ทันที

ยุคนี้ยังมีใครส่งใบแจ้งหนี้เป็นกระดาษอยู่ไหม? ถ้าใช่ คุณกำลังเสียเวลาและเงินโดยไม่จำเป็น ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ทำได้ง่ายกว่า เร็วกว่า และมีประโยชน์กว่าแน่นอน

ใบแจ้งหนี้ออนไลน์คืออะไร

ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ (Online Invoice) คือใบแจ้งหนี้ที่สร้างผ่านโปรแกรมหรือระบบดิจิทัล แล้วส่งให้ลูกค้าผ่านอีเมล LINE หรือลิงก์ URL แทนการพิมพ์กระดาษ

สิ่งที่ส่งให้ลูกค้าคือ PDF หรือลิงก์ที่ลูกค้าเปิดดูรายละเอียดได้ทันที และสามารถดาวน์โหลดหรือพิมพ์เองได้

ข้อมูลที่ใบแจ้งหนี้ต้องมี

ส่วนของผู้ออก

• ชื่อและที่อยู่บริษัท
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• เบอร์โทรและอีเมล
• โลโก้ (ถ้ามี)

ส่วนของลูกค้า

• ชื่อและที่อยู่ลูกค้า
• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีลูกค้า (ถ้าลูกค้าเป็นนิติบุคคล)

รายละเอียดรายการ

• รายการสินค้าหรือบริการ
• จำนวน ราคาต่อหน่วย จำนวนเงิน
• VAT (ถ้ามี)
• ยอดรวม

ข้อมูลการชำระเงิน

• วันครบกำหนดชำระ
• ช่องทางการชำระ เลขบัญชีธนาคาร หรือ QR Code พร้อมเพย์
• เลขที่ใบแจ้งหนี้สำหรับอ้างอิง

ข้อดีของใบแจ้งหนี้ออนไลน์

เร็วกว่ามาก สร้างและส่งได้ภายในไม่กี่นาที ไม่ต้องรอพิมพ์ ไม่ต้องส่งไปรษณีย์ ลูกค้าได้รับทันที

ติดตามได้ รู้ว่าลูกค้าเปิดอ่านหรือยัง และถ้ายังไม่ชำระ ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติได้

จัดเก็บเป็นระบบ ค้นหาใบแจ้งหนี้เก่าได้ทันที ไม่ต้องงมกล่องกระดาษ

ลดต้นทุน ไม่มีค่ากระดาษ หมึกพิมพ์ ซอง หรือค่าส่ง

ดูเป็นมืออาชีพ ใบแจ้งหนี้ที่มีการออกแบบสวยงามทำให้ภาพลักษณ์ธุรกิจดีขึ้น

วิธีส่งใบแจ้งหนี้ออนไลน์

ทางอีเมล ส่ง PDF แนบกับอีเมล หรือส่งลิงก์ที่ลูกค้าคลิกดูได้ทันที วิธีนี้มีหลักฐานชัดว่าส่งวันไหน

ทาง LINE เหมาะสำหรับลูกค้าที่คุยงานผ่าน LINE อยู่แล้ว ส่ง PDF หรือแชร์ลิงก์ได้เลย

ผ่าน Customer Portal บางโปรแกรมบัญชีมีพอร์ทัลสำหรับลูกค้า ลูกค้า login เข้ามาดูใบแจ้งหนี้ทั้งหมดได้เอง

โปรแกรมที่ใช้สร้างใบแจ้งหนี้ออนไลน์

มีตัวเลือกหลายแบบ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ เช่น MooMoo Next ที่สร้างใบแจ้งหนี้ได้พร้อมเชื่อมกับบัญชีอัตโนมัติ ข้อดีคือทุกอย่างอยู่ในที่เดียว ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ

โปรแกรมเฉพาะ Invoicing บางตัวมี free tier ใช้ได้สำหรับธุรกิจขนาดเล็ก

Google Docs/Excel แบบ template ฟรี ใช้งานง่ายสุด แต่ไม่มีฟีเจอร์ติดตามและระบบอัตโนมัติ

QR Code พร้อมเพย์บนใบแจ้งหนี้

เพิ่ม QR Code พร้อมเพย์ในใบแจ้งหนี้ ทำให้ลูกค้าสแกนชำระได้ทันที ไม่ต้องกรอกเลขบัญชี ลดโอกาสโอนผิด และยังช่วยให้รู้ได้ว่าเงินเข้าจากลูกค้ารายไหน

บอกได้เลยว่าธุรกิจที่เปลี่ยนมาใช้ใบแจ้งหนี้ออนไลน์ที่มี QR Code พร้อมเพย์ มักได้รับชำระเงินเร็วขึ้น เพราะลูกค้าสะดวกจ่ายมากกว่า

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก