ใบเสนอราคาต้องมีอะไรบ้าง ออกอย่างไรให้ลูกค้าเชื่อและซื้อ

ลูกค้าถามราคา แล้วส่งตัวเลขผ่าน LINE ไปเลย — ถ้าเคยทำแบบนี้อยู่ ลองนึกดูว่าถ้าเกิดปัญหาทีหลังจะมีหลักฐานอะไรยืนยัน

ใบเสนอราคาที่ถูกต้องไม่ได้มีไว้แค่บอกราคา แต่เมื่อทั้งสองฝ่ายเซ็นแล้ว มันคือสัญญาที่ใช้ยืนยันข้อตกลงได้ตามกฎหมาย

ใบเสนอราคาคืออะไร

ใบเสนอราคา (Quotation) คือเอกสารที่ฝ่ายผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เพื่อระบุรายละเอียดสินค้า/บริการ ราคา และเงื่อนไขการซื้อขาย ก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจซื้อ

ใบเสนอราคาจะออกหลังจากพูดคุยเบื้องต้นแล้ว เพื่อเป็นลายลักษณ์อักษรยืนยันสิ่งที่ตกลงกัน

ต้องออกใบเสนอราคาเมื่อไหร่

ออกเมื่อฝ่ายผู้ซื้อร้องขอ หรือหลังจากพูดคุยและตกลงราคากันแล้ว เพื่อส่งเป็นเอกสารยืนยัน แม้จะตกลงกันทางวาจาแล้วก็ยังควรออกใบเสนอราคาเป็นลายลักษณ์อักษรไว้เสมอ

ข้อมูลที่ต้องมีในใบเสนอราคา

ใบเสนอราคาหนึ่งฉบับแบ่งออกเป็น 3 ส่วน:

ส่วนที่ 1: หัวเอกสาร

• ข้อความระบุชัดเจนว่า "ใบเสนอราคา / Quotation"
• โลโก้และชื่อบริษัทผู้ขาย พร้อมที่อยู่และเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
• ชื่อและที่อยู่ผู้ซื้อ พร้อมเลขประจำตัวผู้เสียภาษี (ถ้ามี)
• เลขที่เอกสาร วันที่ออกเอกสาร และวันที่ใบเสนอราคาหมดอายุ
• เลขอ้างอิงเอกสาร (ถ้ามี)

ส่วนที่ 2: รายละเอียดสินค้า/บริการ

ส่วนนี้มักแสดงเป็นตารางเพื่ออ่านง่าย ต้องมี:

• ลำดับหรือรหัสสินค้า/บริการ
• คำอธิบายสั้น ๆ ของสินค้า/บริการ
• จำนวน หน่วย ราคาต่อหน่วย
• ราคารวมก่อนภาษี
• ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ถ้าร้านจด VAT)
• ราคาสุทธิรวม VAT
• หมายเหตุเพิ่มเติม (ถ้ามี)

ส่วนที่ 3: ท้ายเอกสาร

• เงื่อนไขการชำระเงิน เช่น ชำระภายใน 30 วัน หรือวางมัดจำ 30%
• ช่องทางการชำระเงิน เช่น เลขบัญชีธนาคาร
• ช่องลายมือชื่อผู้มีอำนาจฝ่ายขาย พร้อมวันที่
• ช่องลายมือชื่อฝ่ายผู้ซื้อ พร้อมวันที่

ข้อควรระวังก่อนส่งให้ลูกค้า

ตรวจสอบข้อมูลให้ถูกต้อง — ชื่อลูกค้า ราคา จำนวน เงื่อนไขชำระเงิน วันหมดอายุ ต้องถูกต้องทุกจุด ผิดแล้วแก้ทีหลังอาจสร้างความสับสน

อย่าลืมระบุวันหมดอายุ — ถ้าไม่กำหนด ราคาอาจไม่ตรงกับต้นทุนจริงในภายหลัง โดยเฉพาะสินค้าที่ราคาผันผวน

ผู้มีอำนาจต้องเซ็น — ถ้าออกเองและเซ็นเองในฐานะเจ้าของร้าน ก็ถือว่าถูกต้อง แต่ถ้ามอบหมายให้พนักงานออก ต้องให้ผู้มีอำนาจเซ็นรับรองก่อนส่ง

เมื่อทั้งสองฝ่ายเซ็นแล้ว — ใบเสนอราคามีผลเป็นสัญญา ฝ่ายขายต้องดำเนินการตามที่ระบุ และมีผลทางกฎหมาย

ออกแบบไหนดี กระดาษหรือออนไลน์

ปัจจุบันนิยมออกเป็นไฟล์ PDF และส่งทาง email หรือ LINE ซึ่งสะดวกกว่าและลูกค้ารับได้ทันที ไม่ต้องพิมพ์กระดาษ ไม่ต้องส่งไปรษณีย์

ถ้าต้องการฉบับกระดาษจริง ก็พิมพ์ออกมาควบคู่กันได้

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ส่วนใหญ่มีฟีเจอร์ออกใบเสนอราคาในตัว ทำให้การออกเอกสารเร็วขึ้นและมีระบบเลขที่เอกสารที่ต่อเนื่องกัน ลดโอกาสเลขซ้ำ

สรุป

ใบเสนอราคาที่ดีต้องมีข้อมูลครบ 3 ส่วน ตรวจสอบก่อนส่งทุกครั้ง และเมื่อลูกค้าเซ็นแล้วถือเป็นสัญญาที่ทั้งสองฝ่ายต้องปฏิบัติตาม เก็บสำเนาไว้เสมอเผื่อต้องอ้างอิงในภายหลัง

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก