ใบสำคัญรับเงิน ใบสำคัญจ่าย คืออะไร ใช้ตอนไหน

เคยเจอสถานการณ์แบบนี้ไหม — จ่ายค่าแรงช่างมา แต่ช่างไม่มีใบเสร็จให้ หรือซื้อของจากตลาดแล้วแม่ค้าไม่ออกบิล แล้วจะบันทึกค่าใช้จ่ายยังไงดี?

นั่นแหละคือช่วงเวลาที่ ใบสำคัญรับเงิน และ ใบสำคัญจ่าย เข้ามาช่วย

เอกสารพวกนี้ไม่ได้แทนใบเสร็จแบบ 100% แต่เป็นหลักฐานทางบัญชีที่กรมสรรพากรยอมรับ เพื่อให้ธุรกิจสามารถบันทึกค่าใช้จ่ายได้ถูกต้อง แม้ไม่มีใบเสร็จจากผู้รับเงิน

ใบสำคัญรับเงินคืออะไร

ใบสำคัญรับเงิน (Receipt Voucher) คือเอกสารที่ออกเพื่อยืนยันว่าผู้ขายหรือผู้รับเงินได้รับเงินเป็นที่เรียบร้อยแล้ว โดยฝ่ายผู้รับเงินจะลงลายมือชื่อในช่อง "ผู้รับเงิน"

ใช้เมื่อ: ผู้รับเงินเป็นบุคคลธรรมดา ไม่มีใบเสร็จ แต่ยินดีเซ็นชื่อรับรอง

เช่น จ้างช่างซ่อมมาทำงานที่บ้าน ช่างไม่มีใบเสร็จ แต่ยอมเซ็นในเอกสารที่เราทำขึ้น — อันนี้ใช้ใบสำคัญรับเงินได้เลย แถมแนบสำเนาบัตรประชาชนของช่างด้วย

สิ่งที่ต้องมีในใบสำคัญรับเงิน:

• ชื่อ ที่อยู่ บริษัท/ผู้จ่ายเงิน
• ชื่อผู้รับเงิน พร้อมสำเนาบัตรประชาชน
• รายละเอียดสินค้า/บริการที่จ่าย
• จำนวนเงิน
• ลายมือชื่อผู้รับเงิน
• วันที่จ่าย

ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงินคืออะไร

นี่คือเอกสารอีกแบบที่ใช้เมื่อ ผู้รับเงินไม่ยอมเซ็นใดเลย หรือหาตัวไม่เจอ

เช่น ซื้อผักจากตลาด แม่ค้าไม่มีเวลาออกอะไรให้ — ก็ต้องให้พนักงานในบริษัทเป็นคนรับรองว่า "ฉันเป็นคนจ่ายเงินนี้จริง" แทน

แบ่งเป็น 2 กรณี:

กรณีที่ 1 — บุคคลธรรมดารับเงิน แต่ไม่ออกบิล เพราะจำนวนเงินน้อย (เช่น ค่าวินมอเตอร์ไซค์) → ทำ ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

กรณีที่ 2 — บุคคลธรรมดารับเงิน ไม่ออกบิล เพราะหนีภาษี → ทำ ใบรับรองแทนใบเสร็จ + แนบสลิปโอน + รูปถ่ายสินค้าหรือหลักฐานการสั่งซื้อ

ต้องบอกเลยว่า ยิ่งมีหลักฐานเยอะ ยิ่งดี ถ้าสรรพากรมาตรวจ อย่างน้อยก็มีอะไรให้ชี้แจงได้

ใบสำคัญจ่ายคืออะไร

ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) เป็นเอกสารทางบัญชีที่แสดงหลักฐานการจ่ายเงินให้กับผู้ขาย ใช้สำหรับการอนุมัติการจ่ายเงิน

ต่างจากใบสำคัญรับเงินตรงที่ ใบสำคัญจ่ายเน้นที่ "ฝั่งผู้จ่าย" ต้องการยืนยันว่า "เราจ่ายออกไปจริง" ไม่ใช่แค่ว่าผู้รับรับมาแล้ว

ใช้เมื่อ: บิลหรือใบเสร็จนั้นระบุชื่อคนอื่น ไม่ใช่ชื่อบริษัท เช่น ค่าน้ำประปา ค่าไฟฟ้าที่ออกชื่อเจ้าของบ้าน แต่บริษัทเป็นคนจ่ายจริง

สิ่งที่ต้องแนบกับใบสำคัญจ่าย:

• หลักฐานการโอนเงิน (สลิปโอน หรือสำเนาใบโอนธนาคาร)
• สัญญาเช่า (ถ้ามี)
• รายการเบิกจ่ายที่ผ่านการอนุมัติ
• หลักฐานภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ถ้านิติบุคคลจ่ายค่าบริการ ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายด้วย)

เปรียบเทียบให้ชัด — ใช้อะไรเมื่อไหร่

สถานการณ์ | เอกสารที่ใช้

ผู้รับเงินเป็นบุคคลธรรมดา ยอมเซ็น | ใบสำคัญรับเงิน + สำเนาบัตรปชช.

ผู้รับเงินไม่ออกบิล ไม่ยอมเซ็น | ใบรับรองแทนใบเสร็จ + หลักฐานอื่น

บิลออกชื่อคนอื่น แต่บริษัทจ่าย | ใบสำคัญจ่าย + หลักฐานการโอน

มีใบเสร็จปกติ | ใช้ใบเสร็จนั้นได้เลย ไม่ต้องทำใบสำคัญ

ทำไมต้องใส่ใจเรื่องนี้

ถ้าเจ้าของร้านจ่ายเงินออกไปแต่ไม่มีเอกสารใด ๆ เลย สรรพากรอาจไม่ยอมรับรายจ่ายนั้นเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษี ซึ่งหมายความว่า ภาษีที่ต้องจ่ายจะสูงขึ้น เพราะกำไรทางภาษีสูงกว่าความเป็นจริง

พูดง่าย ๆ ก็คือ จ่ายเงินไปแล้ว แต่ยังต้องเสียภาษีบนตัวเลขที่รวมเงินก้อนนั้นด้วย — ปวดหัวสุด ๆ

เอกสารพวกนี้ทำได้ไม่ยาก แค่มีเทมเพลตเก็บไว้ พอจ่ายค่าอะไรที่ไม่มีบิลก็กรอกทันที ขอลายเซ็น หรือแนบสลิปโอน — เท่านี้ก็ปลอดภัยแล้ว

เอกสารที่ควรมีติดบริษัทไว้เสมอ

1. ใบสำคัญรับเงิน (ดาวน์โหลดได้จากกรมสรรพากร)
2. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน
3. ใบสำคัญจ่าย

บางโปรแกรมบัญชีออนไลน์มีเทมเพลตเหล่านี้ให้ใช้ได้เลย ไม่ต้องทำเอง ประหยัดเวลาได้เยอะ

สรุป

• ใบสำคัญรับเงิน — ผู้รับเงินเซ็นรับรอง ใช้แทนใบเสร็จที่หาไม่ได้
• ใบรับรองแทนใบเสร็จ — พนักงานบริษัทรับรองเอง เมื่อผู้รับเงินไม่ยอมเซ็น
• ใบสำคัญจ่าย — บริษัทยืนยันว่าตัวเองเป็นคนจ่ายจริง แม้บิลจะออกชื่อคนอื่น

เก็บเทมเพลตเหล่านี้ไว้ใกล้มือ แล้วรับรองว่าบัญชีร้านจะสะอาดขึ้นเยอะ ไม่มีช่องโหว่ให้สรรพากรตั้งคำถาม

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก