ใบกำกับภาษี ใบเสร็จรับเงิน ใบส่งของ ต่างกันยังไง?

"ออกใบอะไรให้ลูกค้าดี?" คำถามนี้เกิดขึ้นในหัวเจ้าของร้านใหม่แทบทุกคน บางร้านออกใบกำกับภาษีทุกครั้ง บางร้านออกแค่ใบเสร็จ และบางร้านไม่ออกอะไรเลย ต้องบอกว่าการออกเอกสารผิดประเภทหรือไม่ออกเลยมีผลทั้งทางบัญชีและภาษีเลยนะ มาทำความเข้าใจกันเสียที

5 เอกสารหลักที่ร้านค้าต้องรู้จัก

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

ใช้ก่อนตกลงซื้อขาย เพื่อแจ้งราคาและเงื่อนไขให้ลูกค้าตัดสินใจ ยังไม่มีผลผูกพันทางกฎหมาย แต่ถ้าลูกค้าตอบรับ ก็ถือว่ามีข้อตกลงเกิดขึ้น

2. ใบสั่งซื้อ (Purchase Order / PO)

เอกสารที่ผู้ซื้อออกให้ผู้ขาย เพื่อยืนยันว่าต้องการสินค้าอะไร จำนวนเท่าไร ราคาเท่าไร เป็นหลักฐานการสั่งซื้อที่ใช้ตรวจสอบย้อนหลังได้

3. ใบส่งสินค้า (Delivery Note)

ออกเมื่อส่งสินค้าให้ลูกค้า เพื่อยืนยันว่าส่งของครบตามที่ตกลง ให้ลูกค้าเซ็นรับ ใบส่งสินค้าไม่ระบุราคา (หรือระบุได้) เป็นหลักฐานการส่งมอบสินค้า

4. ใบแจ้งหนี้ / ใบวางบิล (Invoice / Billing Note)

แจ้งยอดเงินที่ลูกค้าต้องชำระ ยังไม่ใช่หลักฐานการรับเงิน ใช้กับธุรกิจที่ขายเป็นเงินเชื่อและมีรอบชำระรายเดือน

5. ใบเสร็จรับเงิน (Receipt)

ออกเมื่อได้รับเงินจากลูกค้าแล้ว เป็นหลักฐานว่ารับเงินสำเร็จ กฎหมายบังคับให้ต้องออกให้ลูกค้าทุกครั้งที่รับเงินเกิน 100 บาท

พิเศษ: ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

ออกโดยผู้ที่จดทะเบียน VAT เท่านั้น เพื่อแสดงมูลค่าสินค้าและภาษีมูลค่าเพิ่ม (7%) ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปใช้เป็นหลักฐานการซื้อขายและขอคืนภาษีซื้อได้

ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป vs. แบบย่อ

แบบเต็มรูป (Full Tax Invoice) ต้องระบุ:

• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อ
• เลขที่ใบกำกับภาษี วันที่
• รายละเอียดสินค้า จำนวน ราคา
• มูลค่าก่อน VAT, VAT 7%, มูลค่ารวม
• ข้อความ "ใบกำกับภาษี"

แบบย่อ (Abbreviated Tax Invoice) ใช้ได้เฉพาะธุรกิจค้าปลีก เช่น ร้านสะดวกซื้อ ปั๊มน้ำมัน ไม่ต้องระบุชื่อผู้ซื้อ แต่ผู้ซื้อเอาไปขอคืน VAT ไม่ได้

ลำดับการออกเอกสารสำหรับร้านออนไลน์

สำหรับร้านที่จดทะเบียน VAT:

1. ส่งของ → ออก ใบส่งสินค้า + ใบกำกับภาษี (ออกพร้อมกันได้)
2. รับเงิน → ออก ใบเสร็จรับเงิน (ถ้าใบกำกับภาษีมีข้อความ "ได้รับเงินแล้ว" ก็ใช้แทนใบเสร็จได้)

สำหรับร้านที่ยังไม่จด VAT:

1. ส่งของ → ออก ใบส่งสินค้า (ถ้ามี)
2. รับเงิน → ออก ใบเสร็จรับเงิน ทันที

สำหรับร้านที่ขายเงินเชื่อ:

1. ส่งของ → ออก ใบส่งสินค้า + ใบกำกับภาษี
2. วางบิล → ออก ใบวางบิล ตอนถึงรอบชำระ
3. รับเงิน → ออก ใบเสร็จรับเงิน

ใบเสร็จที่ดีต้องมีอะไรบ้าง

ใบเสร็จรับเงินที่สมบูรณ์และสรรพากรยอมรับ ต้องมี:

• เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ออก
• ชื่อหรือยี่ห้อผู้ออกใบเสร็จ
• เลขที่ใบเสร็จ วันเดือนปี
• จำนวนเงินที่รับ
• ชื่อสินค้า จำนวน ราคา

ถ้าได้รับใบเสร็จที่ไม่มีชื่อบริษัทของเราเป็นผู้ซื้อ หรือไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขาย นักบัญชีส่วนใหญ่จะแนะนำให้ทำเอกสาร "ใบสำคัญจ่าย" เพิ่มเติมเพื่อเสริมความน่าเชื่อถือ

ข้อผิดพลาดที่ร้านออนไลน์มักเจอ

ปัญหา 1: ออกใบเสร็จแต่ไม่มีเลขประจำตัวผู้เสียภาษี ลูกค้าองค์กรเอาไปหักค่าใช้จ่ายไม่ได้ ทำให้เสียโอกาสขายให้บริษัท

ปัญหา 2: ไม่ออกใบเสร็จเลย ผิดกฎหมาย มีโทษปรับ และลูกค้าเอาไปหักค่าใช้จ่ายไม่ได้

ปัญหา 3: ออกใบกำกับภาษีแต่ยังไม่ได้จด VAT ผิดกฎหมายมาก เพราะมีแต่คนจด VAT เท่านั้นที่ออกได้

ปัญหา 4: ใบกำกับภาษีผิดวันที่ ใบกำกับภาษีต้องออกเมื่อเกิดความรับผิดทางภาษี (เช่น วันส่งของหรือวันรับเงิน) ไม่ใช่ออกย้อนหลังตามสะดวก

ร้านออนไลน์ต้องจด VAT ไหม

ถ้ามีรายได้เกิน 1.8 ล้านบาทต่อปี ต้องจดทะเบียน VAT ภายใน 30 วัน ถ้ายังไม่ถึงเกณฑ์ก็เลือกได้ว่าจะจดหรือไม่ จด VAT มีข้อดีคือเอาภาษีซื้อมาหักออกได้ แต่มีข้อเสียคือต้องยื่น ภ.พ.30 ทุกเดือน

MooMoo Next ออกเอกสารให้ครบในที่เดียว

ออกเอกสารเยอะแบบนี้ ทำมือทีละใบนั้นเสียเวลามาก MooMoo Next ช่วยออกใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบส่งสินค้า และใบวางบิลได้จากระบบเดียว แค่กรอกข้อมูลสินค้าและลูกค้าครั้งเดียว ระบบออกเอกสารให้ครบชุด

ที่พิเศษกว่านั้น ระบบจดจำข้อมูลลูกค้าและสินค้า ครั้งต่อไปออกเอกสารได้เร็วกว่าเดิมมาก ทุกเอกสารที่ออกจะถูกบันทึกในระบบบัญชีโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องบันทึกซ้ำ พอสิ้นเดือนนักบัญชีก็เข้ามาดูข้อมูลได้ทันทีโดยไม่ต้องรอเราส่งกระดาษ

ใช้งานฟรี 30 วัน เมื่อสมัครทดลองใช้ MooMooNext วันนี้ [สมัครเลย →](https://moomoonext.com/login)