เปิดบริษัทใหม่ ทำบัญชีเองได้เลย เริ่มต้นอย่างไรให้ถูกต้อง

"บัญชีมันยากมาก ทำเองไม่ได้หรอก" — ประโยคนี้เจ้าของกิจการใหม่พูดกันบ่อย แต่บอกได้เลยว่ามันไม่จริงเสมอไป

สำหรับกิจการที่เพิ่งเริ่มต้น บัญชีขั้นพื้นฐานไม่ได้ซับซ้อนขนาดนั้น ถ้าเข้าใจหลัก 2 ข้อ คือ "เปิดเอกสารทุกครั้งที่ขาย" และ "บันทึกทุกครั้งที่จ่ายเงิน" ก็เริ่มต้นได้แล้ว

ส่วนที่ 1: เอกสารขาย — บันทึกรายรับให้ถูกต้อง

ทุกครั้งที่มีการขายสินค้าหรือบริการ ต้องมีเอกสารรองรับ เอกสารขายหลักที่ต้องรู้มี 3 ประเภท

1. ใบเสนอราคา (Quotation)

ใช้เสนอราคาก่อนที่ลูกค้าจะตัดสินใจซื้อ โดยเฉพาะเมื่อขายให้บริษัทหรือองค์กรที่มีขั้นตอนการอนุมัติ ใบเสนอราคาเป็นหลักฐานว่าลูกค้าตกลงซื้อสินค้าในราคาและเงื่อนไขที่กำหนด

2. ใบวางบิล/ใบแจ้งหนี้

ใช้สำหรับการขายแบบเงินเชื่อ เมื่อส่งสินค้าไปแล้วแต่ยังไม่ได้รับเงิน ใบวางบิลคือการแจ้งให้ลูกค้าชำระเงิน

ข้อสำคัญ: ถ้าพลาดรอบวางบิลของลูกค้า อาจต้องรอไปอีก 30 วันถึงจะได้รับเงิน

3. ใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงิน

เอกสารสำคัญที่สุดในการขาย ใบกำกับภาษีต้องมีรูปแบบตามที่กรมสรรพากรกำหนด ได้แก่

• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ขายและผู้ซื้อ
• คำว่า "ใบกำกับภาษี" ที่ชัดเจน
• เลขที่เอกสารที่รันต่อเนื่อง
• มีทั้งต้นฉบับ (ให้ลูกค้า) และสำเนา (เก็บไว้เอง)

ข้อระวัง: ใบกำกับภาษีออกได้เฉพาะกิจการที่จดทะเบียน VAT เท่านั้น ถ้ายังไม่ได้จด ให้ออกใบเสร็จรับเงินแทน

ส่วนที่ 2: บันทึกรายจ่าย — รู้ต้นทุนที่แท้จริง

หลักการง่าย ๆ คือ "เมื่อมีเงินออกจากกิจการ บันทึกทันที"

รายจ่ายแบ่งออกเป็น 2 ส่วนหลัก

ต้นทุนขาย (Cost of Goods Sold) คือค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวกับสินค้าที่ขายออกไปโดยตรง เช่น ราคาซื้อสินค้า + ค่าขนส่งที่จ่ายเพื่อให้ได้สินค้ามา

ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน (Operating Cost) คือค่าใช้จ่ายในการบริหารธุรกิจ เช่น ค่าเช่าออฟฟิศ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์ ค่าโฆษณา เงินเดือนพนักงาน

ข้อระวัง: ทุกครั้งที่จ่ายค่าบริการ เช่น ค่าออกแบบ ค่าขนส่ง ค่าเช่า ต้องหักภาษี ณ ที่จ่ายและออกหนังสือรับรองการหัก ณ ที่จ่ายด้วย อัตราหัก ณ ที่จ่ายที่พบบ่อย ได้แก่

• ค่าขนส่ง: 1%
• ค่าโฆษณา: 2%
• ค่าบริการ: 3%
• ค่าเช่า: 5%

ดูกำไรได้จากรายงานกำไรขาดทุน

เมื่อบันทึกรายรับและรายจ่ายครบ กำไรขั้นต้นก่อนภาษีคำนวณได้ง่าย ๆ

กำไรก่อนภาษี = รายได้ − (ต้นทุนขาย + ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน)

ตัวอย่าง: รายได้ 50,000 บาท ต้นทุนขาย 20,000 บาท ค่าใช้จ่ายดำเนินงาน 10,000 บาท = กำไร 20,000 บาท

การมีรายงานแบบนี้ทุกเดือนทำให้เจ้าของธุรกิจรู้ว่าสถานะที่แท้จริงของธุรกิจเป็นอย่างไร ไม่ใช่แค่ดูจากเงินในบัญชีธนาคาร

เมื่อไรควรจ้างนักบัญชีช่วย?

ทำบัญชีเองได้ แต่มีส่วนที่ควรให้ผู้เชี่ยวชาญดูแล นั่นคือ การยื่นแบบภาษีให้ถูกกำหนดเวลา

ภาษีที่ต้องนำส่งและกำหนดเวลา

ภาษี | กำหนดยื่น

ภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.30) | ภายในวันที่ 23 ของเดือนถัดไป (ออนไลน์เท่านั้น)

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.3/53) | ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป (ออนไลน์เท่านั้น)

เงินสมทบประกันสังคม | ภายในวันที่ 15 ของเดือนถัดไป

ภาษีกลางปี | ภายใน 31 สิงหาคม

ภาษีปลายปี | ภายใน 31 พฤษภาคมของปีถัดไป

สำนักงานบัญชีคิดค่าบริการรายเดือนประมาณ 2,000-5,000 บาทสำหรับการยื่นแบบภาษีพื้นฐาน ถือว่าคุ้มค่ามากเพราะลดความเสี่ยงจากการยื่นผิดหรือยื่นช้า

เริ่มทำบัญชีวันแรกได้เลย

MooMooNext ช่วยให้เจ้าของกิจการใหม่เริ่มทำบัญชีได้ทันที ออกใบเสนอราคา ใบแจ้งหนี้ ใบกำกับภาษีตามมาตรฐาน บันทึกค่าใช้จ่าย คำนวณหัก ณ ที่จ่าย และดูรายงานกำไรขาดทุนได้ทุกเมื่อ ไม่ต้องรู้เรื่องบัญชีลึกมาก แค่กรอกข้อมูลตามขั้นตอน ระบบจัดการให้เอง

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก