ค่าเดินทางดูงาน ต่างจังหวัด-ต่างประเทศ หักภาษีได้แค่ไหน

ถ้าคุณส่งกรรมการหรือพนักงานไปดูงานที่ญี่ปุ่น ไปอบรมที่สิงคโปร์ หรือแค่ขับรถไปดูแฟรนไชส์ที่เชียงใหม่ แล้วเอาบิลมาลงค่าใช้จ่าย... เคยสงสัยไหมว่าสรรพากรจะมองค่าใช้จ่ายพวกนี้ว่าเป็น "ค่าใช้จ่ายทางธุรกิจ" หรือ "ค่าใช้จ่ายต้องห้าม"?

เรื่องนี้สำคัญมาก เพราะถ้าทำเอกสารไม่ถูกต้อง ค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปทั้งหมดอาจถูกบวกกลับเข้าไปในกำไรและเสียภาษีเพิ่มได้เลย

ค่าเดินทางแบบไหนถึงหักได้ทางภาษี

หลักการง่าย ๆ ที่สรรพากรใช้ตัดสินคือ "เดินทางเพื่อธุรกิจ" ไม่ใช่ "เดินทางส่วนตัวที่แอบเอาไปหัก"

ค่าใช้จ่ายที่หักได้ มีดังนี้

1. ค่าตั๋วเครื่องบิน/รถไฟ/รถ ต้องเป็นการเดินทางที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจโดยตรง เช่น ไปเจรจาลูกค้า ไปดูงานโรงงาน ไปอบรมวิชาชีพ ต้องมีหลักฐานเป็นตั๋ว หรือใบเสร็จรับเงิน และต้องระบุชื่อผู้เดินทางให้ชัดเจน

2. ค่าที่พัก หักได้ตามจริง แต่ต้องมีใบเสร็จรับเงินจากโรงแรมที่ระบุชื่อกิจการหรือผู้จ่าย ถ้าเป็นห้องพักเดี่ยวจะหักได้ทั้งหมด แต่ถ้าพักห้องคู่กับคู่สมรสที่ไม่เกี่ยวกับธุรกิจ ส่วนที่เกินจำเป็นอาจถูกตัดออก

3. ค่าอาหารระหว่างการเดินทาง หักได้ แต่ต้องสมเหตุสมผล ถ้าเลี้ยงลูกค้าไปด้วยให้จัดเป็น "ค่ารับรอง" แยกต่างหาก ซึ่งหักได้เพียง 80% ของราคาจริง และหักได้ไม่เกิน 0.3% ของรายได้

4. ค่าวีซ่า ค่าประกันการเดินทาง หักได้เต็มจำนวน ถือเป็นค่าใช้จ่ายที่จำเป็น

เอกสารที่ต้องมี — อย่าขาดอันใดอันหนึ่ง

เรื่องนี้สำคัญที่สุด เพราะสรรพากรตรวจเอกสารก่อนเสมอ ต้องมี

ก่อนการเดินทาง

• หนังสืออนุมัติการเดินทาง (Travel Authorization) ลงนามโดยผู้มีอำนาจ
• ระบุชื่อผู้เดินทาง วัตถุประสงค์ สถานที่ และวันเวลา

ระหว่างการเดินทาง

• เก็บใบเสร็จทุกใบ ตั๋วเครื่องบิน/รถ ใบเสร็จโรงแรม ใบเสร็จอาหาร
• ถ่ายรูปหลักฐานการเข้าร่วมงาน เช่น บัตรเข้างาน โบรชัวร์งาน รูปถ่ายในงาน

หลังการเดินทาง

• รายงานผลการเดินทาง (Trip Report) ระบุว่าไปทำอะไร ได้ผลลัพธ์อะไร
• ใบสรุปค่าใช้จ่าย (Expense Claim) พร้อมแนบหลักฐานทุกรายการ

ค่าเดินทางต่างประเทศ มีจุดระวังพิเศษ

การไปต่างประเทศมักมีจำนวนเงินสูง สรรพากรจะตรวจละเอียดเป็นพิเศษ

จุดที่ต้องระวัง

เรื่องแรก ต้องพิสูจน์ความจำเป็นทางธุรกิจได้ชัดเจน เช่น มีสัญญากับลูกค้าต่างประเทศ มีหลักฐานการนัดหมาย มีอีเมลโต้ตอบธุรกิจ

เรื่องที่สอง ต้องมีเอกสารจากงานที่ไปร่วม เช่น ใบลงทะเบียนสัมมนา ใบรับรองการเข้าร่วม กำหนดการของงาน

เรื่องที่สาม ถ้าไปต่างประเทศหลายวันแต่มีวันพักผ่อนแทรกอยู่ ค่าใช้จ่ายในวันพักผ่อนนั้นหักไม่ได้ ต้องแยกค่าใช้จ่ายให้ชัดเจน

เรื่องที่สี่ ค่าตั๋วเครื่องบินชั้นบิสสิเนสหรือเฟิร์สคลาส หักได้เต็มจำนวนถ้าสมเหตุสมผล แต่ถ้าพนักงานทั่วไปนั่งเฟิร์สคลาสแล้วไม่มีเหตุผล สรรพากรอาจมองว่าเป็นผลประโยชน์ส่วนบุคคล

กรรมการกับพนักงาน หักต่างกันไหม

หลักการเหมือนกัน แต่สรรพากรจะตรวจกรรมการละเอียดกว่า เพราะกรรมการมีความเสี่ยงสูงกว่าในเรื่องการเอาค่าใช้จ่ายส่วนตัวมาหักธุรกิจ

สำหรับกรรมการ ต้องมีมติที่ประชุมกรรมการอนุมัติการเดินทาง และต้องมีรายงานผลการดำเนินงานหลังกลับมา

สำหรับพนักงาน ต้องมีใบอนุมัติจากผู้บังคับบัญชา และกรอกใบเบิกค่าใช้จ่ายตามระเบียบของบริษัท

ค่าใช้จ่ายส่วนไหนหักไม่ได้ บอกเลย

• ค่าซื้อของฝากส่วนตัว ของที่ระลึก
• ค่าช็อปปิ้ง แม้จะอ้างว่าซื้อเพื่อทดสอบสินค้าคู่แข่ง
• ค่าท่องเที่ยว ค่าทัวร์
• ค่าใช้จ่ายคู่สมรสหรือลูกที่ติดตามไปด้วยโดยไม่เกี่ยวกับธุรกิจ
• ค่าอัพเกรดที่พักเกินความจำเป็น

วิธีบันทึกบัญชีให้ถูกต้อง

บัญชีที่ใช้บันทึก

• ค่าเดินทาง (Travel Expenses) — สำหรับตั๋ว ที่พัก
• ค่ารับรอง (Entertainment Expenses) — สำหรับค่าอาหารที่เลี้ยงลูกค้า
• ค่าพัฒนาบุคลากร (Training Expenses) — สำหรับค่าลงทะเบียนอบรม

อัตราภาษีมูลค่าเพิ่ม ค่าใช้จ่ายในต่างประเทศส่วนใหญ่ไม่มี VAT ไทย แต่ถ้ามีการจ่ายเงินให้บริษัทต่างชาติผ่าน PayPal หรือบัตรเครดิต อาจต้องพิจารณาเรื่อง VAT นำเข้าด้วย

เทคนิคที่ช่วยให้ผ่านสรรพากรได้สบาย

เทคนิคแรก ทำ "ไฟล์ทริป" ต่อหนึ่งการเดินทาง รวบรวมทุกเอกสารไว้ในที่เดียว ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังการเดินทาง

เทคนิคที่สอง ถ่ายรูปหลักฐานทันทีที่ได้รับ อย่าเก็บกระดาษที่เสี่ยงหาย โดยเฉพาะใบเสร็จจากต่างประเทศที่มักพิมพ์ด้วยกระดาษความร้อนซึ่งลบเลือนได้

เทคนิคที่สาม ถ้ามีค่าใช้จ่ายส่วนตัวปนมา ให้แยกชำระเองทันที อย่าเบิกรวมแล้วค่อยคืนทีหลัง เพราะจะทำบัญชียุ่งยาก

เทคนิคที่สี่ ใช้บัตรเครดิตของบริษัทแทนบัตรส่วนตัว จะทำให้ tracking ค่าใช้จ่ายง่ายขึ้นมาก

ถ้ายังไม่แน่ใจ ถามก่อนดีกว่า

บอกได้เลยว่าเรื่องค่าเดินทางดูงานเป็นหนึ่งในเรื่องที่นักบัญชีและสรรพากรมักมีความเห็นต่างกัน ถ้าไม่แน่ใจว่าค่าใช้จ่ายรายการไหนหักได้ไหม ควรปรึกษานักบัญชีก่อนออกเดินทาง ดีกว่ามาแก้ปัญหาทีหลังตอนโดนตรวจสอบภาษี

MooMoo Next ช่วยให้การบันทึกค่าใช้จ่ายและแนบเอกสารประกอบทำได้ง่ายขึ้นมาก ไม่ว่าจะเดินทางอยู่ที่ไหนก็บันทึกผ่านมือถือได้เลย

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก