เช็กงบการเงิน 5 แนวทาง ที่เจ้าของร้านต้องทำเองได้

ถามตรง ๆ ว่าเจ้าของร้านส่วนใหญ่เปิดดูงบการเงินบ้างไหม? คำตอบที่ได้บ่อยที่สุดคือ "รอให้นักบัญชีส่งมาแล้วค่อยดู" หรือ "ดูแค่ว่ากำไรหรือขาดทุนเท่าไหร่"

แต่ถ้ารู้จักตรวจสอบงบการเงินในจุดที่ใช่ จะเห็นปัญหาได้ก่อนที่มันจะลุกลาม และตัดสินใจธุรกิจได้ดีกว่าหลายเท่า

ทำไมเจ้าของร้านต้องใส่ใจงบการเงินเอง?

งบการเงินไม่ใช่แค่เอกสารยื่นสรรพากรหรือส่งธนาคาร แต่คือ "รายงานสุขภาพ" ของธุรกิจ ที่บอกว่าตอนนี้ธุรกิจกำลังโตหรือถดถอย มีเงินสดพอหมุนไหม ต้นทุนสูงเกินไปหรือเปล่า

ปัญหาที่เกิดขึ้นบ่อยเมื่อไม่ตรวจสอบงบเป็นประจำ

• บันทึกรายจ่ายผิดหมวด ทำให้วิเคราะห์ต้นทุนผิดพลาด
• เก็บใบเสร็จไม่ครบ งบไม่สะท้อนตัวเลขจริง
• ยอดขายพุ่งแต่เงินสดไม่พอใช้ เพราะลูกหนี้ค้างชำระมาก
• สต็อกสินค้าในระบบไม่ตรงกับของจริงในคลัง

เรื่องเหล่านี้ถ้าจับได้ตั้งแต่ต้นเดือน แก้ได้ง่าย แต่ถ้ารอจนปลายปีค่อยรู้ บางทีแก้ไม่ทัน

5 แนวทางตรวจสอบงบการเงินที่ทำได้เองทุกเดือน

1. ตรวจสอบเอกสารค้างและสถานะการอนุมัติ

ทุกต้นเดือนให้เช็กว่ามีเอกสารค้างอยู่ในระบบไหม ทั้งใบแจ้งหนี้ที่ยังไม่ได้จ่าย ใบสั่งซื้อที่ยังไม่ได้รับของ หรือเอกสารที่รอการอนุมัติ

สิ่งที่ต้องดู

• มีใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ที่ค้างจ่ายนานเกินกำหนดไหม?
• มีใบเสนอราคาที่ส่งลูกค้าไปแล้วแต่ยังไม่ได้รับการตอบรับ?
• เอกสารทางการเงินทุกชิ้นผ่านกระบวนการอนุมัติครบหรือยัง?

2. ตรวจสอบการขายและการรับชำระเงิน

ยอดขายในระบบต้องตรงกับเงินที่รับเข้าบัญชีจริง ถ้าไม่ตรง นั่นคือสัญญาณว่ามีอะไรผิดปกติ

สิ่งที่ต้องดู

• ยอดขายในระบบกับเงินเข้าบัญชีธนาคารตรงกันไหม?
• มีลูกหนี้ค้างชำระนานเกิน 30 วันกี่ราย?
• สินค้าที่ขายไปแล้วถูกบันทึกออกจากสต็อกหรือยัง?

3. ตรวจสอบรายจ่ายและต้นทุนให้ตรงความจริง

รายจ่ายทุกรายการต้องบันทึกในหมวดหมู่ที่ถูกต้อง ถ้าบันทึกผิดหมวดจะทำให้การวิเคราะห์ต้นทุนผิดพลาด

สิ่งที่ต้องดู

• ค่าใช้จ่ายแต่ละประเภทอยู่ในหมวดที่ถูกต้องไหม? เช่น ค่าขนส่งควรอยู่ในหมวดต้นทุนขาย ไม่ใช่ค่าใช้จ่ายสำนักงาน
• มีรายจ่ายผิดปกติหรือสูงกว่าค่าเฉลี่ยปกติอย่างไม่มีเหตุผลไหม?
• ค่าใช้จ่ายทุกรายการมีใบเสร็จหรือเอกสารประกอบครบไหม?

4. ตรวจสอบกระแสเงินสดอย่างสม่ำเสมอ

กำไรในงบกำไรขาดทุนไม่ได้แปลว่ามีเงินสดพอใช้เสมอไป เพราะถ้าลูกหนี้ค้างชำระมาก หรือมีการจ่ายล่วงหน้าก้อนใหญ่ เงินสดอาจตึงตัวได้แม้กำไรดี

สิ่งที่ต้องดู

• ยอดเงินสดในบัญชีปัจจุบันพอใช้จ่ายค่าใช้จ่ายรายเดือนกี่เดือน?
• อัตราส่วนลูกหนี้ต่อยอดขายเพิ่มขึ้นหรือลดลง?
• มีค่าใช้จ่ายก้อนใหญ่ที่จะเกิดขึ้นในอีก 30-60 วันข้างหน้าที่ต้องเตรียมเงินไว้ไหม?

5. ตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในระบบ

ข้อมูลในระบบบัญชีต้องตรงกับความเป็นจริง ทั้งยอดสต็อก ยอดลูกหนี้ และยอดเจ้าหนี้

สิ่งที่ต้องดู

• ยอดสินค้าคงเหลือในระบบตรงกับการนับจริงไหม?
• ยอดลูกหนี้และเจ้าหนี้ถูกต้องและเป็นปัจจุบันไหม?
• รายการในระบบตรงกับสเตทเม้นธนาคารไหม?

ปัญหาที่จับได้เร็ว แก้ได้ง่าย

ประโยชน์ที่ชัดเจนที่สุดของการตรวจสอบงบเป็นประจำทุกเดือนคือการจับปัญหาเล็ก ๆ ก่อนที่มันจะกลายเป็นปัญหาใหญ่

ตัวอย่างจริง เจ้าของร้านที่ตรวจสอบรายจ่ายทุกเดือนพบว่าค่าบรรจุภัณฑ์สูงขึ้นผิดปกติ เมื่อสืบดูพบว่าพนักงานสั่งซื้อกล่องมากเกินจำเป็นเพราะไม่มีการกำหนดปริมาณที่ชัดเจน แก้ได้ทันทีและประหยัดต้นทุนได้มาก

MooMoo Next ช่วยตรวจสอบงบได้ง่ายขึ้น

การตรวจสอบงบการเงิน 5 จุดนี้ทำได้ง่ายกว่ามากถ้ามีระบบที่รวบรวมข้อมูลไว้ครบในที่เดียว MooMoo Next แสดงรายงานยอดขาย รายจ่าย และกระแสเงินสดแบบ Real-Time ไม่ต้องรอให้นักบัญชีส่งรายงานรายเดือน เจ้าของร้านเปิดดูได้เองทุกวัน

ระบบยังแจ้งเตือนอัตโนมัติเมื่อมียอดที่ผิดปกติหรือเอกสารที่ค้างการดำเนินการ เพื่อให้จับปัญหาได้เร็วกว่าเดิม

เพราะธุรกิจที่แข็งแกร่งสร้างจากเจ้าของที่รู้ตัวเลขของตัวเองเป็นอย่างดี ไม่ใช่แค่รอฟังรายงานจากคนอื่น

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก