ใบส่งสินค้าคืออะไร ทำไมต้องใช้ในธุรกิจออนไลน์

ซื้อของจากร้านออนไลน์แล้วได้รับกล่องพร้อม "สลิปสินค้า" ที่บอกว่ามีอะไรอยู่ในกล่องบ้าง นั่นแหละคือ Delivery Note หรือใบส่งสินค้า แต่ในโลกธุรกิจจริง ๆ มันมีความสำคัญมากกว่านั้น

ใบส่งสินค้าคืออะไร

ใบส่งสินค้า หรือ Delivery Note คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เมื่อทำการส่งมอบสินค้า เพื่อเป็นหลักฐานว่าส่งสินค้าครบตามที่ตกลงกันไว้

จุดสำคัญ: ใบส่งสินค้าไม่มีราคา แต่แสดงรายการสินค้าและจำนวน เพราะวัตถุประสงค์คือยืนยันการรับส่ง ไม่ใช่การเรียกเก็บเงิน

ใบส่งสินค้าต่างจากเอกสารอื่นอย่างไร

เอกสาร | มีราคา | วัตถุประสงค์

ใบส่งสินค้า | ไม่มี | ยืนยันการส่งมอบ

ใบส่งของ/ใบวางบิล | มี | แจ้งยอดที่ต้องจ่าย

ใบกำกับภาษี | มี | เอกสารภาษี VAT

ใบเสร็จรับเงิน | มี | ยืนยันการรับเงิน

ข้อมูลที่ใบส่งสินค้าควรมี

ส่วนหัว

• ชื่อเอกสาร "ใบส่งสินค้า" หรือ "Delivery Note"
• เลขที่เอกสาร (สำหรับอ้างอิง)
• วันที่ส่งสินค้า

ข้อมูลผู้ขาย

• ชื่อบริษัทหรือร้านค้า
• ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์

ข้อมูลผู้ซื้อ/ผู้รับ

• ชื่อลูกค้าหรือบริษัท
• ที่อยู่จัดส่ง

รายการสินค้า

• ชื่อสินค้า
• รหัสสินค้า (ถ้ามี)
• จำนวนและหน่วย
• หมายเหตุเพิ่มเติม (เช่น สภาพสินค้า)

การรับรอง

• ลายเซ็นผู้ส่ง
• ลายเซ็นผู้รับ พร้อมวันที่รับ

เมื่อไหรที่ควรใช้ใบส่งสินค้า

ธุรกิจขายส่ง เมื่อส่งสินค้าจำนวนมากให้ร้านค้าปลีก ใบส่งสินค้าช่วยให้ผู้รับตรวจนับสินค้าได้ถูกต้อง

Dropship เมื่อซัพพลายเออร์ส่งสินค้าตรงให้ลูกค้าของร้าน ใบส่งสินค้าช่วยยืนยันว่าส่งถูกต้องตามออร์เดอร์

พรีออร์เดอร์ เมื่อของมาแล้วทำการจัดส่งให้ลูกค้าที่สั่งจอง ใบส่งสินค้าช่วยระบุว่าของที่ส่งตรงกับที่สั่งไว้

สินค้าฝากขาย เมื่อฝากสินค้าให้ร้านค้าอื่นขาย ใบส่งสินค้าช่วยยืนยันจำนวนที่ฝากไว้

ลายเซ็นผู้รับสำคัญมาก

บอกได้เลยว่าถ้าใบส่งสินค้าไม่มีลายเซ็นผู้รับ เวลาเกิดข้อพิพาทเรื่องสินค้าหาย ส่งไม่ครบ หรือสินค้าเสียหาย จะไม่มีหลักฐานพิสูจน์ว่าส่งมอบอะไรไปบ้าง

ดังนั้น ให้ขอลายเซ็นผู้รับทุกครั้ง และเก็บสำเนาไว้อย่างน้อย 5 ปี

เชื่อมกับใบกำกับภาษีอย่างไร

เมื่อส่งสินค้าแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือออกใบกำกับภาษี/ใบวางบิล โดยอ้างอิงเลขที่ใบส่งสินค้า เพื่อให้ติดตามได้ว่าสินค้าชุดนั้นเก็บเงินไปแล้วหรือยัง

โปรแกรมบัญชีที่ดีจะให้สร้างใบกำกับภาษีจากใบส่งสินค้าได้โดยตรง ไม่ต้องกรอกข้อมูลซ้ำ

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก