ปิดงบการเงินแล้วต้องขอเอกสารอะไรคืนจากสำนักงานบัญชีบ้าง

ปิดงบการเงินเสร็จ จ่ายค่าทำบัญชีแล้ว แล้วก็... ลืมขอเอกสารคืน

นี่คือสิ่งที่เกิดขึ้นกับเจ้าของธุรกิจหลายคน และพอมีการตรวจสอบภาษีย้อนหลัง หรือจำเป็นต้องอ้างอิงตัวเลขทีหลัง ก็หาไม่เจอ

ทำไมต้องขอเอกสารคืน

1. เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐาน — ถ้าสรรพากรเรียกตรวจบัญชีย้อนหลัง ต้องมีเอกสารประกอบ
2. เพื่อตรวจสอบความถูกต้อง — เจ้าของธุรกิจควรตรวจว่าตัวเลขในงบตรงกับรายการจริงหรือเปล่า
3. เพื่อวิเคราะห์ธุรกิจ — ตัวเลขในอดีตใช้วางแผนอนาคตได้
4. เพื่อป้องกันข้อพิพาท — ถ้าเกิดกรณีโต้เถียงทางการเงิน ต้องมีหลักฐานยืนยัน

กฎหมายกำหนดให้เก็บเอกสารบัญชีไว้อย่างน้อย 5 ปี นับจากวันปิดรอบบัญชี

เอกสารที่ต้องขอคืนจากสำนักงานบัญชี

แบ่งออกเป็น 2 ประเภทหลัก:

ประเภทที่ 1: เอกสารประกอบการบันทึกบัญชี

สมุดรายวัน (JV) ทั้ง 5 เล่ม

• สมุดรายวันรับ — บันทึกรายการรับเงินทั้งหมด
• สมุดรายวันจ่าย — บันทึกรายการจ่ายเงินทั้งหมด
• สมุดรายวันซื้อ — ซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
• สมุดรายวันขาย — ขายสินค้าเป็นเงินเชื่อ
• สมุดรายวันทั่วไป — รายการค้าอื่น ๆ

บัญชีแยกประเภท (GL) — รวบรวมรายการแยกตามหมวดบัญชี เช่น บัญชีเงินสด บัญชีลูกหนี้

งบทดลอง (TB) — สรุปยอดคงเหลือแต่ละบัญชี ใช้ตรวจสอบก่อนจัดทำงบการเงิน

งบการเงิน — ประกอบด้วย งบฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน งบเปลี่ยนแปลงส่วนของเจ้าของ งบกระแสเงินสด และหมายเหตุประกอบ

รายงานผู้สอบบัญชี — แสดงความเห็นของผู้ตรวจสอบว่างบถูกต้องหรือไม่

เอกสารรายรับ-รายจ่าย — ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี ใบแจ้งหนี้ สัญญาต่าง ๆ

รายละเอียดประกอบยอดสินทรัพย์และหนี้สิน — ทะเบียนทรัพย์สิน ทะเบียนสินค้า รายชื่อลูกหนี้และเจ้าหนี้คงเหลือ

ประเภทที่ 2: เอกสารที่เกี่ยวข้องกับภาษี

แบบนำส่งภาษี — ภ.ง.ด. 1, 3, 51, 53 และ ภ.พ. 30 พร้อมใบแนบแบบภาษี

ใบเสร็จรับเงินค่าภาษี — หลักฐานว่าจ่ายภาษีแล้ว

วิธีจัดเก็บหลังรับเอกสารคืน

• แยกแฟ้มตามปีบัญชี
• แบ่งระหว่างเอกสารบัญชีและเอกสารภาษี
• เก็บในที่ปลอดภัยจากน้ำและไฟ
• ถ้ามีสำเนาดิจิทัลยิ่งดี เก็บบน Cloud ไม่กลัวหาย

สรุป

ทุกครั้งที่ปิดงบการเงินแล้ว อย่าลืมขอเอกสารคืนจากสำนักงานบัญชีทั้ง 2 ประเภท ทั้งเอกสารบัญชีและเอกสารภาษี เก็บไว้ให้ครบ 5 ปี รับรองว่าไม่มีปัญหาถ้าโดนเรียกตรวจในภายหลัง

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก