เอกสารประกอบค่าใช้จ่ายกิจการ ใช้อะไรแทนใบเสร็จได้บ้าง

เวลาทำธุรกิจจริง มีค่าใช้จ่ายหลายรายการที่จ่ายออกไปแล้วแต่ไม่ได้รับใบเสร็จรับเงินที่ถูกต้อง จะเป็นเพราะผู้รับเงินไม่ออกให้ หรือออกให้แต่ข้อมูลไม่ครบ ทำให้เกิดคำถามว่า "แล้วจะลงบัญชีและหักภาษีได้ไหม?"

คำตอบคือได้ ถ้าจัดทำเอกสารทดแทนที่ถูกต้องตามที่กรมสรรพากรกำหนด มาดูกันว่ามีอะไรบ้าง

ทำไมเอกสารประกอบค่าใช้จ่ายถึงสำคัญ

กฎหมายภาษีกำหนดว่าค่าใช้จ่ายที่จะนำไปหักในการคำนวณภาษีได้ ต้องมีหลักฐานการจ่ายจริงและระบุได้ว่าจ่ายให้ใคร ถ้าไม่มีหลักฐาน ค่าใช้จ่ายนั้นจะกลายเป็น "รายจ่ายต้องห้าม" ที่บวกกลับเข้าไปในกำไรและเสียภาษีเพิ่ม

แต่กรมสรรพากรก็เข้าใจว่าไม่ใช่ทุกการจ่ายเงินจะได้ใบเสร็จ จึงมีแนวทางให้ใช้เอกสารประเภทอื่นทดแทนได้

เอกสาร 4 ประเภทที่ใช้แทนใบเสร็จได้

1. ใบรับเงิน (Receipt)

เอกสารที่ผู้รับเงินออกให้ผู้จ่าย ต้องมีข้อมูล

• ชื่อและที่อยู่ของผู้รับเงิน
• วัน เดือน ปีที่รับเงิน
• ชื่อและที่อยู่ของผู้จ่ายเงิน
• รายละเอียดสินค้าหรือบริการ
• จำนวนเงิน
• ลายมือชื่อผู้รับเงิน

ใบรับเงินเป็นเอกสารพื้นฐานที่สุด ถ้าผู้รับเงินออกให้ครบข้อมูล ก็ใช้ได้เลย

2. ใบสำคัญรับเงิน (Official Receipt Voucher)

ใช้เมื่อบริษัทจ่ายเงินให้บุคคลที่ไม่มีการออกเอกสารรับเงินให้ เช่น จ้างงานรายวัน จ้างฟรีแลนซ์ ผู้จ่ายต้องจัดทำเองและให้ผู้รับเงินเซ็นรับรอง

ข้อมูลที่ต้องมี

• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท (ผู้จ่าย)
• ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประชาชนของผู้รับเงิน
• วันที่และจำนวนเงิน
• รายละเอียดค่าใช้จ่าย
• ลายเซ็นผู้รับเงิน

3. ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน

ใช้สำหรับค่าใช้จ่ายที่จ่ายไปแล้วแต่ไม่สามารถหาหลักฐานการรับเงินได้ เช่น ค่าขนส่งสาธารณะ ค่าจอดรถ ค่าแท็กซี่ ผู้เบิกค่าใช้จ่ายต้องเป็นผู้รับรองว่าจ่ายจริง

เอกสารนี้บริษัทจัดทำแบบฟอร์มขึ้นมาเอง และให้ผู้เบิก (เช่น พนักงาน) เซ็นรับรองว่าค่าใช้จ่ายนั้นเกิดขึ้นจริง

4. ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher)

ใช้เป็นเอกสารควบคุมการจ่ายเงินของกิจการ โดยแนบพร้อมกับเอกสารหลักฐานอื่น เช่น แนบกับบิลเงินสด ใบแจ้งหนี้ หรือสลิปโอนเงิน ใบสำคัญจ่ายไม่ได้ใช้แทนเอกสารรับเงิน แต่ใช้เป็นเอกสารสรุปการจ่ายและเก็บอนุมัติ

ตัวอย่างการใช้งานในชีวิตจริง

ค่าซื้อของจากตลาด — ใช้ใบสำคัญรับเงิน ให้แม่ค้าเซ็นชื่อรับรอง หรือถ้าโอนเงิน ใช้ใบสำคัญจ่าย + สลิปโอน

ค่าแท็กซี่ไปหาลูกค้า — ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จ พนักงานเซ็นรับรองว่าขึ้นแท็กซี่จริง

ค่าจ้างฟรีแลนซ์ออกแบบโลโก้ — ใช้ใบสำคัญรับเงิน ให้ฟรีแลนซ์เซ็นรับเงิน พร้อมสำเนาบัตรประชาชน

ค่าซ่อมแอร์ — ขอให้ช่างออกบิล ถ้าออกไม่ได้ ใช้ใบสำคัญรับเงิน + สลิปโอนเงิน

สิ่งที่ต้องมีเสมอ ไม่ว่าใช้เอกสารแบบไหน

ต้องมีหลักฐานยืนยันการจ่ายเงินจริง เช่น สลิปโอนเงิน หรือรายการในบัญชีธนาคาร เอกสารทุกฉบับต้องระบุชื่อผู้จ่ายและผู้รับ มีวันที่ จำนวนเงิน และรายละเอียดชัดเจน และต้องมีลายเซ็นผู้รับเงินหรือผู้รับรอง

สรุปให้จำได้ง่าย

ถ้าผู้รับเงินออกเอกสารให้ได้ แต่ข้อมูลไม่ครบ → ขอให้เติมข้อมูลให้ครบ

ถ้าผู้รับเงินออกเอกสารไม่ถูกต้องประเภท → ขอให้ออกเอกสารใหม่หรือทำใบสำคัญรับเงินแทน

ถ้าผู้รับเงินไม่ออกเอกสารเลย → บริษัทจัดทำใบสำคัญรับเงินเองและให้ผู้รับเงินเซ็น

ถ้าเป็นค่าใช้จ่ายที่ไม่มีผู้รับเงินชัดเจน → ใช้ใบรับรองแทนใบเสร็จ พร้อมเซ็นรับรองโดยผู้เบิก

รับรองเลยว่าถ้าทำเอกสารให้ครบตั้งแต่แรก จะประหยัดเวลาและเงินภาษีได้มาก เพราะไม่ต้องมาแก้ไขตอนถูกตรวจสอบ

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก