ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบเสร็จ บันทึกบัญชีอย่างไรให้ถูกกฎหมาย

ร้านอาหารซื้อผักจากแม่ค้าในตลาดสดทุกเช้า แม่ค้าไม่มีใบเสร็จให้ บริษัทจ่ายค่าซ่อมแอร์เป็นเงินสด ช่างก็ไม่ออกเอกสารอะไร หรือโอนเงินค่าของให้คนขายออนไลน์แล้วได้แค่แชตพิสูจน์การซื้อ

สถานการณ์พวกนี้เกิดขึ้นบ่อยมากในธุรกิจจริง แล้วจะทำอย่างไรดี? คำตอบคือ "ทำเอกสารแทน" ด้วยสิ่งที่เรียกว่า "ใบสำคัญจ่าย"

ทำไมค่าใช้จ่ายที่ไม่มีใบเสร็จถึงเป็นปัญหา

สรรพากรกำหนดว่าค่าใช้จ่ายที่จะนำไปหักภาษีได้ต้องพิสูจน์ได้ว่า "จ่ายจริง" และ "จ่ายให้ใคร" ถ้าพิสูจน์ไม่ได้ ค่าใช้จ่ายนั้นจะกลายเป็น "ค่าใช้จ่ายต้องห้าม" คือหักไม่ได้ บวกกลับเข้ากำไรและเสียภาษีเพิ่ม

ยกตัวอย่างให้เห็นภาพ บริษัทมีค่าใช้จ่ายไม่มีใบเสร็จ 200,000 บาท ถ้าไม่จัดทำเอกสารแทน กำไรสุทธิจะสูงขึ้น 200,000 บาท แล้วต้องเสียภาษีเพิ่ม 30,000 บาท (อัตรา 15% สำหรับ SME) เห็นไหมว่าแค่เรื่องเอกสารก็กระทบเงินในกระเป๋าได้มาก

3 กรณีที่พบบ่อย และวิธีแก้

กรณีที่ 1 ได้รับบิลเงินสดแต่ข้อมูลไม่ครบ

ผู้ขายออกบิลให้ แต่ไม่ระบุชื่อ ที่อยู่ผู้ขาย หรือระบุผู้ซื้อว่า "สด" ไม่มีชื่อบริษัท

วิธีแก้ไข ขอให้ผู้ขายเขียนข้อมูลเพิ่มในบิล หรือประทับตราร้านที่มีชื่อและที่อยู่ ถ้าไม่มีตรา ขอนามบัตรร้านมาแนบด้วย ส่วนข้อมูลผู้ซื้อ ให้ประทับตราบริษัทหรือเขียนชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียนนิติบุคคล ลงในบิลด้วยมือ

กรณีที่ 2 ได้รับเอกสารที่ไม่ใช่ใบเสร็จ

ช่างออก "ใบรับซ่อม" ให้ บริษัทขนส่งออก "ใบรับส่งสินค้า" ให้ — เอกสารพวกนี้ไม่ถือว่าเป็นหลักฐานการรับเงิน

วิธีแก้ไข ขอให้ผู้รับเงินออกบิลเงินสดที่มีข้อมูลครบ หรือถ้าจ่ายเงินโอน ให้จัดทำ "ใบสำคัญจ่าย" และแนบสลิปการโอนเงินด้วย

กรณีที่ 3 ผู้รับเงินไม่ออกเอกสารใดเลย

แม่ค้าตลาดสดไม่มีอะไรให้ เพียงแต่เขียนรายการสินค้าและราคาลงกระดาษ

วิธีแก้ไข จัดทำ "ใบสำคัญจ่าย" เฉพาะ โดยระบุ

• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของบริษัท
• ชื่อ ที่อยู่ เลขบัตรประชาชน และเบอร์โทรของผู้รับเงิน
• รายละเอียดสิ่งที่ซื้อ จำนวน หน่วย ราคา
• ลายเซ็นผู้รับเงิน

ใบสำคัญจ่ายคืออะไร

ใบสำคัญจ่าย (Payment Voucher) คือเอกสารที่บริษัทจัดทำขึ้นเอง เพื่อเป็นหลักฐานว่าจ่ายเงินให้ใคร เท่าไร เพื่ออะไร โดยผู้รับเงินต้องลงลายมือชื่อรับรองในเอกสาร

เอกสารนี้สรรพากรยอมรับได้ แต่ต้องมีข้อมูลที่ครบถ้วนและมีหลักฐานประกอบ เช่น สลิปโอนเงิน หรือสำเนาบัตรประชาชนผู้รับเงิน

เปลี่ยนมาโอนเงินแทนจ่ายสด — วิธีที่ดีที่สุด

บอกได้เลยว่าวิธีที่ดีที่สุดคือเปลี่ยนจากจ่ายเป็นเงินสด มาเป็นโอนเงินจากบัญชีบริษัทแทน เพราะ

1. มีหลักฐานในบัญชีธนาคารชัดเจน
2. มีสลิปโอนที่แนบกับใบสำคัญจ่ายได้
3. ลดความเสี่ยงเรื่องเงินทอนและการสูญหาย
4. ทำให้การตรวจสอบบัญชีง่ายขึ้นมาก

ในยุคที่ QR Code พร้อมเพย์ใช้งานง่ายมาก แม่ค้าตลาดสดส่วนใหญ่ก็รับโอนได้แล้ว ลองเปลี่ยนวิธีการจ่ายดู

ถ้าทำเอกสารถูกต้อง ประหยัดภาษีได้จริง

ขอยกตัวอย่างให้เห็น บริษัทร้านอาหารมีค่าวัตถุดิบจากตลาดสดเดือนละ 80,000 บาท ถ้าไม่ทำเอกสาร ค่าใช้จ่าย 80,000 บาทนี้หักไม่ได้ กำไรสูงขึ้น เสียภาษีเพิ่ม 12,000 บาท (80,000 × 15%)

แต่ถ้าจัดทำใบสำคัญจ่ายและมีลายเซ็นผู้รับเงินทุกครั้ง ค่าใช้จ่าย 80,000 บาทหักได้ ประหยัดภาษีได้ 12,000 บาทต่อเดือน หรือ 144,000 บาทต่อปี มากพอสมควรเลย

เคล็ดลับสำหรับธุรกิจที่ซื้อจากตลาดทุกวัน

ถ้าซื้อจากแม่ค้ารายเดิมเป็นประจำ ให้พิมพ์ใบสำคัญจ่ายแบบฟิลล์-อิน ที่มีข้อมูลผู้ขายตายตัวไว้ล่วงหน้าแล้ว แค่ให้แม่ค้าเขียนจำนวน ราคา และเซ็นชื่อทุกวัน แค่นี้ก็จบ ใช้เวลาไม่ถึงนาที

บอกได้เลยว่าธุรกิจร้านอาหารที่ทำแบบนี้อย่างสม่ำเสมอ จะผ่านการตรวจสอบบัญชีได้สบายมาก เพราะมีเอกสารครบทุกรายการ

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก