GR และ IR คืออะไร ระบบที่ช่วยให้เจ้าของร้านไม่เสียเงินฟรี

สั่งของจากซัพพลายเออร์ 50 กล่อง ของมาถึงก็เซ็นรับแล้วเก็บเข้าโกดังทันที

พอนับสต็อกเดือนหน้าถึงรู้ว่าของขาดหายไป 5 กล่อง แต่จ่ายเงินครบไปแล้ว

นี่คือปัญหาที่เจ้าของร้านเจออยู่บ่อย ๆ และระบบ GR กับ IR ช่วยแก้ได้ตั้งแต่ต้น

GR และ IR คืออะไร

GR (Goods Receipt) = ขั้นตอนตรวจสอบของที่ซัพพลายเออร์ส่งมา ว่าครบตามที่สั่งไหม สภาพดีไหม ก่อนเก็บเข้าคลัง

IR (Invoice Receipt) = ขั้นตอนตรวจสอบใบแจ้งหนี้จากซัพพลายเออร์ ว่าตัวเลขตรงกับที่สั่งและที่รับมาจริงหรือเปล่า ก่อนกดอนุมัติจ่ายเงิน

สองระบบนี้ทำงานต่อเนื่องกัน — GR เกิดก่อน ตอนของมาถึง / IR เกิดหลัง ตอนซัพพลายเออร์ส่งบิลมาเก็บเงิน

ปัญหาที่เกิดเมื่อไม่มี GR

ร้านส่วนใหญ่ทำแบบนี้: ของมาส่ง เซ็นรับ เก็บเข้าโกดัง ไม่มีการตรวจสอบเลย

ผลที่ตามมา:

• ของขาดหายแต่ไม่รู้ว่าขาดตั้งแต่ซัพพลายเออร์ส่งหรือหายในโกดัง
• ของเสียหายแต่แจ้งช้า ซัพพลายเออร์ไม่รับผิดชอบแล้ว
• ตัวเลขสต็อกในระบบไม่ตรงกับของจริง พอปิดงบการเงินปวดหัว

วิธีทำ GR ที่ถูกต้อง:

1. เปรียบเทียบของที่มาส่งกับใบสั่งซื้อ (PO) ทีละรายการ
2. นับจำนวนให้ครบ
3. ตรวจสภาพ ถ้าเสียหายถ่ายรูปไว้เลย
4. ทำเอกสาร GR Note บันทึกว่ารับของจำนวนเท่าไหร่ วันที่เท่าไหร่
5. เก็บเอกสารไว้เป็นหลักฐาน

ปัญหาที่เกิดเมื่อไม่มี IR

ซัพพลายเออร์ส่งบิลมา — จ่ายเลย

แต่บางครั้ง:

• บิลคิดเงินเกินกว่าที่ตกลงกัน
• คิดเงินสินค้าที่ยังไม่ได้รับ
• บิลซ้ำกันสองใบสำหรับรายการเดียวกัน

วิธีทำ IR ที่ถูกต้อง:

1. เปรียบเทียบราคาในบิลกับใบสั่งซื้อ (PO) ว่าตรงกันไหม
2. เปรียบเทียบจำนวนในบิลกับเอกสาร GR ว่าตรงกับที่รับมาจริงไหม
3. ตรวจว่าเป็นบิลใหม่หรือเคยจ่ายไปแล้ว
4. ถ้าครบทุกข้อจึงอนุมัติจ่ายเงิน

เปรียบให้เห็นภาพชัดขึ้น

GR | IR

ทำเมื่อไหร่ | ของมาถึง | บิลมาถึง

ตรวจอะไร | ของ ปริมาณ สภาพ | ราคา จำนวน ความซ้ำซ้อน

เปรียบเหมือน | คนเฝ้าประตูโกดัง | คนตรวจบัญชีก่อนโอนเงิน

ป้องกันอะไร | ของขาด ของเสียหาย สต็อกผิดพลาด | จ่ายเกิน จ่ายซ้ำ โดนโกง

ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญกับงบการเงิน

ปัญหาที่พบบ่อยตอนปิดงบการเงินคือสต็อกในระบบไม่ตรงกับของจริง ซึ่งมีสาเหตุหลักมาจากการรับของเข้าคลังโดยไม่ได้บันทึกให้ตรง

ถ้ามีระบบ GR ที่ดี:

• ตัวเลขสต็อกถูกต้องตลอดเวลา
• งบการเงินแสดงมูลค่าสินทรัพย์ที่แม่นยำ
• ผู้สอบบัญชีตรวจง่าย ไม่ต้องมาแก้ย้อนหลัง

เริ่มทำได้เลย แม้ไม่มีซอฟต์แวร์

สำหรับร้านที่ยังไม่พร้อมลงทุนระบบใหญ่ ทำแบบง่าย ๆ ได้เลย:

• สมุดรับของ: จดวันที่ ซัพพลายเออร์ รายการ จำนวนที่รับจริง
• สมุดตรวจบิล: จดเลขบิล วันที่ ราคา ว่าตรงกับ PO ไหม จ่ายแล้วหรือยัง

แค่นี้ก็ช่วยลดปัญหาได้มากโดยไม่ต้องลงทุนอะไรเพิ่ม

สรุป

GR คือการตรวจของก่อนเก็บ / IR คือการตรวจบิลก่อนจ่าย ทั้งสองขั้นตอนนี้ดูเหมือนเพิ่มงาน แต่จริง ๆ แล้วช่วยประหยัดเงิน ลดสต็อกผิดพลาด และทำให้งบการเงินปิดได้ง่ายขึ้น เจ้าของร้านที่ยังทำแบบเก่า (ของมาเซ็นรับทันที บิลมาจ่ายทันที) ลองเพิ่ม 2 ขั้นตอนนี้เข้าไปดู

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก