หนังสือรับรองรายได้คืออะไร เจ้าของร้านต้องออกให้พนักงานอย่างไร

พนักงานมาขอ "หนังสือรับรองรายได้" เพื่อไปกู้บ้าน — เจ้าของร้านหลายคนยังงงว่าต้องทำยังไง ใส่ข้อมูลอะไรบ้าง

เอกสารนี้ไม่ยาก แต่ถ้าออกผิดหรือข้อมูลไม่ครบ พนักงานใช้ไม่ได้ แล้วก็กลับมาขอใหม่อยู่ดี เสียเวลาสองฝ่าย

หนังสือรับรองรายได้คืออะไร

หนังสือรับรองรายได้ คือเอกสารที่นายจ้างออกให้พนักงาน เพื่อยืนยันสถานะการทำงานและจำนวนรายได้ ใช้เป็นหลักฐานในการทำธุรกรรมการเงิน

มี 2 รูปแบบหลัก:

สำหรับพนักงานประจำ → ออกเป็น "หนังสือรับรองเงินเดือน"

สำหรับฟรีแลนซ์/พนักงานอิสระ → ออกเป็น "หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ)"

ข้อมูลที่ต้องมีในหนังสือรับรองเงินเดือน

หนังสือที่ออกให้พนักงานประจำต้องมีข้อมูลครบดังนี้:

1. ระบุชัดเจนที่หัวเอกสารว่า "หนังสือรับรองเงินเดือน"
2. ชื่อของบริษัท
3. ชื่อ นามสกุล และตำแหน่งของพนักงาน
4. อัตราเงินเดือน ณ วันที่ออกเอกสาร
5. วันเริ่มต้นทำงาน
6. วัตถุประสงค์การใช้งาน — ระบุว่าออกเพื่ออะไร เช่น "เพื่อใช้ยื่นขอสินเชื่อกับธนาคาร"
7. วันที่ออกเอกสาร
8. ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ + ตราประทับบริษัท

ข้อสุดท้ายสำคัญมาก — ถ้าไม่มีลายเซ็นและตราประทับ ธนาคารอาจไม่รับ

กรณีพนักงานอิสระ/ฟรีแลนซ์

ถ้าจ้างฟรีแลนซ์แล้วเขาต้องการหลักฐานรายได้ สามารถออก ใบ 50 ทวิ (หนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย) ให้ได้

ใบ 50 ทวิ ทำหน้าที่ 2 อย่าง:

1. เป็นหลักฐานรายได้ให้ฟรีแลนซ์
2. ใช้ขอคืนภาษีได้เมื่อยื่นแบบ ภ.ง.ด.90/91

กฎคือ: ต้องออก 50 ทวิ ทันทีหลังจ่ายเงินและหักภาษี ณ ที่จ่าย

หนังสือรับรองรายได้มีอายุเท่าไหร่

อายุของเอกสารขึ้นอยู่กับว่าเอาไปใช้ทำอะไร:

วัตถุประสงค์ | อายุเอกสาร

ยื่นกู้สินเชื่อ / สมัครบัตรเครดิต | ไม่เกิน 30 วันนับจากวันออก

ยื่นขอวีซ่า | ไม่เกิน 30 วัน

ยื่นกับหน่วยงานราชการ | ไม่เกิน 90 วัน

เพราะงั้น ถ้าพนักงานขอหนังสือและไม่ได้ใช้ทันที — อาจต้องมาขอออกใหม่ถ้าหมดอายุ

หนังสือรับรองรายได้ใช้ทำอะไรได้บ้าง

• ยื่นขอสินเชื่อธนาคาร (กู้บ้าน กู้รถ)
• สมัครบัตรเครดิต
• ยื่นขอวีซ่าเดินทางต่างประเทศ
• ยื่นกับหน่วยงานราชการต่าง ๆ

วงเงินบัตรเครดิตและสินเชื่อที่พนักงานได้รับ มักขึ้นอยู่กับตัวเลขในหนังสือรับรองรายได้โดยตรง

ข้อควรระวังสำหรับนายจ้าง

ห้ามเขียนรายได้เกินความเป็นจริง — ถือเป็นการปลอมแปลงเอกสาร ผลทางกฎหมายหนักมาก

ตรวจข้อมูลให้ครบก่อนออก — ชื่อ ตำแหน่ง เงินเดือน วันเริ่มงาน ต้องตรงกับข้อมูลจริงในระบบ

มีตราประทับทุกครั้ง — เพิ่มความน่าเชื่อถือและลดโอกาสปลอมแปลง

เก็บสำเนาไว้ — ในกรณีที่ต้องอ้างอิงในภายหลัง

เคล็ดลับทำให้ง่าย

สร้างเทมเพลตหนังสือรับรองไว้ล่วงหน้า เว้นช่องสำหรับกรอก ชื่อพนักงาน เงินเดือน วันเริ่มงาน วัตถุประสงค์ และวันที่ออก — เวลาพนักงานขอก็กรอกได้ทันที ไม่ต้องพิมพ์ใหม่ทุกครั้ง

สรุป

หนังสือรับรองรายได้เป็นเอกสารสำคัญที่เจ้าของธุรกิจทุกคนที่มีพนักงานต้องรู้วิธีออก ออกให้ถูกต้องครบถ้วน ลายเซ็นตราประทับครบ แค่นี้พนักงานก็นำไปใช้ได้เลยโดยไม่มีปัญหา

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก