วิธีทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านค้า มือใหม่ทำได้ด้วยตัวเอง

เปิดร้านบน Shopee หรือ TikTok Shop ได้สักพักแล้ว แต่พอถึงเวลาดูยอดเงินปลายเดือน กลับงงว่า "เงินหายไปไหน?" แบบนี้คุ้นมั้ย? ต้องบอกเลยว่านี่คือปัญหาที่เจ้าของร้านออนไลน์ส่วนใหญ่เจอ และมันแก้ได้ง่ายมาก ๆ ถ้าเริ่มทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายอย่างถูกวิธีตั้งแต่วันนี้

ทำไมต้องทำบัญชีรายรับ-รายจ่าย?

หลายคนคิดว่าบัญชีเป็นเรื่องของนักบัญชีหรือบริษัทใหญ่ แต่จริง ๆ แล้วแม้แต่ร้านขายของออนไลน์เล็ก ๆ ก็ต้องทำ เพราะ:

1. รู้ว่ากำไรจริงหรือขาดทุน — ยอดขายสูงไม่ได้แปลว่ากำไร ต้องหักต้นทุน ค่าส่ง ค่าบรรจุภัณฑ์ ค่าโฆษณาออกก่อน

2. วางแผนสต๊อกสินค้าได้แม่นขึ้น — รู้ว่าสินค้าตัวไหนขายดี ตัวไหนขายช้า จัดซื้อได้ไม่กองสต๊อก

3. ยื่นภาษีได้ถูกต้อง — สรรพากรอาจตรวจสอบย้อนหลังได้ 5 ปี มีบัญชีไว้ช่วยได้มาก

4. ขอสินเชื่อหรือลงทุนต่อ — ธนาคารดูข้อมูลรายรับ-รายจ่ายก่อนอนุมัติกู้เสมอ

บัญชีรายรับ-รายจ่าย คืออะไร?

พูดง่าย ๆ คือการจดบันทึกว่าแต่ละวัน/เดือน มีเงินเข้าเท่าไหร่ มีเงินออกเท่าไหร่ แล้วนำมาหักกัน

• รายรับ (Income) = ยอดขายสินค้า, ค่าบริการ, เงินรับจาก Shopee/TikTok Shop/Lazada
• รายจ่าย (Expense) = ต้นทุนสินค้า, ค่าส่ง, ค่าบรรจุภัณฑ์, ค่าโฆษณา, ค่าเช่าพื้นที่ออนไลน์

ผลต่างระหว่างสองอย่างนี้คือ กำไรหรือขาดทุน ของธุรกิจคุณ

5 หมวดรายจ่ายที่ร้านออนไลน์ต้องบันทึก

เจ้าของร้านหลายคนบันทึกแค่ยอดขาย แต่ลืมจดรายจ่าย ทำให้คิดว่ากำไรดีทั้งที่จริงแทบไม่เหลือ หมวดที่ต้องจดให้ครบ:

1. ต้นทุนสินค้า — ราคาซื้อสินค้ามา ไม่ว่าจะจากซัพพลายเออร์หรือผลิตเอง

2. ค่าจัดส่ง — ทั้งค่าส่งที่คุณจ่ายให้ขนส่ง และส่วนที่แพลตฟอร์มหักออก

3. ค่าธรรมเนียมแพลตฟอร์ม — Shopee เก็บ GP, TikTok Shop มีค่าคอมมิชชัน ต้องจดทุกบาท

4. ค่าโฆษณา — Boost โพสต์, ซื้อ Ads บน TikTok, ค่าจ้างรีวิวเวอร์

5. ค่าบรรจุภัณฑ์ — กล่อง, เทป, ฟองน้ำ, สติ๊กเกอร์ รวมกันทั้งเดือน

วิธีทำบัญชีรายรับ-รายจ่ายแบบง่าย ๆ

วิธีที่ 1: จดในสมุดหรือ Google Sheets

เหมาะสำหรับร้านที่เพิ่งเริ่ม มียอดออเดอร์ไม่เยอะ วิธีทำ:

1. แบ่งตาราง 4 คอลัมน์: วันที่, รายการ, รายรับ, รายจ่าย
2. จดทุกรายการทุกวัน ห้ามสะสม
3. สรุปยอดทุกสัปดาห์และทุกเดือน

ข้อดี: ฟรี, ทำเองได้ทันที ข้อเสีย: เสียเวลา, เสี่ยงจดผิด, ทำรายงานยาก

วิธีที่ 2: ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์

เหมาะสำหรับร้านที่ขายดีแล้ว มีออเดอร์มากกว่า 20 รายการ/วัน โปรแกรมจะช่วย:

• บันทึกรายรับ-รายจ่ายอัตโนมัติ
• ออกรายงานกำไร-ขาดทุนได้ทันที
• เชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มขายของออนไลน์
• ออกใบกำกับภาษีและใบเสร็จได้ในคลิกเดียว

ตัวอย่างบัญชีรายรับ-รายจ่ายร้านออนไลน์ (1 เดือน)

ลองดูตัวอย่างร้านขายเสื้อผ้าบน Shopee:

รายการ | จำนวน

ยอดขาย (รายรับ) | 85,000 บาท

ต้นทุนสินค้า | -42,000 บาท

ค่าส่ง | -8,500 บาท

ค่าธรรมเนียม Shopee | -4,250 บาท

ค่าโฆษณา | -5,000 บาท

ค่ากล่อง/บรรจุภัณฑ์ | -2,000 บาท

กำไรสุทธิ | 23,250 บาท

เห็นมั้ยว่า ยอดขาย 85,000 บาท กำไรจริง ๆ แค่ 23,250 บาท ถ้าไม่บันทึกละเอียด คิดว่ากำไรเยอะทั้งที่จริงไม่ใช่

ข้อผิดพลาดที่มือใหม่มักทำ

ผิดพลาด #1: บันทึกยอดขายอย่างเดียว ไม่บันทึกรายจ่าย แก้ไข: กำหนดเวลาทุกเย็นหลังปิดร้าน จดรายจ่ายวันนั้นให้ครบก่อนนอน

ผิดพลาด #2: ปนเงินส่วนตัวกับเงินร้าน แก้ไข: เปิดบัญชีธนาคารแยกสำหรับร้านโดยเฉพาะ เงินส่วนตัวห้ามใช้กับร้านเด็ดขาด

ผิดพลาด #3: ลืมบันทึกค่าใช้จ่ายเล็ก ๆ แก้ไข: กล่องแค่ 5 บาท ค่าเทป 3 บาท ก็ต้องบันทึก เพราะสะสมเดือนละหลายร้อยบาทได้

ผิดพลาด #4: ไม่สำรองข้อมูล แก้ไข: ใช้โปรแกรมออนไลน์ที่เก็บข้อมูลบน Cloud จะปลอดภัยกว่ากระดาษมาก

เริ่มต้นได้เลยตั้งแต่วันนี้

ไม่ต้องรอให้ร้านโตก่อน ยิ่งเริ่มเร็วยิ่งดี เพราะข้อมูลที่สะสมไว้จะช่วยให้คุณตัดสินใจธุรกิจได้แม่นขึ้นทุกเดือน

เริ่มง่าย ๆ ด้วย 3 ขั้นตอน:

1. เปิดบัญชีธนาคารแยกสำหรับร้าน
2. เลือกวิธีบันทึก (Google Sheets หรือโปรแกรมบัญชี)
3. จดทุกรายการตั้งแต่วันนี้ ไม่ข้ามวัน

MooMoo Next ช่วยให้คุณจัดการบัญชีรายรับ-รายจ่ายได้ง่ายขึ้นมาก ไม่ต้องนับตัวเลขเองทุกอย่าง ระบบจัดการให้อัตโนมัติ รายงานกำไร-ขาดทุนดูได้ทันที ไม่ว่าจะขายบน Shopee, TikTok Shop, หรือ Lazada

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก