5 เอกสารสินค้าคงเหลือที่ร้านค้าทุกร้านต้องมี

ถ้าร้านค้าไม่มีเอกสารสินค้าคงเหลือ ก็เหมือนบริหารสต็อกโดยเดาสุ่ม นอกจากไม่รู้ว่ามีของเท่าไหร่ ยังอาจทำให้บัญชีผิด ภาษีผิด และตรวจสต็อกไม่ผ่าน

มาดูกันว่า 5 เอกสารที่ต้องมีคืออะไรบ้าง

1. ใบรับสินค้า (Goods Received Note - GRN)

ใช้เมื่อรับสินค้าจากซัพพลายเออร์ ระบุ

• ชื่อสินค้าและจำนวนที่รับ
• วันที่รับสินค้า
• ชื่อผู้ส่งของ
• ลายเซ็นผู้รับ

ทำไมสำคัญ: ยืนยันว่าสินค้าที่รับมาตรงกับที่สั่งซื้อ และใช้เป็นหลักฐานในการบันทึกสินค้าเข้าสต็อก ถ้าไม่มี GRN เกิดปัญหาของหายหรือขาดจำนวน จะไม่มีหลักฐานโต้แย้งซัพพลายเออร์ได้

2. ใบส่งสินค้า (Delivery Note หรือ Packing List)

ใช้เมื่อส่งสินค้าให้ลูกค้า ระบุ

• ชื่อและที่อยู่ลูกค้า
• รายการสินค้าและจำนวน
• วันที่ส่ง
• ลายเซ็นผู้รับ (ฝั่งลูกค้า)

ทำไมสำคัญ: เป็นหลักฐานว่าส่งสินค้าแล้ว ใช้ยืนยันเมื่อลูกค้าอ้างว่าไม่ได้รับของ และใช้บันทึกสินค้าออกจากสต็อก

3. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)

ออกเมื่อขายสินค้าหรือให้บริการ (สำหรับผู้จด VAT) หรือออกเป็นใบเสร็จรับเงิน/ใบส่งสินค้าสำหรับผู้ไม่ได้จด VAT

ทำไมสำคัญ: เป็นหลักฐานการขาย ใช้บันทึกรายได้ และเป็นเอกสารที่ลูกค้าต้องการเพื่อขอหักค่าใช้จ่าย

4. สต็อกการ์ด (Stock Card)

บันทึกการเคลื่อนไหวของสินค้าแต่ละ SKU ในรูปแบบตาราง ประกอบด้วย

• วันที่
• รายการเข้า (รับสินค้า)
• รายการออก (ขายหรือจ่าย)
• ยอดคงเหลือ

ทำไมสำคัญ: ให้เห็นประวัติการเคลื่อนไหวสินค้าทุกรายการ เมื่อตรวจนับสต็อกแล้วพบผลต่าง ก็สามารถย้อนหาสาเหตุได้จากสต็อกการ์ด

5. รายงานสินค้าคงเหลือ (Inventory Report)

สรุปยอดสินค้าคงเหลือ ณ วันที่กำหนด พร้อมมูลค่า ใช้สำหรับ

• รายงานต่อผู้บริหาร
• ประกอบการทำงบการเงิน
• ยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล (ต้องระบุมูลค่าสินค้าคงเหลือในงบ)

ทำไมสำคัญ: ถ้ามูลค่าสินค้าในรายงานไม่ตรงกับความเป็นจริง งบการเงินก็ผิดพลาด และอาจเกิดปัญหากับสรรพากรได้

เอกสารเหล่านี้เชื่อมกันอย่างไร?

``` ซื้อสินค้า → ใบรับสินค้า → บันทึกใน Stock Card (เพิ่มสต็อก) ขายสินค้า → ใบส่งสินค้า + ใบกำกับภาษี → บันทึกใน Stock Card (ลดสต็อก) สิ้นงวด → รายงานสินค้าคงเหลือ → ใช้ทำบัญชีและภาษี ```

ถ้าทุกขั้นตอนมีเอกสารครบ การตรวจสต็อกปลายปีจะไม่ใช่เรื่องน่ากลัว

MooMoo Next ช่วยออกใบกำกับภาษีและบันทึกรายการขายอัตโนมัติ ทำให้ Stock Card และรายงานสินค้าคงเหลืออัปเดตแบบ real-time โดยไม่ต้องนับสต็อกมือ

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก