ค่าใช้จ่ายทางบัญชี vs ค่าใช้จ่ายทางภาษี ต่างกันยังไง? เจ้าของร้านต้องรู้

เคยเจอสถานการณ์แบบนี้ไหม? ธุรกิจปีนี้กำไรไม่มาก แต่พอได้รับใบแจ้งภาษีมา ตัวเลขสูงกว่าที่คาด หรือบางคนบันทึกค่าใช้จ่ายครบทุกรายการแล้วแต่นักบัญชีบอกว่า "รายการนี้หักภาษีไม่ได้" แล้วก็งงว่าจ่ายเงินออกไปจริง ๆ ทำไมถึงหักไม่ได้?

ต้องบอกเลยว่าปัญหานี้เกิดขึ้นกับเจ้าของกิจการมือใหม่แทบทุกคน เพราะมีความเข้าใจผิดพลาดที่พบบ่อยมาก นั่นคือ คิดว่าค่าใช้จ่ายทุกรายการที่บันทึกในบัญชี สามารถนำไปหักลดภาษีได้ทั้งหมด แต่ในความเป็นจริง ไม่ใช่อย่างนั้น

ทำความเข้าใจก่อน: ค่าใช้จ่ายคืออะไร?

ค่าใช้จ่ายในธุรกิจคือเงินทุกบาทที่กิจการจ่ายออกไปเพื่อให้ธุรกิจดำเนินงานได้ ไม่ว่าจะเป็นค่าสินค้า เงินเดือนพนักงาน ค่าเช่าออฟฟิศ ค่าน้ำค่าไฟ ค่าขนส่ง หรือค่าบริการต่าง ๆ

ดูเหมือนง่าย แต่พอพูดถึงการ "นำค่าใช้จ่ายมาหักภาษี" เรื่องนี้มีกฎเกณฑ์ที่ต้องรู้ เพราะกฎหมายบัญชีและกฎหมายภาษีมองค่าใช้จ่ายด้วยสายตาที่ต่างกัน

ค่าใช้จ่ายทางบัญชี คืออะไร?

ค่าใช้จ่ายทางบัญชี คือค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นจากการดำเนินงานของกิจการในแต่ละรอบบัญชี สอดคล้องกับมาตรฐานการบัญชี โดยรายการเหล่านี้จะถูกบันทึกในระบบบัญชีและแสดงผลในงบการเงิน

หลักการง่าย ๆ คือ ค่าใช้จ่ายทางบัญชีสะท้อน "ต้นทุนที่แท้จริงของการดำเนินธุรกิจ" ตามมาตรฐานการบัญชีไทย ซึ่งเน้นที่ความถูกต้องและความน่าเชื่อถือของงบการเงิน

ตัวอย่างค่าใช้จ่ายทางบัญชีทั่วไป:

• เงินเดือนและค่าแรงพนักงาน
• ค่าเช่าสถานที่ประกอบการ
• ค่าน้ำ ค่าไฟ ค่าโทรศัพท์
• ค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ถาวร
• ค่าประกันสุขภาพพนักงาน
• ค่าใช้จ่ายสำนักงานทั่วไป

ค่าใช้จ่ายทางภาษี คืออะไร?

ค่าใช้จ่ายทางภาษี คือค่าใช้จ่ายที่กฎหมายภาษีอากร (ประมวลรัษฎากร) อนุญาตให้นำมาหักออกจากรายได้เพื่อคำนวณกำไรสุทธิสำหรับเสียภาษี

ค่าใช้จ่ายทางภาษีต้องผ่านเงื่อนไข 3 ข้อ:

1. เป็นรายจ่ายที่เกี่ยวข้องกับการประกอบกิจการ
2. มีเอกสารหลักฐานครบถ้วน (ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หรือหลักฐานผู้รับเงิน)
3. ไม่เป็น "ค่าใช้จ่ายต้องห้าม" ตามประมวลรัษฎากร

ประเด็นสำคัญคือ ค่าใช้จ่ายทางบัญชีทุกรายการอาจไม่ใช่ค่าใช้จ่ายทางภาษี แต่ค่าใช้จ่ายทางภาษีมักเป็นส่วนหนึ่งของค่าใช้จ่ายทางบัญชีด้วย

ค่าใช้จ่ายต้องห้าม คืออะไร?

นี่คือหัวใจของเรื่อง — ค่าใช้จ่ายต้องห้ามตามประมวลรัษฎากรมาตรา 65 ตรี คือรายจ่ายที่บันทึกในบัญชีได้แต่สรรพากรไม่ยอมรับให้หักออกจากรายได้เพื่อคำนวณภาษี จึงต้องถูก "บวกกลับ" เมื่อคำนวณกำไรทางภาษี

ค่าใช้จ่ายต้องห้ามที่พบบ่อยในกิจการ SME:

1. รายจ่ายที่ไม่มีเอกสารหลักฐาน จ่ายเงินออกไปแต่ไม่มีใบเสร็จ ใบกำกับภาษี หรือหลักฐานผู้รับเงิน สรรพากรถือว่าพิสูจน์ไม่ได้ว่าเกี่ยวกับกิจการจริง

2. รายจ่ายส่วนตัว ไม่เกี่ยวกับกิจการ ซื้อของใช้ส่วนตัว ค่าท่องเที่ยวส่วนตัว ค่าใช้จ่ายครอบครัว การให้โดยเสน่หา รายจ่ายเหล่านี้ไม่ก่อให้เกิดรายได้ของกิจการ จึงหักภาษีไม่ได้

3. ค่ารับรองที่เกินเพดาน กิจการมีค่ารับรองลูกค้าหรือคู่ค้าได้ แต่ต้องไม่เกินคนละ 2,000 บาทต่อครั้ง และรวมกันไม่เกิน 0.3% ของรายได้ก่อนหักรายจ่าย หรือจำนวนเงินทุนที่ชำระแล้ว แล้วแต่อย่างใดจะมากกว่า โดยเพดานรวมสูงสุดไม่เกิน 10 ล้านบาท ส่วนที่เกินถือเป็นรายจ่ายต้องห้าม

4. รายจ่ายที่มีลักษณะเป็นการลงทุน ค่าต่อเติมอาคาร รีโนเวตออฟฟิศ หรือซื้อเครื่องจักรที่ทำให้สินทรัพย์อายุการใช้งานยาวขึ้น ไม่สามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายได้ทันทีทั้งจำนวน ต้องบันทึกเป็นสินทรัพย์แล้วตัดค่าเสื่อมราคาทีละปี

5. ค่าปรับ เบี้ยปรับ เงินเพิ่มตามกฎหมายภาษีอากร ค่าปรับยื่นภาษีล่าช้า หรือเงินเพิ่มจากสรรพากร ถือเป็นบทลงโทษทางกฎหมาย ไม่ใช่ต้นทุนดำเนินธุรกิจ

6. ภาษีเงินได้นิติบุคคล ตัวภาษีเองก็เป็นรายจ่ายต้องห้าม คือไม่สามารถนำตัวเลขภาษีที่เสียมาหักออกอีกครั้ง

กรณีพิเศษ: ค่าใช้จ่ายที่หักได้ 2 เท่า

กฎหมายภาษีมีมาตรการส่งเสริมบางประเภทที่อนุญาตให้หักค่าใช้จ่ายได้มากกว่าที่จ่ายจริง เช่น หักได้ 2 เท่า ซึ่งเป็นประโยชน์มากสำหรับกิจการที่ลงทุนในด้านต่าง ๆ เหล่านี้:

• ค่าฝึกอบรมหรือพัฒนาบุคลากร (หลักสูตรที่ได้รับการรับรอง)
• ค่าจ้างงานผู้สูงอายุที่มีอายุ 60 ปีขึ้นไป
• ค่าจ้างคนพิการ
• ค่าใช้จ่ายในการวิจัยและพัฒนา (R&D) ที่มีคุณสมบัติตามที่กำหนด

รับรองเลยว่ามาตรการเหล่านี้เปลี่ยนแปลงได้ตามนโยบายรัฐ ควรติดตามข่าวสารจากกรมสรรพากรเป็นระยะ

ตัวอย่างจริง: กำไรทางบัญชี ≠ กำไรทางภาษี

ลองดูตัวอย่างบริษัท A ที่ทำธุรกิจซื้อ-ขายสินค้า ทุนจดทะเบียน 1,000,000 บาท มีรายได้ 1,500,000 บาท ค่าใช้จ่ายรวม 1,000,000 บาท → กำไรทางบัญชี 500,000 บาท

แต่ในค่าใช้จ่าย 1,000,000 บาทนั้น มีรายการต้องห้ามหลายอย่าง:

รายการ | บัญชียอมรับ | ภาษียอมรับ | ต้องบวกกลับ

ประกันสุขภาพครอบครัวกรรมการ 30,000 | ใช่ | ไม่ | 30,000

ค่าเลี้ยงรับรองลูกค้า 70,000 | ใช่ | แค่ 4,500 | 65,500

ค่าปรับภาษีล่าช้า 18,000 | ใช่ | ไม่ | 18,000

ค่าปรับปรุงอาคาร 150,000 | เป็นสินทรัพย์ | เฉพาะค่าเสื่อม | บวกกลับส่วนต่าง

ค่าใช้จ่ายไม่มีใบเสร็จ 20,000 | ใช่ | ไม่ | 20,000

เงินบริจาคส่วนตัว 30,000 | ใช่ | ไม่ | 30,000

เมื่อบวกกลับรายการต้องห้ามทั้งหมด กำไรทางภาษีจะสูงกว่ากำไรทางบัญชีอย่างมีนัยสำคัญ ส่งผลให้ภาษีที่ต้องจ่ายสูงกว่าที่คาดไว้

อัตราภาษีเงินได้นิติบุคคล SME (ปัจจุบัน)

สำหรับกิจการที่เข้าเกณฑ์ SME คือ รายได้จากการขายสินค้าหรือให้บริการไม่เกิน 30 ล้านบาท และทุนจดทะเบียนชำระแล้วไม่เกิน 5 ล้านบาท จะได้รับอัตราภาษีพิเศษ:

• กำไรสุทธิส่วนที่ไม่เกิน 300,000 บาท → ยกเว้นภาษี
• กำไรสุทธิส่วน 300,001 – 3,000,000 บาท → 15%
• กำไรสุทธิส่วนที่เกิน 3,000,000 บาท → 20%

คำถามที่เจ้าของร้านถามบ่อย

Q: ไม่มีใบเสร็จ จะทำยังไง? ถ้าจ่ายเงินออกไปแต่ไม่มีใบเสร็จ รายการนั้นจะกลายเป็นค่าใช้จ่ายต้องห้ามทันที ยกเว้นจะมีหลักฐานอื่นที่พิสูจน์ได้ว่าเกิดขึ้นจริงและเกี่ยวกับกิจการ เช่น สัญญา บันทึกการโอนเงิน หรือใบแจ้งหนี้ แต่ที่ดีที่สุดคือขอใบเสร็จทุกครั้ง

Q: ค่าใช้จ่ายส่วนตัวของเจ้าของร้านบันทึกในบัญชีบริษัทได้ไหม? บันทึกในบัญชีได้ในแง่เทคนิค แต่สรรพากรจะถือว่าเป็นรายจ่ายต้องห้าม และในทางปฏิบัติควรแยกบัญชีส่วนตัวกับบัญชีธุรกิจออกจากกันให้ชัดเจน

Q: ทำไมกำไรน้อยแต่ต้องเสียภาษีมาก? เพราะกำไรในงบการเงิน (กำไรทางบัญชี) ต่างจากกำไรที่ใช้คำนวณภาษี (กำไรทางภาษี) เมื่อบวกรายจ่ายต้องห้ามกลับเข้าไป กำไรทางภาษีจะสูงขึ้น ทำให้ภาษีสูงตามไปด้วย

MooMoo Next ช่วยจัดการเรื่องนี้อย่างไร?

การแยกค่าใช้จ่ายทางบัญชีออกจากค่าใช้จ่ายทางภาษีต้องการความรู้และความใส่ใจในรายละเอียด ซึ่งเป็นเรื่องที่ซับซ้อนสำหรับเจ้าของร้านที่ต้องดูแลทุกอย่างในธุรกิจ

MooMoo Next ระบบบัญชี AI สำหรับเจ้าของร้านออนไลน์และ SME ช่วยให้บันทึกค่าใช้จ่ายได้อย่างถูกต้องตั้งแต่ต้น ระบบแจ้งเตือนเมื่อมีรายการที่ควรระวัง เช่น ค่าใช้จ่ายที่ไม่มีเอกสารประกอบ และช่วยให้เจ้าของร้านเข้าใจความแตกต่างระหว่างกำไรในงบการเงินกับกำไรที่ใช้เสียภาษี เพื่อไม่ให้ตกใจกับตัวเลขภาษีในช่วงยื่นแบบ

ต้องบอกเลยว่าการวางรากฐานบัญชีให้ถูกต้องตั้งแต่วันแรกจะช่วยประหยัดเงินและเวลาได้มากในระยะยาว

สรุป

ค่าใช้จ่ายทางบัญชีและค่าใช้จ่ายทางภาษีไม่ใช่สิ่งเดียวกัน เจ้าของกิจการควรเข้าใจว่า:

• ค่าใช้จ่ายบางรายการบันทึกในบัญชีได้ แต่สรรพากรไม่ยอมรับ
• ค่าใช้จ่ายต้องห้ามต้องถูกบวกกลับตอนคำนวณกำไรทางภาษี
• กำไรทางภาษีมักสูงกว่ากำไรทางบัญชีเพราะเหตุนี้
• การมีเอกสารหลักฐานครบถ้วนทุกรายการคือเกราะป้องกันที่ดีที่สุด

เมื่อเข้าใจหลักการนี้แล้ว การวางแผนภาษีจะทำได้ง่ายขึ้น ไม่ต้องเจอเซอร์ไพรส์ตอนยื่นแบบ

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก