เกณฑ์คงค้างกับเกณฑ์เงินสด ต่างกันอย่างไร ใช้แบบไหนดีกว่า

"ขายได้ 200,000 บาทเดือนนี้ แต่รับเงินจริงแค่ 80,000 บาท แล้วควรบันทึกรายได้เท่าไหร่?" คำถามนี้มีคำตอบที่ต่างกัน ขึ้นอยู่กับว่าใช้เกณฑ์อะไรในการทำบัญชี

เกณฑ์เงินสด (Cash Basis)

บันทึกรายได้เมื่อรับเงินจริง บันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อจ่ายเงินจริง ง่ายที่สุด เข้าใจง่ายที่สุด และตรงกับความรู้สึกของคนทั่วไปมากที่สุด

ตัวอย่าง ขายสินค้า 100,000 บาท ลูกค้าจ่าย 30 วันข้างหน้า เดือนนี้บันทึกรายได้ 0 บาท เดือนหน้าเมื่อรับเงินแล้วจึงบันทึก 100,000 บาท

ข้อดี ง่าย ตรงกับเงินในบัญชีจริง เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่ขายเงินสด

ข้อเสีย ไม่สะท้อนผลการดำเนินงานจริง กำไรอาจสูงหรือต่ำเกินจริงในแต่ละเดือน และไม่ใช่วิธีที่กฎหมายบัญชีไทยยอมรับสำหรับนิติบุคคล

เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis)

บันทึกรายได้เมื่อ "เกิดขึ้น" ไม่ว่าจะรับเงินแล้วหรือยัง บันทึกค่าใช้จ่ายเมื่อ "เกิดขึ้น" ไม่ว่าจะจ่ายเงินแล้วหรือยัง

ตัวอย่าง ขายสินค้า 100,000 บาท เดือนนี้บันทึกรายได้ 100,000 บาท และบันทึกลูกหนี้ 100,000 บาท ทันที เดือนหน้าเมื่อรับเงินแล้ว ล้างลูกหนี้เป็นเงินสด

ข้อดี สะท้อนผลการดำเนินงานจริงในแต่ละงวด เหมาะสำหรับการวิเคราะห์ธุรกิจ เป็นมาตรฐานสากล

ข้อเสีย ซับซ้อนกว่า ต้องติดตามลูกหนี้-เจ้าหนี้ และกำไรในงบอาจไม่ตรงกับเงินสดที่มีจริง

กฎหมายไทยใช้แบบไหน

กฎหมายบัญชีและภาษีไทยกำหนดให้นิติบุคคล (บริษัทจำกัด ห้างหุ้นส่วนจำกัด) ต้องใช้เกณฑ์คงค้างในการทำบัญชีและยื่นภาษี

ดังนั้น ถ้าคุณมีบริษัทจำกัด ไม่มีทางเลือก ต้องใช้เกณฑ์คงค้าง

สำหรับบุคคลธรรมดาที่ทำธุรกิจ มีความยืดหยุ่นมากกว่า บางกรณีใช้เกณฑ์เงินสดได้ แต่ควรปรึกษานักบัญชีก่อน

ทำไมกำไรกับเงินสดถึงต่างกัน

เพราะใช้เกณฑ์คงค้าง! รายได้บันทึกเมื่อขาย แต่เงินสดเข้ามาเมื่อลูกค้าจ่าย ช่วงเวลาระหว่างนั้น กำไรมีในงบ แต่เงินสดยังไม่มีในมือ

นั่นคือทำไมธุรกิจที่มีกำไรดีในงบการเงิน อาจยังมีปัญหาสภาพคล่องได้

ตัวอย่างเปรียบเทียบ

ร้านขายของออนไลน์เดือนมีนาคม

• ขายสินค้า Shopee 300,000 บาท (Shopee จ่ายเงินเดือนเมษายน)
• ค่าโฆษณา Facebook 50,000 บาท (ตัดบัตรเครดิตแล้ว)
• ต้นทุนสินค้า 150,000 บาท

เกณฑ์คงค้าง รายได้มีนาคม = 300,000, ค่าใช้จ่าย = 200,000, กำไร = 100,000

เกณฑ์เงินสด รายได้มีนาคม = 0 (ยังไม่ได้รับเงิน), ค่าใช้จ่าย = 50,000 (ที่จ่ายแล้วเท่านั้น), กำไร = -50,000

เห็นไหมว่าตัวเลขต่างกันมาก แต่กฎหมายให้ใช้เกณฑ์คงค้าง

บอกได้เลยว่าเจ้าของธุรกิจที่เข้าใจเรื่องนี้ จะไม่แปลกใจเวลางบการเงินบอกว่ากำไร แต่กระเป๋าแห้ง

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก