หลังจดบริษัทต้องทำอะไรบ้าง? เช็กลิสต์ 7 ขั้นตอนที่ต้องทำทันที

หลายคนคิดว่าพอจดทะเบียนบริษัทได้ใบรับรองมาแล้ว งานก็เสร็จแล้ว แต่จริง ๆ นั่นแค่จุดเริ่มต้น

ยังมีสิ่งที่ต้องทำต่ออีกหลายอย่าง ซึ่งถ้าละเลยหรือทำช้า อาจโดนค่าปรับหรือมีปัญหาในอนาคต มาดูว่ามีอะไรบ้างที่ต้องทำทันทีหลังจดบริษัท

1. เปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัท

นี่คือสิ่งแรกที่ควรทำ เพราะทุกรายรับและรายจ่ายของบริษัทต้องผ่านบัญชีนี้ ห้ามปะปนกับบัญชีส่วนตัวเด็ดขาด

เอกสารที่ต้องเตรียม:

• หนังสือรับรองบริษัท (อายุไม่เกิน 3 เดือน)
• รายการจดทะเบียน บอจ.3 หรือ บอจ.4
• ตราประทับ (ถ้ามี)
• บัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5)
• รายงานการประชุมที่มีมติขอเปิดบัญชี (บางธนาคารไม่ต้องแล้ว)
• สำเนาบัตรประชาชนของกรรมการที่มีอำนาจลงนาม

เมื่อเปิดบัญชีได้แล้ว ผู้ถือหุ้นนำเงินทุนที่ชำระแล้วฝากเข้าบัญชีบริษัททันที

2. จัดทำใบหุ้นและสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น

เอกสาร 2 ชิ้นนี้หลายบริษัทละเลย แต่มีบทลงโทษถ้าไม่จัดทำ

ใบหุ้น คือเอกสารที่บริษัทต้องออกให้ผู้ถือหุ้นทุกคน เพื่อเป็นหลักฐานความเป็นเจ้าของ ต้องระบุ ชื่อบริษัท เลขหมายหุ้น มูลค่าหุ้น จำนวนเงินที่ชำระแล้ว ชื่อผู้ถือหุ้น และลายเซ็นกรรมการอย่างน้อย 1 คน

สมุดทะเบียนผู้ถือหุ้น คือบันทึกประวัติหุ้นทั้งหมดของบริษัทตั้งแต่วันก่อตั้ง รวมถึงการเปลี่ยนแปลง การโอนหุ้น เพิ่มทุน-ลดทุน ต้องเก็บไว้ที่สำนักงานใหญ่

ผู้ถือหุ้นทุกคนมีสิทธิขอดูสมุดทะเบียนผู้ถือหุ้นได้

3. จัดประชุมสามัญครั้งแรกภายใน 6 เดือน

บริษัทจำกัดต้องจัดประชุมใหญ่สามัญผู้ถือหุ้นครั้งแรกภายใน 6 เดือน นับแต่วันจดทะเบียน

หลังการประชุมสามัญครั้งต่อไป ต้องจัดทุก 12 เดือน

หลังประชุมแต่ละครั้ง: ต้องนำส่งสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น (บอจ.5) ต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้าภายใน 14 วัน ทำได้ผ่านระบบ DBD e-Filing

4. ติดตั้งป้ายบริษัทและแสดงเอกสาร

เอกสารที่ต้องแสดงไว้ในที่เปิดเผยและมองเห็นได้ง่ายในสำนักงาน:

• ใบสำคัญแสดงการจดทะเบียนห้างหุ้นส่วนบริษัท (รับมาตอนจดทะเบียน)
• ใบทะเบียนพาณิชย์ (ถ้ามี)
• ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม ภ.พ.20 (ถ้าจด VAT)

ถ้าไม่แสดงใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม มีโทษปรับไม่เกิน 5,000 บาท

เรื่องป้ายชื่อบริษัท: การติดตั้งป้ายมีกฎหมายกำกับ และต้องเสียภาษีป้ายประจำปี ควรปรึกษาสำนักงานเขตในพื้นที่ก่อนติดตั้ง

5. จด VAT (ถ้าจำเป็น)

การจดทะเบียนบริษัทและการจด VAT เป็นคนละเรื่องกัน ไม่ได้บังคับจด VAT ตอนจดบริษัท

จด VAT เมื่อ:

• รายได้เกิน 1.8 ล้านบาท/ปี (บังคับ ต้องจดภายใน 30 วัน)
• หรือจดก่อนถ้าต้องการขอคืน VAT หรือออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ

หลังจด VAT จะได้รับ ใบทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (ภ.พ.20) ซึ่งต้องแสดงในที่เปิดเผย

6. ตั้งระบบบัญชีตั้งแต่วันแรก

บริษัทจำกัดต้องทำบัญชีตามมาตรฐาน ประกอบด้วย:

• บัญชีรายวัน (เงินสด เงินฝาก สมุดรายวันซื้อ-ขาย-จ่าย)
• บัญชีแยกประเภท (สินทรัพย์ หนี้สิน ทุน รายได้ ค่าใช้จ่าย)
• บัญชีสต๊อกสินค้า

จัดหาผู้ทำบัญชี: ต้องมีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติ (วุฒิปริญญาตรีบัญชีหรืออนุปริญญา สำหรับบริษัทขนาดเล็ก) และต้องจ้างผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบงบทุกปี

ถ้าไม่สะดวกจ้างนักบัญชีประจำ สำนักงานบัญชีภายนอกก็ดูแลได้ในราคา 2,000–5,000 บาท/เดือน

7. จัดเก็บเอกสารให้ครบ

เอกสารบัญชีต้องเก็บไว้ที่บริษัทอย่างน้อย 5 ปี และเอกสารภาษีอย่างน้อย 5–7 ปี (สรรพากรมีอำนาจตรวจย้อนหลังได้ถึง 10 ปี)

เอกสารที่ต้องเก็บ:

• ใบกำกับภาษีขาออก/ขาเข้า
• ใบเสร็จรับเงินและใบกำกับสินค้า
• สัญญาต่าง ๆ
• ใบสำคัญจ่าย
• งบการเงินและรายงานการสอบบัญชีทุกปี

ค่าปรับที่ต้องระวัง

รายการ | ค่าปรับ

ไม่แสดงใบทะเบียน VAT | ปรับไม่เกิน 5,000 บาท

ส่งงบการเงินช้า | ปรับตามกฎหมายบัญชี

ไม่ส่ง บอจ.5 หลังประชุม | ปรับตามกฎหมาย

งบการเงินไม่มีผู้สอบบัญชีรับรอง | ปรับตามกฎหมาย

ไม่จดทะเบียน VAT เมื่อถึงเกณฑ์ | ภาษีย้อนหลัง + เบี้ยปรับ + เงินเพิ่ม

เริ่มต้นบริษัทอย่างถูกต้องตั้งแต่วันแรก คือการลงทุนที่คุ้มค่าที่สุด MooMoo Next ช่วยตั้งระบบบัญชีได้ทันที ออกเอกสารในนามบริษัท บันทึกทุกรายรับรายจ่าย จัดการสต๊อก และดูรายงานทางการเงินได้ตลอดเวลา

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก