ใบวางบิล ใบแจ้งหนี้ คืออะไร ต่างกันยังไง ใช้เมื่อไหร่?

ร้านออนไลน์หลายร้านส่งใบแจ้งหนี้ให้ลูกค้าแล้วลูกค้าถามกลับมาว่า "ขอใบวางบิลได้มั้ย?" หรือบางทีก็ตรงข้าม เจ้าของร้านก็สับสนว่าสองอย่างนี้ต่างกันยังไง ต้องออกแบบไหนให้ถูกต้อง? มาทำความเข้าใจกัน

ใบวางบิล (Billing Note) คืออะไร?

ใบวางบิลคือ เอกสารที่ผู้ขายใช้แจ้งให้ผู้ซื้อชำระเงิน มักใช้ในกรณีที่มีการซื้อขายหลายรายการในช่วงเวลาหนึ่ง แล้วมารวมบิลเรียกเก็บเงินพร้อมกัน

ตัวอย่าง: ร้านของคุณส่งสินค้าให้บริษัท A ทุกสัปดาห์ ปลายเดือนออกใบวางบิลรวมทุกรายการของเดือนนั้นมาเป็นใบเดียว เรียกว่า "วางบิล" — บริษัท A มีเวลา 30 วันในการชำระ

ใบแจ้งหนี้ (Invoice) คืออะไร?

ใบแจ้งหนี้หรือ Invoice คือ เอกสารที่แสดงรายละเอียดสินค้า/บริการและยอดที่ต้องชำระ ออกทันทีหลังส่งสินค้าหรือให้บริการ

ในทางปฏิบัติของธุรกิจไทย ใบแจ้งหนี้มักออกพร้อมกับใบกำกับภาษีหรือแยกออกมาต่างหาก

ความเหมือนและความต่าง

ประเด็น | ใบวางบิล | ใบแจ้งหนี้

วัตถุประสงค์ | แจ้งให้ชำระเงิน | แสดงรายการและยอดค้าง

ออกเมื่อไหร่ | ตามรอบที่ตกลง (เช่น ปลายเดือน) | ทันทีหลังส่งสินค้า/บริการ

รวมหลายรายการได้ | ได้ | ได้

ผลทางกฎหมาย | เหมือนกัน | เหมือนกัน

ใช้ในธุรกิจ B2B | นิยมมาก | นิยมมาก

ในความเป็นจริง ในไทยมักใช้สองคำนี้แทนกันได้ และหลายบริษัทใช้เอกสารฉบับเดียวทำหน้าที่ทั้งสองอย่างพร้อมกัน

กระบวนการออกเอกสารที่ถูกต้อง

สำหรับการขายแบบรอบบิล (Credit Term):

1. ส่งสินค้า → ออกใบส่งสินค้า + ใบกำกับภาษี
2. ปลายเดือน → ออกใบวางบิล รวมทุกรายการของเดือน
3. ลูกค้าชำระเงิน → ออกใบเสร็จรับเงิน

สำหรับการขายแบบจ่ายทันที:

1. ขายสินค้า → ออกใบกำกับภาษี/ใบเสร็จรับเงินทันที
2. ไม่จำเป็นต้องมีใบวางบิล

ข้อมูลที่ใบวางบิลต้องมี

• ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ขายและผู้ซื้อ
• วันที่ออกและวันครบกำหนดชำระ
• รายการใบกำกับภาษีที่รวมอยู่ในบิลนี้
• ยอดรวมที่ต้องชำระ
• เงื่อนไขการชำระเงิน (เช่น ภายใน 30 วัน)
• ข้อมูลบัญชีธนาคารสำหรับโอนเงิน

ร้านออนไลน์บน Shopee/TikTok Shop ต้องออกใบวางบิลมั้ย?

ถ้าขายปลีกให้ลูกค้าบุคคลทั่วไป ส่วนใหญ่ไม่จำเป็น เพราะลูกค้าจ่ายเงินพร้อมกับการสั่งซื้อผ่านแพลตฟอร์ม

แต่ถ้าขายส่งให้บริษัทหรือร้านค้า แล้วตกลงเครดิตเทอม (จ่ายทีหลัง 15-30 วัน) การออกใบวางบิลรวมยอดปลายเดือนเป็นเรื่องปกติมาก

MooMooNext ออกใบวางบิลและใบแจ้งหนี้ได้ในคลิกเดียว ดึงข้อมูลจากใบกำกับภาษีที่ออกไปแล้วมาคำนวณยอดรวมให้อัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์เองทุกครั้ง

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก