ใบเพิ่มหนี้ และใบลดหนี้ คืออะไร ต้องใช้เมื่อไหร่?

ธุรกิจออกใบกำกับภาษีไปแล้ว แต่ราคาต้องปรับ — ไม่ว่าจะเพิ่มขึ้นหรือลดลง คุณต้องออกเอกสารเพิ่มเติม แต่ละกรณีใช้เอกสารต่างกัน มาดูกันว่าใช้อะไรเมื่อไหร่

ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) คืออะไร?

ใบเพิ่มหนี้คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เพื่อแจ้งว่า มูลค่าสินค้า/บริการเพิ่มขึ้นจากที่ระบุในใบกำกับภาษีเดิม ผู้ซื้อต้องจ่ายเงินเพิ่ม

กรณีที่ออกใบเพิ่มหนี้:

• ราคาสินค้าเดิมบันทึกต่ำกว่าที่ตกลงกัน
• สินค้าส่งเกินจำนวนที่สั่ง และตกลงให้ผู้ซื้อรับเพิ่ม
• มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ตกลงกันภายหลัง เช่น ค่าขนส่งพิเศษ

ใบลดหนี้ (Credit Note) คืออะไร?

ใบลดหนี้คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เพื่อแจ้งว่า มูลค่าสินค้า/บริการลดลงจากที่ระบุในใบกำกับภาษีเดิม ผู้ซื้อได้รับเครดิตหรือคืนเงิน

กรณีที่ออกใบลดหนี้:

• ลูกค้าคืนสินค้าบางส่วนหรือทั้งหมด
• ให้ส่วนลดหลังการขาย
• สินค้าเสียหาย ลดราคาให้ลูกค้า
• ราคาเดิมบันทึกสูงเกินกว่าที่ตกลง

ผลกระทบต่อ VAT

นี่คือประเด็นสำคัญที่ทำให้ต้องออกเอกสารเหล่านี้:

ใบเพิ่มหนี้:

• ผู้ขาย: ภาษีขายเพิ่มขึ้น → ต้องนำส่งเพิ่ม
• ผู้ซื้อ: ภาษีซื้อเพิ่มขึ้น → หักได้เพิ่ม

ใบลดหนี้:

• ผู้ขาย: ภาษีขายลดลง → นำส่งน้อยลง
• ผู้ซื้อ: ภาษีซื้อลดลง → หักได้น้อยลง

ตัวอย่างจริง: ออกใบกำกับภาษีมูลค่า 50,000 บาท + VAT 3,500 บาท ต่อมาพบว่าราคาสินค้าผิด ต้องปรับเพิ่ม 5,000 บาท ต้องออกใบเพิ่มหนี้ 5,000 บาท + VAT 350 บาท ทั้งสองฝ่ายปรับยอดในการยื่น VAT เดือนนั้น

ข้อมูลที่ต้องมีในใบเพิ่มหนี้/ลดหนี้

กฎหมายกำหนดว่าต้องมี:

1. คำว่า "ใบเพิ่มหนี้" หรือ "ใบลดหนี้" ชัดเจน
2. เลขที่เอกสาร
3. วันที่ออก
4. ข้อมูลผู้ขายและผู้ซื้อ (ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษี)
5. อ้างอิงใบกำกับภาษีเดิม (เลขที่ วันที่)
6. เหตุผลที่ออกเอกสาร
7. ยอดที่ปรับและ VAT ที่เปลี่ยนแปลง

ออกเมื่อไหร่ดีที่สุด?

กฎหมายกำหนดว่าต้องออกภายใน 30 วัน นับจากวันที่เกิดเหตุ (คืนสินค้า, ตกลงปรับราคา ฯลฯ) แต่แนะนำให้ออกทันที เพื่อให้นำไปใช้ปรับยอด VAT ในเดือนที่เกิดเหตุได้เลย

ข้อสังเกตพิเศษ

ผู้ออกเอกสารต้องเป็น ผู้ขาย เสมอ ผู้ซื้อไม่สามารถออกใบเพิ่มหนี้/ลดหนี้แทนผู้ขายได้

ในทางปฏิบัติ ถ้าลูกค้าส่งเอกสารขอลดราคามาให้คุณ (บางครั้งเรียกว่า Debit Note ฝั่งลูกค้า) คุณต้องออก Credit Note ตอบกลับด้วย

MooMooNext รองรับการออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ที่เชื่อมโยงกับใบกำกับภาษีเดิมโดยอัตโนมัติ คำนวณ VAT ที่ต้องปรับให้ครบทุกรายการ

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก