E-Document เอกสารอิเล็กทรอนิกส์คืออะไร ดีกว่ากระดาษอย่างไร

เอกสารกระดาษยังเป็นปัญหาของหลายธุรกิจ — กองสูง หาไม่เจอตอนต้องการ หายเพราะน้ำท่วมหรือไฟไหม้ และต้องเปลืองพื้นที่เก็บ

ระบบ E-Document คือคำตอบที่หลายธุรกิจใหญ่เปลี่ยนไปใช้แล้ว และตอนนี้ SME ก็ทำได้ไม่ยากเลย

E-Document คืออะไร

E-Document (Electronic Document) หรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ คือเอกสารที่สร้าง ส่ง รับ และเก็บรักษาในรูปแบบดิจิทัล สามารถเรียกดูและอ้างอิงได้ในภายหลัง และเนื้อหาจะไม่เปลี่ยนแปลงจากต้นฉบับ

E-Document ครอบคลุมเอกสารทุกประเภท ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จ สัญญา รายงาน หรือเอกสารทางการเงิน

E-Document มีกี่ประเภท

แบ่งตามระดับความน่าเชื่อถือทางกฎหมาย:

1. เอกสารที่ไม่ลงลายมือชื่อ (Unsigned E-Document)

ใช้สำหรับเอกสารภายในที่ไม่ต้องการผลทางกฎหมายจากภายนอก เช่น:

• บันทึกภายในองค์กร
• รายงานการประชุม
• เอกสารประกอบการทำงานทั่วไป

ระบบยังมีการบันทึกว่าใครสร้าง ใครแก้ไข เมื่อไหร่ แต่ไม่มีลายเซ็นรับรอง

2. เอกสารที่ลงลายมือชื่อดิจิทัล (Signed E-Document)

ใช้สำหรับเอกสารที่ต้องการผลทางกฎหมาย เช่น:

• สัญญาซื้อขาย
• ใบแจ้งหนี้
• เอกสารทางการเงิน

ใช้เทคโนโลยีเข้ารหัสป้องกันการปลอมแปลง ลายเซ็นดิจิทัลตรวจสอบความถูกต้องได้ และไม่สามารถแก้ไขเอกสารหลังลงนามได้

ข้อดีของ E-Document เทียบกับกระดาษ

จัดการง่ายขึ้นมาก

เก็บในคลาวด์ ค้นหาด้วย keyword ได้ทันที ไม่ต้องค้นในกองกระดาษ มีการจัดหมวดหมู่อัตโนมัติ และตั้งวันหมดอายุเอกสารได้

ทำงานได้ทุกอุปกรณ์

ใช้ผ่านมือถือ แท็บเลต หรือคอมพิวเตอร์ได้ ทั้ง Windows, macOS, iOS, Android ไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็เข้าถึงเอกสารได้

กำหนดสิทธิ์การเข้าถึง

กำหนดได้ว่าใครดูได้ ใครแก้ได้ ใครส่งต่อได้ ระบบบันทึกทุกการกระทำ ตรวจสอบย้อนหลังได้ว่าใครทำอะไรกับเอกสาร

ลดต้นทุน

ไม่มีค่ากระดาษ ค่าหมึกพิมพ์ ค่าจัดเก็บกล่องเอกสาร ค่าส่งเอกสาร ธุรกิจบางแห่งประหยัดได้หลายหมื่นบาทต่อปี

ปลอดภัยกว่า

เอกสารกระดาษหายได้ เสียหายจากน้ำหรือไฟ E-Document มีระบบสำรองข้อมูลอัตโนมัติ เข้ารหัสข้อมูล และยืนยันตัวตนหลายขั้นตอน

ตัวอย่างการใช้งานในธุรกิจ SME

• ออกใบเสร็จและใบแจ้งหนี้ออนไลน์ — ส่งทางอีเมลทันที ไม่ต้องพิมพ์และส่งไปรษณีย์
• สัญญาเช่าหรือสัญญาซื้อขาย — ลงนามดิจิทัลได้โดยไม่ต้องนัดมาเซ็น
• อนุมัติเอกสารภายใน — ผู้อนุมัติทำได้จากมือถือได้ทุกที่ทุกเวลา
• เก็บเอกสารภาษี — เก็บใบกำกับภาษีออนไลน์ 5-10 ปีตามกฎหมาย ไม่กลัวหาย

E-Document กับกฎหมายไทย

ตาม พ.ร.บ. ว่าด้วยธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ พ.ศ. 2544 เอกสารอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมายเทียบเท่าเอกสารกระดาษ ขอแค่:

• เนื้อหาสามารถเข้าถึงและอ้างอิงได้ในภายหลัง
• ไม่มีการเปลี่ยนแปลงเนื้อหา
• ระบุตัวผู้ส่งและผู้รับได้

สรุป

E-Document ไม่ใช่เรื่องไกลตัวสำหรับ SME อีกต่อไป แค่เริ่มจากเล็ก ๆ เช่น ส่งใบเสร็จทางอีเมลแทนพิมพ์กระดาษ หรือเก็บใบกำกับภาษีเป็น PDF — แค่นี้ก็ลดงานได้เยอะแล้ว

ธุรกิจที่เปลี่ยนมาใช้ E-Document เร็ว จะมีต้นทุนการจัดการเอกสารต่ำกว่าคู่แข่งในระยะยาว รับรองว่าคุ้มค่าแน่นอน

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก