e-Tax Invoice คืออะไร มีกี่แบบ ใครต้องใช้บ้าง

ใบกำกับภาษีกระดาษที่เคยต้องพิมพ์ ส่งจริง เก็บจริง กำลังถูกแทนที่ด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด บทความนี้อธิบายว่า e-Tax Invoice คืออะไร และธุรกิจขนาดไหนควรใช้แบบไหน

e-Tax Invoice คืออะไร

e-Tax Invoice หรือ ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ คือการออกใบกำกับภาษีในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล แทนกระดาษ โดยมีการลงลายเซ็นดิจิทัลหรือประทับรับรองเวลาเพื่อยืนยันความถูกต้อง และส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรได้โดยตรง

เอกสารที่แปลงเป็นอิเล็กทรอนิกส์ได้มี 4 ประเภท:

1. ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
2. ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note)
3. ใบลดหนี้ (Credit Note)
4. ใบรับ (Receipt)

e-Tax Invoice มีกี่แบบ

แบบที่ 1: e-Tax Invoice & Receipt (เต็มรูปแบบ)

เหมาะสำหรับกิจการที่จดทะเบียน VAT ทุกขนาด ไม่จำกัดรายได้

ต้องจัดทำในรูปแบบไฟล์ .xml และมีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) ทุกครั้ง

ส่งข้อมูลให้กรมสรรพากรผ่านช่องทาง:

• Host to Host (เชื่อมตรงกับระบบสรรพากร)
• Service Provider (ผ่านบริษัทตัวแทน เช่น INET)
• Web Upload

แบบที่ 2: e-Tax Invoice by Email

เหมาะสำหรับกิจการ SME ที่จดทะเบียน VAT และ รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี

ออกเป็นไฟล์ PDF/A-3 แล้วส่งอีเมลให้ลูกค้า พร้อม CC ไปที่ csemail@etax.teda.th ระบบจะประทับ Time Stamp อัตโนมัติ และส่งกลับให้ทั้งผู้ขายและลูกค้า

ง่ายกว่าแบบแรก เหมาะกับธุรกิจที่ยังไม่มีระบบ ERP ใหญ่

ความแตกต่างสรุป

เรื่อง | e-Tax Invoice เต็มรูป | e-Tax Invoice by Email

ขนาดกิจการ | ทุกขนาด | รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท/ปี

รูปแบบไฟล์ | .xml | PDF/A-3

การรับรอง | Digital Signature | Time Stamp ผ่านอีเมล

ความยาก | ซับซ้อนกว่า | ง่ายกว่า เหมาะ SME

คุณสมบัติสำหรับ e-Tax Invoice by Email

ก่อนสมัคร ต้องตรงเงื่อนไขนี้:

1. จดทะเบียน VAT แล้ว
2. รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาทต่อปี (นับตั้งแต่ปีภาษี 2558)
3. ยังไม่ได้รับอนุมัติระบบ e-Tax Invoice เต็มรูปแบบ
4. ไม่มีประวัติหลบเลี่ยงภาษีหรือใช้ใบกำกับภาษีปลอม

ข้อดีของการใช้ e-Tax Invoice

• ลดต้นทุนค่ากระดาษและการส่งเอกสาร
• จัดเก็บง่าย ค้นหาได้เร็ว ไม่กลัวเอกสารหาย
• ส่งข้อมูลให้สรรพากรอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงข้อผิดพลาด
• ลูกค้าได้รับเอกสารทันที ไม่ต้องรอทางไปรษณีย์

ข้อควรระวัง

ไฟล์ e-Tax Invoice ต้องไม่ใช่ภาพสแกน (ห้ามเป็นรูปภาพเด็ดขาด) และต้องเป็น Text จริงในไฟล์ ขนาดไม่เกิน 3 MB ต่อ 1 ไฟล์

การออกใบกำกับภาษีโดยไม่จด VAT หรือออกโดยไม่มีการขายจริง ถือเป็น ใบกำกับภาษีปลอม มีโทษจำคุก ทั้งผู้ออกและผู้ใช้

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก