ออกใบเสร็จรับเงิน 3 วิธี เลือกแบบไหนให้เหมาะกับร้านของคุณ

กฎหมายกำหนดให้ร้านค้าต้องออกใบเสร็จรับเงินทุกครั้งที่รับเงินมูลค่า 100 บาทขึ้นไป แม้ลูกค้าไม่ได้ขอก็ตาม

แต่จะออกยังไงดี — เขียนมือ ทำ Excel หรือใช้โปรแกรม?

คำตอบขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจและจำนวนรายการที่ออกต่อวัน

3 วิธีออกใบเสร็จรับเงิน

วิธีที่ 1: เขียนมือ

บิลเงินสดกระดาษคาร์บอนที่เห็นตามร้านชำ ตลาดสด หรือร้านเล็ก ๆ ทั่วไป

เหมาะกับ: ร้านที่มีรายการน้อยมากต่อวัน เช่น ร้านชำย่านบ้าน ร้านในตลาดนัด

ข้อดี:

• ทำได้ทันที ไม่ต้องลงทุนอะไร
• ค่าใช้จ่ายต่ำมาก

ข้อจำกัด:

• ผิดพลาดง่าย ลายมือไม่ชัด ข้อมูลไม่ครบ
• เก็บเอกสารยาก สูญหายได้ง่าย
• ความน่าเชื่อถือต่ำถ้าใช้กับลูกค้าธุรกิจ (B2B)

วิธีที่ 2: ใช้ Excel หรือ Word

พิมพ์ใบเสร็จในไฟล์ที่ทำเองหรือดาวน์โหลด Template จากอินเทอร์เน็ต

เหมาะกับ: ธุรกิจเริ่มต้นที่ยังไม่มีระบบบัญชี มีรายการไม่มาก

ข้อดี:

• เอกสารดูเป็นมาตรฐานมากกว่าการเขียนมือ
• แก้ไขและพิมพ์ซ้ำได้
• ไม่มีค่าใช้จ่ายรายเดือน

ข้อจำกัด:

• คีย์ข้อมูลเองทุกครั้ง เสี่ยงผิดพลาด
• ไม่เชื่อมกับระบบบัญชี ต้องบันทึกซ้ำอีกครั้ง
• ค้นหาเอกสารย้อนหลังยาก ถ้าไฟล์เยอะหรือไม่จัดเป็นระเบียบ

วิธีที่ 3: ใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์

ออกใบเสร็จผ่านซอฟต์แวร์บัญชี ระบบจัดการเอกสารและบัญชีในที่เดียว

เหมาะกับ: ธุรกิจที่มีรายการหลายรายการต่อวัน ทำธุรกิจ B2B หรือต้องการให้บัญชีถูกต้องครบถ้วน

ข้อดี:

• ลดความผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูล
• บันทึกบัญชีอัตโนมัติเมื่อออกใบเสร็จ
• รองรับการออกใบกำกับภาษีร่วมด้วย
• ค้นหา ตรวจสอบ และดูย้อนหลังได้ง่าย
• ส่งให้ลูกค้าทางอีเมลหรือ LINE ได้ทันที

ข้อจำกัด:

• มีค่าใช้จ่ายรายเดือนหรือรายปี

เปรียบให้เห็นชัดขึ้น

รายการ | เขียนมือ | Excel/Word | โปรแกรมบัญชี

ค่าใช้จ่าย | ต่ำมาก | ต่ำ | ปานกลาง

ความถูกต้อง | ต่ำ | ปานกลาง | สูง

เชื่อมบัญชีได้ | ไม่ | ไม่ | ได้

เหมาะกับขนาด | เล็กมาก | เล็ก-กลาง | ทุกขนาด

3 สิ่งที่ต้องตรวจสอบในใบเสร็จทุกใบ

ก่อนออกใบเสร็จหรือส่งให้ลูกค้า ตรวจ 3 ส่วนนี้เสมอ:

1. ข้อมูลผู้ซื้อและผู้ขาย ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีต้องครบและถูกต้อง (กรณีออกใบกำกับภาษีแบบเต็มรูปต้องมีข้อมูลผู้ซื้อด้วย)

2. วันที่และเลขที่เอกสาร ต้องระบุวันที่จริงที่รับเงิน และเลขที่เอกสารต้องเรียงลำดับให้ตรวจสอบได้

3. รายละเอียดสินค้าและราคา ระบุชื่อสินค้าหรือบริการ จำนวน ราคาต่อหน่วย และรวม VAT (ถ้าออกเป็นใบกำกับภาษี)

สรุป

ร้านเล็กที่ขายไม่กี่ชิ้นต่อวันใช้เขียนมือก็พอ ถ้าเริ่มมีลูกค้าเยอะขึ้นหรือต้องทำบัญชีจริงจัง ลองเปลี่ยนไปใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ช่วยให้ออกใบเสร็จได้ถูกต้อง บัญชีสมดุล และตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกเมื่อ

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก