PR และ PO คืออะไร เอกสารสั่งซื้อที่เจ้าของร้านควรรู้จัก

สั่งซื้อของจากซัพพลายเออร์แค่โทรบอกปากเปล่า — แล้วพอของมาถึงกลายเป็นผิดสเปค ราคาไม่ตรง หรือจำนวนขาด ใครรับผิดชอบ?

ปัญหาพวกนี้ป้องกันได้ถ้ามีระบบเอกสารที่ดี และสองเอกสารที่ต้องรู้จักคือ PR (ใบขอซื้อ) และ PO (ใบสั่งซื้อ)

PR คืออะไร

PR (Purchase Requisition) หรือใบขอซื้อ คือเอกสารภายในองค์กรที่แผนกหรือพนักงานใช้แจ้งว่าต้องการซื้ออะไร

ยังไม่ใช่การสั่งซื้อจริง — เป็นแค่การขออนุมัติว่า "ขอซื้อสิ่งนี้ได้ไหม?"

ขั้นตอน:

1. พนักงานหรือแผนกที่ต้องการสินค้ากรอกใบ PR
2. ระบุสินค้า จำนวน เหตุผล และงบประมาณที่เกี่ยวข้อง
3. ส่งให้หัวหน้าหรือผู้มีอำนาจอนุมัติ
4. เมื่ออนุมัติแล้ว ฝ่ายจัดซื้อจึงออก PO ต่อ

PO คืออะไร

PO (Purchase Order) หรือใบสั่งซื้อ คือเอกสารทางการที่ส่งให้ซัพพลายเออร์เพื่อยืนยันการสั่งซื้อ

เมื่อซัพพลายเออร์ตอบรับ PO นั้นมีผลผูกพันทางกฎหมาย — ทั้งสองฝ่ายต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขที่ระบุไว้

ขั้นตอน:

1. ฝ่ายจัดซื้อออก PO หลังจาก PR ได้รับอนุมัติ
2. ส่ง PO ให้ซัพพลายเออร์
3. เก็บสำเนาไว้ตรวจสอบเมื่อของมาถึง และใช้ประกอบการจ่ายเงิน

PR กับ PO ต่างกันอย่างไร

รายการ | PR (ใบขอซื้อ) | PO (ใบสั่งซื้อ)

ออกโดย | พนักงาน/แผนกที่ต้องการของ | ฝ่ายจัดซื้อ

ส่งให้ใคร | หัวหน้า/ผู้มีอำนาจอนุมัติภายใน | ซัพพลายเออร์

เป็นสัญญาไหม | ไม่ใช่ | ใช่ เมื่อซัพพลายเออร์ตอบรับ

ใช้ควบคุมอะไร | งบประมาณภายใน | ราคา จำนวน เงื่อนไขการส่ง

ข้อมูลที่ต้องมีใน PO

• ชื่อ ที่อยู่ เลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อและผู้ขาย
• เลขที่ PO และวันที่ออก
• รายละเอียดสินค้า จำนวน ราคาต่อหน่วย ราคารวม
• เงื่อนไขการชำระเงิน (เงินสด / เครดิต X วัน)
• วันที่ต้องการรับของ และสถานที่จัดส่ง
• ลายเซ็นผู้มีอำนาจอนุมัติ

ยิ่งระบุรายละเอียดชัดเท่าไหร่ โอกาสเกิดข้อพิพาทก็น้อยลงเท่านั้น

ทำไมธุรกิจเล็ก ๆ ควรใช้ PO ด้วย

หลายร้านคิดว่า PO เป็นเรื่องของบริษัทใหญ่ แต่จริง ๆ แล้วแม้ร้านเล็กก็ได้ประโยชน์

• ป้องกันการจ่ายเงินผิด — ตรวจสอบบิลที่มาเก็บเงินกับ PO ได้ทันที
• ลดข้อพิพาทกับซัพพลายเออร์ — มีเอกสารอ้างอิงว่าตกลงราคาอะไรไว้
• วางแผนเงินสดได้ดีขึ้น — รู้ล่วงหน้าว่าจะต้องจ่ายเงินเท่าไหร่เมื่อไหร่
• บัญชีปิดได้ง่าย — ฝ่ายบัญชีตรวจสอบรายจ่ายตาม PO ได้เลย

ลำดับเอกสารในการจัดซื้อที่สมบูรณ์

``` PR (ขอซื้อ) → อนุมัติ → PO (สั่งซื้อ) → ของมาถึง → GR (ตรวจรับของ) → IR (ตรวจบิล) → จ่ายเงิน ```

ทุกขั้นตอนมีเอกสารอ้างอิง ตรวจสอบย้อนหลังได้ทุกจุด

สรุป

PR คือการขออนุมัติภายใน PO คือการสั่งซื้ออย่างเป็นทางการกับซัพพลายเออร์ ใช้ทั้งคู่ให้เป็นระบบ การจัดซื้อจะโปร่งใส ตรวจสอบได้ และลดปัญหาเรื่องของขาด ราคาไม่ตรง หรือจ่ายเงินผิดพลาดได้มากขึ้น

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก