ใบขอซื้อ (Purchase Requisition) คืออะไร มีประโยชน์ยังไงกับธุรกิจ

ร้านค้าออนไลน์หลายร้านสั่งซื้อของโดยไม่มีระบบ ใครต้องการอะไรก็โทรหาซัพพลายเออร์เองเลย ผลคือสต๊อกสินค้าซ้ำซ้อน งบประมาณบานปลาย หรือสั่งซื้อผิดสเปค ใบขอซื้อคือเครื่องมือที่ช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้

ใบขอซื้อ (Purchase Requisition) คืออะไร?

ใบขอซื้อ หรือ PR ย่อมาจาก Purchase Requisition คือ เอกสารภายในที่พนักงานหรือหน่วยงานใช้แจ้งความต้องการซื้อสินค้าหรือบริการ ก่อนที่ฝ่ายจัดซื้อจะดำเนินการจริง

พูดง่าย ๆ ว่า "ก่อนจะสั่งซื้ออะไร ต้องมีคนอนุมัติก่อน" ใบขอซื้อคือขั้นตอนแรกในกระบวนการจัดซื้อของบริษัท

ทำไมต้องมีใบขอซื้อ?

ถ้าคุณขายออนไลน์คนเดียว ใบขอซื้ออาจไม่จำเป็น แต่พอมีทีมงาน มีคนช่วย หรือธุรกิจใหญ่ขึ้น ใบขอซื้อช่วยได้มากใน 4 ด้านนี้:

ควบคุมงบประมาณ — ก่อนซื้อต้องขออนุมัติ ป้องกันการซื้อของเกินความจำเป็นหรือนอกงบ

ตรวจสอบย้อนหลังได้ — รู้ว่าใครสั่งซื้ออะไร เมื่อไหร่ เพื่ออะไร

ป้องกันการทุจริต — มีระบบอนุมัติ คนซื้อกับคนอนุมัติต้องเป็นคนละคน

วางแผนการซื้อ — รวบรวมความต้องการแล้วซื้อรวมกัน ได้ราคาดีกว่า

องค์ประกอบของใบขอซื้อที่ดี

ใบขอซื้อมาตรฐานควรมีข้อมูลเหล่านี้:

1. วันที่ทำรายการ
2. เลขที่ใบขอซื้อ — เรียงลำดับต่อเนื่อง ตรวจสอบได้
3. ชื่อผู้ขอซื้อ และ แผนก/หน่วยงาน
4. รายการสินค้า — ชื่อสินค้า สเปค จำนวน
5. ราคาโดยประมาณ
6. เหตุผลที่ต้องซื้อ
7. วันที่ต้องการ
8. ลายเซ็นผู้ขอ และ ลายเซ็นผู้อนุมัติ

ใบขอซื้อ vs ใบสั่งซื้อ ต่างกันยังไง?

สองอย่างนี้คนละขั้นตอนกัน:

ประเด็น | ใบขอซื้อ (PR) | ใบสั่งซื้อ (PO)

ใครออก | พนักงาน/หน่วยงาน | ฝ่ายจัดซื้อ

ส่งให้ใคร | ผู้จัดการ/ฝ่ายจัดซื้อ | ซัพพลายเออร์

ใช้สื่อสาร | ภายในองค์กร | ภายนอก (ซัพพลายเออร์)

ผลทางกฎหมาย | ไม่มีผล | มีผลทางสัญญา

กระบวนการจัดซื้อที่ถูกต้อง: PR → อนุมัติ → PO → ส่งให้ซัพพลายเออร์ → รับสินค้า → จ่ายเงิน

ร้านออนไลน์ควรมีระบบใบขอซื้อมั้ย?

ขึ้นอยู่กับขนาดธุรกิจ:

ร้านขนาดเล็ก (คนเดียว) — ไม่จำเป็น แต่ควรมีบันทึกการซื้อไว้เพื่อติดตาม

ร้านที่มีทีม 3-5 คน — เริ่มใช้ Google Form หรือฟอร์มง่าย ๆ ก็พอ

ธุรกิจที่จดทะเบียนและมีพนักงาน — ควรมีระบบใบขอซื้ออย่างจริงจัง ช่วยประหยัดงบได้มาก

ประโยชน์จริง ๆ ที่เห็นผล

ร้านขายของออนไลน์ที่มีทีมงานพบว่าหลังจากใช้ระบบใบขอซื้อ:

• ค่าใช้จ่ายในการจัดซื้อลดลง 10-20% เพราะซื้อรวมกันได้ราคาดีกว่า
• ลดของสต๊อกซ้ำซ้อนที่ไม่จำเป็น
• รู้ทันทีว่าใช้งบไปแล้วเท่าไหร่ เหลืออีกเท่าไหร่

เริ่มต้นง่าย ๆ ด้วยการสร้างฟอร์มง่าย ๆ หรือใช้โปรแกรมบัญชีที่มีฟีเจอร์จัดการเอกสารจัดซื้อรวมอยู่ด้วย MooMoo Next ช่วยจัดการเอกสารในกระบวนการซื้อ-ขายได้ครบวงจร ตั้งแต่ใบเสนอราคา ใบสั่งซื้อ ไปจนถึงใบกำกับภาษีและใบเสร็จ

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก