หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร ออกยังไง ใช้ทำอะไรได้บ้าง

พนักงานเดินมาขอเอกสาร "ขอหนังสือรับรองเงินเดือนหน่อยนะพี่" — เป็นเรื่องที่เจ้าของกิจการทุกคนต้องเจอ

บางคนทำได้ทันที บางคนยังสับสนว่าต้องใส่อะไรบ้าง จะออกแบบยังไง ต้องประทับตรายางไหม

หนังสือรับรองเงินเดือนคืออะไร?

คือเอกสารที่นายจ้างออกให้พนักงาน เพื่อรับรองว่าบุคคลนั้นเป็นพนักงานของบริษัทจริง และระบุรายละเอียดเงินเดือน อายุงาน และตำแหน่ง

ไม่ใช่เอกสารที่กฎหมายบังคับให้ออก แต่นายจ้างมีหน้าที่ออกให้ถ้าพนักงานขอ

ใช้ทำอะไรบ้าง?

• ยื่นกู้สินเชื่อ — บ้าน รถ บัตรเครดิต ทุกธนาคารต้องการ
• สมัครงานใหม่ — บางบริษัทขอเพื่อยืนยันเงินเดือนปัจจุบัน
• ยื่นวีซ่า — สถานทูตหลายแห่งขอเพื่อพิสูจน์ว่ามีรายได้
• เช่าบ้านหรืออพาร์ทเมนต์ — เจ้าของที่พักบางแห่งขอ
• ทำธุรกรรมอื่น ๆ — เช่น สมัครบัตรสมาชิก หรือยืนยันตัวตน

ข้อมูลที่ต้องมีในหนังสือรับรองเงินเดือน

ส่วนที่บริษัทต้องระบุ

• ชื่อบริษัท ที่อยู่ เลขทะเบียนนิติบุคคล
• วันที่ออกเอกสาร
• ชื่อ-นามสกุลพนักงาน
• ตำแหน่งงาน
• วันที่เริ่มทำงาน
• เงินเดือนปัจจุบัน (บางกรณีระบุเป็น "ไม่น้อยกว่า X บาท" ได้)
• ลายเซ็นผู้มีอำนาจลงนาม (กรรมการหรือผู้จัดการ)
• ตราประทับบริษัท (ถ้ามี)

ส่วนที่เพิ่มเติมได้

• ค่าตอบแทนอื่น เช่น ค่าคอมมิชชั่น ค่าพาหนะ โบนัส (ถ้าต้องการ)
• ระยะเวลาสัญญาจ้าง (สำหรับลูกจ้างชั่วคราว)
• ข้อความวัตถุประสงค์ เช่น "ออกให้เพื่อใช้ประกอบการขอสินเชื่อ"

ตัวอย่างโครงสร้าง

``` หนังสือรับรองการทำงานและเงินเดือน

วันที่ [วัน/เดือน/ปี]

เรื่อง รับรองการทำงานและเงินเดือนของ [ชื่อพนักงาน]

ขอรับรองว่า [ชื่อ-นามสกุล] เลขประจำตัวประชาชน [เลข 13 หลัก] ปัจจุบันดำรงตำแหน่ง [ตำแหน่ง] ในบริษัท [ชื่อบริษัท] ได้เริ่มปฏิบัติงานตั้งแต่วันที่ [วันเริ่มงาน] และได้รับเงินเดือน จำนวน [จำนวนเงิน] บาทต่อเดือน

หนังสือฉบับนี้ออกให้เพื่อใช้ประกอบ [ระบุวัตถุประสงค์]

จึงเรียนมาเพื่อโปรดพิจารณา

ลงนาม _________________ [ชื่อ-นามสกุลผู้ลงนาม] [ตำแหน่ง] [ตราประทับบริษัท] ```

ข้อควรระวัง

ระวังการออกข้อมูลเท็จ — การระบุเงินเดือนสูงกว่าความเป็นจริงถือเป็นการปลอมแปลงเอกสาร มีโทษทั้งนายจ้างและพนักงาน

ตรวจสอบก่อนออก — ตรวจตัวเลขเงินเดือนให้ถูกต้อง บางกิจการมีการปรับเงินเดือนแต่บัญชีเงินเดือนยังไม่อัปเดต

เก็บสำเนาไว้ — เก็บสำเนาหนังสือทุกฉบับไว้ที่บริษัทเพื่อเป็นหลักฐาน

อายุของเอกสาร — ส่วนใหญ่ธนาคารหรือหน่วยงานที่รับเอกสารจะกำหนดว่าหนังสือต้องออกไม่เกิน 1-3 เดือน ถ้าเกินกว่านั้นต้องออกใหม่

ออกเอกสารให้ถูกต้องและรวดเร็ว เป็นสิ่งเล็กน้อยที่แสดงให้พนักงานเห็นว่าบริษัทดูแลพวกเขาดี และยังช่วยสร้างความน่าเชื่อถือให้กิจการด้วย

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก