5 เหตุผลที่เจ้าของร้านหันมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์

ยังใช้ Excel ทำบัญชีอยู่? หรือบันทึกในสมุดโน้ตแล้วค่อยรวมปลายเดือน? ลองนึกดูว่าใช้เวลากับงานส่วนนั้นไปมากแค่ไหนต่อเดือน

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ไม่ได้ทำให้ชีวิตยุ่งยากขึ้น แต่ตรงข้ามเลย — ถ้าใช้ถูก มันช่วยประหยัดเวลาและลดงานได้มาก

เหตุผลที่ 1: ลดขั้นตอนซ้ำซ้อน งานเร็วขึ้นชัดเจน

ปัญหาคลาสสิกของการทำบัญชีแบบเก่าคือต้องกรอกข้อมูลซ้ำหลายรอบ สร้างใบแจ้งหนี้ที ก็กรอกชื่อ ที่อยู่ เลขภาษีใหม่ทุกครั้ง แล้วต้องไปบันทึกบัญชีอีกรอบ

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่ดีทำให้ข้ามขั้นตอนนี้ได้:

• ดึงข้อมูลลูกค้าจากฐานข้อมูลโดยอัตโนมัติ แค่พิมพ์เลขภาษีก็เจอชื่อและที่อยู่ทันที
• พอสร้างใบแจ้งหนี้แล้ว ระบบบันทึกบัญชีให้เลย ไม่ต้องกรอกซ้ำ
• ผู้ตรวจสอบสามารถเปิดเอกสารในระบบตรวจได้เลย ไม่ต้องพิมพ์ออกมา

ลองคิดดูว่าถ้าออกใบแจ้งหนี้ 50-100 ใบต่อเดือน การไม่ต้องพิมพ์ข้อมูลซ้ำช่วยประหยัดเวลาได้เท่าไหร่

เหตุผลที่ 2: รายงานการเงินถูกต้อง ไม่ตกหล่น

Excel มีข้อเสียอยู่อย่างหนึ่ง — มนุษย์กรอกข้อมูล มนุษย์ก็ทำผิดได้ พิมพ์ตัวเลขผิด ลืมบันทึกรายการ หรือรวมสูตรผิด

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยลดจุดเสี่ยงเหล่านี้:

• บันทึกรายการซื้อ-ขาย รับ-จ่ายอัตโนมัติทุกครั้งที่มีธุรกรรม
• ดึง Statement ธนาคารมากระทบยอดได้อัตโนมัติ ไม่ต้องนั่งนับทีละแถว
• รายงานกำไรขาดทุน งบดุล พร้อมให้ดูได้ตลอดเวลา ไม่ต้องรอสิ้นเดือน

ข้อมูลที่ถูกต้องและอัปเดตอยู่เสมอทำให้ตัดสินใจธุรกิจได้ดีขึ้น

เหตุผลที่ 3: จัดการภาษีได้ง่ายขึ้น ลดเสี่ยงค่าปรับ

ภาษีเป็นเรื่องที่เจ้าของร้านหลายคนกลัวมากที่สุด ไม่ใช่เพราะไม่รู้จะจ่ายเท่าไหร่ แต่เพราะกลัวคำนวณผิด ยื่นช้า หรือลืมอะไรไป

โปรแกรมบัญชีออนไลน์ช่วยตรงนี้ได้หลายทาง:

• คำนวณ VAT จากรายการขายได้อัตโนมัติ ลดโอกาสคำนวณผิด
• มีระบบเตือนกำหนดยื่นแบบภาษี
• ดึงรายงานสำหรับยื่นภาษีได้โดยตรง ไม่ต้องทำใหม่ทั้งหมด
• นักบัญชีที่รับดูแลสามารถเข้าระบบตรวจสอบและเตรียมแบบยื่นได้เลย ไม่ต้องรอส่งไฟล์ไปมา

เหตุผลที่ 4: เห็นข้อมูลธุรกิจได้ทุกที่ทุกเวลา

ลูกค้าโทรมาถามว่าสั่งซื้ออะไรไปบ้าง ยอดค้างชำระเท่าไหร่ หรืออยากรู้ว่าเดือนนี้กำไรเท่าไหร่ — ถ้าข้อมูลอยู่ที่ Excel ในคอมออฟฟิศ ตอบไม่ได้ถ้าไม่ได้อยู่ที่ทำงาน

โปรแกรมบัญชีออนไลน์เปิดผ่านโทรศัพท์ได้ทุกที่ เจ้าของร้านที่ไปงาน trade fair ต่างจังหวัด ก็ยังเช็คยอดขายของวันนั้นได้

เหตุผลที่ 5: ข้อมูลน่าเชื่อถือ ยื่นขอสินเชื่อง่ายขึ้น

ธนาคารหรือสถาบันการเงินที่จะให้สินเชื่อต้องการงบการเงินที่ถูกต้องและเชื่อถือได้ ถ้าข้อมูลรายได้รายจ่ายดูเหมือนเขียนมาจากสมุดโน้ตส่วนตัว โอกาสกู้ได้น้อยมาก

งบการเงินที่ออกมาจากโปรแกรมบัญชีออนไลน์ที่มีระบบและรายงานถูกต้อง สถาบันการเงินยอมรับและให้วงเงินสูงกว่า

เริ่มใช้ยากไหม?

หลายคนกังวลว่าโปรแกรมบัญชีออนไลน์ใช้ยาก แต่โปรแกรมรุ่นใหม่ออกแบบมาสำหรับเจ้าของร้านที่ไม่ใช่นักบัญชี ไม่จำเป็นต้องรู้คำศัพท์บัญชีทุกคำก็ใช้ได้

การย้ายจาก Excel หรือสมุดโน้ตมาใช้โปรแกรมบัญชีออนไลน์ใช้เวลาเรียนรู้สักระยะ แต่พอชินแล้วจะพบว่าเวลาที่เคยใช้ทำบัญชีลดลงมาก และข้อมูลที่ได้กลับแม่นยำกว่าเดิมมาก

ถ้ายังไม่ได้ลองใช้ ลองทดสอบฟรีก่อนสักเดือน แล้วจะรู้เองว่าต่างกันแค่ไหน

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก