ปิดบัญชีปลายปี 7 ขั้นตอนที่เจ้าของร้านต้องรู้

ทุกสิ้นปี นักบัญชีทุกคนจะเข้าสู่โหมด "วิ่งราวกับไฟไหม้" เพราะงานปิดบัญชีเป็นงานที่ต้องทำให้เสร็จภายในกำหนด และมีหลายขั้นตอนที่ซ้อนทับกัน

แต่เจ้าของร้านส่วนใหญ่รู้แค่ว่า "ต้องส่งงบการเงิน" โดยไม่รู้ว่าระหว่างนั้นนักบัญชีต้องทำอะไรบ้าง ทำให้บางทีส่งเอกสารช้า หรือไม่รู้ว่าต้องเตรียมอะไรให้ทัน

มาดูกันเลยว่าการปิดบัญชีประจำปีมีขั้นตอนอะไรบ้าง

การปิดบัญชีคืออะไร?

ปิดบัญชีคือการสรุปรายการค้าทั้งหมดที่เกิดขึ้นตลอดรอบปีบัญชี แล้วจัดทำเป็นงบการเงิน เพื่อ:

• นำส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)
• นำส่งกรมสรรพากร
• ใช้เป็นรายงานผลประกอบการประจำปีสำหรับเจ้าของกิจการ

รอบระยะเวลาบัญชีส่วนใหญ่คือ 1 มกราคม – 31 ธันวาคม แต่บางบริษัทอาจใช้รอบอื่น เช่น 1 เมษายน – 31 มีนาคม

ปิดบัญชีมีกี่แบบ?

ปิดบัญชีรายวัน — ปิดสมุดเงินสดทุกสิ้นวัน รู้ยอดเงินสดคงเหลือทันที

ปิดบัญชีรายเดือน — ปิดสมุดรายวันต่าง ๆ ทุกสิ้นเดือน จัดทำรายงานภาษีซื้อ-ขาย ผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภท

ปิดบัญชีประจำปี — ปิดบัญชีทุกบัญชี ปรับปรุงรายการ แล้วจัดทำงบการเงินฉบับสมบูรณ์

7 ขั้นตอนการปิดบัญชีประจำปี

ขั้นที่ 1: กำหนดตารางเวลา

นักบัญชีต้องวางแผนก่อนว่างานอะไรต้องเสร็จเมื่อไหร่ เช่น:

• ปิดระบบลูกหนี้/เจ้าหนี้ภายในวันที่เท่าไหร่
• จัดทำงบทดลองเสร็จวันไหน
• ส่งเอกสารให้ผู้สอบบัญชีวันไหน
• ส่งงบการเงินให้ DBD ภายในกำหนด

ตารางเวลานี้สำคัญมาก เพราะถ้าไม่วางไว้ งานจะติดขัดและมีโอกาสส่งล่าช้า

ขั้นที่ 2: ปิดบัญชีระบบต่าง ๆ

ปิดบัญชีในแต่ละระบบให้ครบ ได้แก่:

• ระบบลูกหนี้ (ตรวจสอบว่าบันทึกใบแจ้งหนี้ครบทุกรายการ)
• ระบบเจ้าหนี้ (ตรวจสอบค่าใช้จ่ายค้างจ่ายทุกรายการ)
• ระบบรับเงิน-จ่ายเงิน (ทุกการโอนเงินต้องบันทึกครบ)

รายการที่บันทึกต้องผ่านการตรวจสอบและได้รับอนุมัติจากผู้มีอำนาจ

ขั้นที่ 3: ปรับปรุงรายการ (Journal Voucher)

นี่คือขั้นตอนที่ทำให้ตัวเลขในบัญชีตรงกับความเป็นจริงมากที่สุด รายการที่ต้องปรับปรุงได้แก่:

• ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ — ลูกหนี้ที่มีแนวโน้มจะไม่จ่าย ต้องตั้งค่าเผื่อไว้
• ค่าเสื่อมราคา — สินทรัพย์ถาวรต้องตัดค่าเสื่อมราคาประจำปี
• สินค้าคงเหลือ — นับสต๊อกจริง ปรับให้ตรงกับบัญชี
• ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย — ค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่จ่ายเงิน
• รายได้รับล่วงหน้า — เงินที่รับมาแล้วแต่ยังไม่ได้ส่งงาน
• ค่าประมาณภาษีเงินได้ — ต้องประมาณการภาษีที่ต้องจ่ายปลายปี

Journal Voucher ทุกใบต้องมีลายเซ็นผู้จัดทำและผู้อนุมัติ

ขั้นที่ 4: จัดทำงบทดลองและรายละเอียดประกอบงบ

หลังปรับปรุงรายการครบแล้ว จัดทำงบทดลอง (Trial Balance) ซึ่งเป็น "ร่างแรก" ของงบการเงิน

ตรวจสอบว่ายอดรวมเดบิตกับเครดิตตรงกันไหม ถ้าไม่ตรงต้องหาว่าบันทึกผิดตรงไหน

แล้วจัดทำรายละเอียดประกอบงบสำหรับบัญชีสำคัญ เช่น รายละเอียดสินทรัพย์ถาวร รายละเอียดลูกหนี้ เป็นต้น

ขั้นที่ 5: จัดทำงบกระทบยอด

งบกระทบยอดที่สำคัญมี 2 อย่าง:

งบกระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation) — เปรียบเทียบยอดเงินในบัญชีธนาคารกับยอดที่บันทึกในสมุดบัญชีว่าตรงกันไหม ถ้าไม่ตรงหาสาเหตุ เช่น:

• เช็คค้างจ่าย (ออกเช็คไปแล้ว แต่ผู้รับยังไม่นำไปขึ้น)
• ค่าธรรมเนียมธนาคารที่ยังไม่บันทึก

กระทบยอดภาษีมูลค่าเพิ่ม — ตรวจว่ายอดรายได้ที่ยื่น PP30 ทุกเดือนตรงกับยอดรายได้ในงบทดลองหรือไม่

ขั้นที่ 6: จัดทำงบทดลองฉบับสุดท้าย

หลังแก้ไขทุกอย่างเรียบร้อย จัดทำงบทดลองฉบับ Final แล้วนำไปจัดทำงบการเงินอย่างเป็นทางการ

ขั้นที่ 7: เตรียมเอกสารส่งผู้สอบบัญชี

จัดเตรียมเอกสารและรายงานทางบัญชีทั้งหมดส่งให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ ซึ่งประกอบด้วย:

• งบการเงิน (งบดุล งบกำไรขาดทุน งบกระแสเงินสด)
• รายละเอียดประกอบงบทุกรายการ
• Journal Voucher ทั้งหมด
• งบกระทบยอดธนาคาร
• เอกสารประกอบอื่น ๆ ที่ผู้สอบบัญชีขอ

เจ้าของร้านช่วยได้ยังไง?

ถ้าอยากให้ปิดบัญชีเร็ว ไม่ล่าช้า เจ้าของร้านทำได้เลย:

• ส่งเอกสารครบก่อนปลายปี อย่ารอให้นักบัญชีตาม
• ตรวจนับสต๊อกสินค้า ณ วันที่ 31 ธันวาคม แล้วส่งจำนวนให้นักบัญชี
• ยืนยันว่ามีหนี้ค้างอยู่กับใครบ้าง ทั้งที่ต้องรับและต้องจ่าย
• อนุมัติรายการที่นักบัญชีขอให้อนุมัติให้ทัน

ยิ่งเจ้าของร้านช่วยได้มาก ยิ่งปิดบัญชีได้เร็ว งบการเงินออกมาได้เร็ว และส่งกรมต่าง ๆ ได้ทันกำหนด

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก