สมุดรายวันทั่วไปคืออะไร

สมุดรายวันทั่วไป (General Journal) คือสมุดบัญชีขั้นต้นที่ใช้บันทึกรายการค้าตามลำดับวันที่เกิดขึ้นจริง ก่อนนำยอดไปผ่านรายการ (post) เข้าสมุดบัญชีแยกประเภททั่วไป (General Ledger) แต่ละบรรทัดต้องระบุวันที่ ชื่อบัญชีที่เดบิตและเครดิต เลขที่บัญชีอ้างอิง จำนวนเงิน และคำอธิบายรายการสั้น ๆ ธุรกิจที่มีสมุดรายวันเฉพาะ เช่น สมุดรายวันรับ สมุดรายวันจ่าย หรือสมุดรายวันซื้อ มักใช้สมุดรายวันทั่วไปสำหรับรายการที่ไม่เข้าเงื่อนไขสมุดเฉพาะ เช่น รายการปรับปรุงบัญชีสิ้นงวด รายการเปิดบัญชี หรือรายการโอนบัญชี ส่วนธุรกิจขนาดเล็กที่ยังไม่แยกสมุดเฉพาะ อาจใช้สมุดรายวันทั่วไปบันทึกทุกรายการค้าเลยก็ได้ หลักการบันทึกคือเดบิตต้องเท่ากับเครดิตเสมอในทุกรายการ ตัวอย่างเช่น วันที่ 3 กรกฎาคม 2569 ร้านค้าออนไลน์ที่จดทะเบียน VAT ขายเสื้อยืดได้เงินสด 5,000 บาท (ไม่รวมภาษีมูลค่าเพิ่ม) คิดภาษีขาย 7% เท่ากับ 350 บาท ลูกค้าจ่ายรวม 5,350 บาท รายการนี้บันทึกในสมุดรายวันทั่วไปเป็น เดบิต เงินสด 5,350 บาท เครดิต ขายสินค้า 5,000 บาท และเครดิต ภาษีขาย 350 บาท พร้อมคำอธิบาย "บันทึกขายเสื้อยืดเป็นเงินสด รวมภาษีขาย 7%" ยอดเดบิตรวม 5,350 บาท เท่ากับยอดเครดิตรวม 5,350 บาทพอดี ซึ่งเป็นเงื่อนไขที่ทุกรายการในสมุดรายวันทั่วไปต้องเป็นจริงเสมอ สำหรับผู้ประกอบการที่ไม่มีพื้นฐานบัญชี การนั่งเปิดสมุดรายวันทั่วไปเองทุกวันมักไม่ใช่จุดเริ่มต้นที่จำเป็น สิ่งที่ต้องมีจริง ๆ คือหลักฐานต้นทางที่ครบ เช่น ใบเสร็จ ใบกำกับภาษี รายงาน settlement จาก Shopee หรือ Lazada และสลิปโอนเงิน เมื่อมีข้อมูลต้นทางครบ นักบัญชีหรือโปรแกรมบัญชีจะนำไปบันทึกลงสมุดรายวันทั่วไปและผ่านรายการต่อได้ งานของผู้ประกอบการจึงเป็นการจัดเก็บและจัดหมวดหมู่เอกสารต้นทางให้พร้อมส่งต่อ ไม่ใช่การลงบัญชีคู่ด้วยตัวเอง