สมุดบัญชีมีกี่ประเภท แต่ละแบบใช้บันทึกอะไร

ถ้าบัญชีเป็นระบบที่บันทึกทุกธุรกรรม สมุดบัญชีก็เหมือน "ไฟล์" ที่เก็บข้อมูลเหล่านั้น แต่ไม่ได้มีแค่ไฟล์เดียว — บัญชีมีสมุดหลายประเภท แต่ละอันมีวัตถุประสงค์ต่างกัน

สมุดรายวัน (Journal)

สมุดรายวันคือจุดเริ่มต้นของการบันทึกบัญชี ทุกธุรกรรมจะถูกบันทึกที่นี่ก่อน ตามลำดับวันที่ โดยแสดงทั้งด้านเดบิตและเครดิต

ข้อมูลที่บันทึก

• วันที่เกิดธุรกรรม
• บัญชีที่เดบิต
• บัญชีที่เครดิต
• จำนวนเงิน
• คำอธิบายธุรกรรม
• อ้างอิงเอกสาร

ตัวอย่าง วันที่ 1 มีนาคม: ขายสินค้าเงินสด 5,000 บาท Dr. เงินสด 5,000 Cr. รายได้จากการขาย 4,673 Cr. ภาษีขาย 327

สมุดรายวันย่อย (Subsidiary Journals)

เพื่อลดปริมาณรายการในสมุดรายวันหลัก บัญชีมักแยกสมุดรายวันย่อยสำหรับธุรกรรมประเภทเดียวกัน

• สมุดรายวันซื้อ — บันทึกการซื้อสินค้าทั้งหมด
• สมุดรายวันขาย — บันทึกการขายสินค้าทั้งหมด
• สมุดรับเงิน — บันทึกการรับเงินสดทั้งหมด
• สมุดจ่ายเงิน — บันทึกการจ่ายเงินสดทั้งหมด

ข้อดีคือง่ายต่อการค้นหาและสรุปยอดรายประเภท

สมุดบัญชีแยกประเภท (General Ledger)

หลังจากบันทึกในสมุดรายวันแล้ว ข้อมูลจะถูก "ผ่านรายการ" (Post) ไปยังสมุดบัญชีแยกประเภท ซึ่งรวบรวมทุกรายการของบัญชีเดียวกันไว้ด้วยกัน

เช่น บัญชีเงินสด จะแสดงทุกรายการรับและจ่ายเงินสดทั้งหมด ทำให้รู้ยอดคงเหลือของบัญชีนั้น ณ เวลาใดก็ได้

สมุดบัญชีแยกประเภทใช้สร้างงบทดลอง และสรุปยอดสำหรับงบการเงิน

สมุดเงินสด (Cash Book)

ใช้บันทึกการรับและจ่ายเงินสดทุกรายการ เปรียบเหมือนสมุดรายการเดินบัญชีของกิจการ

บางธุรกิจใช้สมุดเงินสดสองคอลัมน์ (เงินสดและเงินฝากธนาคาร) เพื่อติดตามทั้งสองบัญชีพร้อมกัน

สมุดบัญชีแยกประเภทย่อย (Subsidiary Ledger)

สำหรับบัญชีที่มีรายละเอียดย่อยมาก เช่น

• บัญชีลูกหนี้ — แยกรายการตามลูกค้าแต่ละราย
• บัญชีเจ้าหนี้ — แยกรายการตามซัพพลายเออร์แต่ละราย
• บัญชีสินค้า — แยกรายการตามสินค้าแต่ละชิ้น

ยอดรวมในบัญชีแยกประเภทย่อยต้องเท่ากับยอดในสมุดบัญชีแยกประเภทหลักเสมอ

ในยุคดิจิทัล สมุดบัญชียังต้องมีไหม

บอกได้เลยว่าในยุคนี้ "สมุดบัญชี" ไม่ได้แปลว่ากระดาษอีกต่อไป แต่คือข้อมูลในโปรแกรมบัญชี โปรแกรมบัญชีที่ดีจะบันทึกทุกรายการในรูปแบบดิจิทัล และสามารถออกรายงานในรูปแบบสมุดบัญชีต่าง ๆ ได้ทันที ไม่ต้องจดมือ

แต่กฎหมายบัญชีไทยยังต้องการให้มีการบันทึกบัญชีที่สมบูรณ์และเก็บไว้ไม่น้อยกว่า 5 ปี ไม่ว่าจะเป็นกระดาษหรือดิจิทัล

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก