ใบลดหนี้ (Credit Note) ออกเมื่อไหร่ และบันทึกบัญชีอย่างไร

ขายสินค้าไปแล้ว ออกใบกำกับภาษีแล้ว แต่ปรากฏว่าราคาในบิลผิด หรือลูกค้าส่งสินค้าคืนบางส่วน จะแก้ไขอย่างไร? คำตอบคือออก "ใบลดหนี้" (Credit Note)

ใบลดหนี้คืออะไร

ใบลดหนี้ (Credit Note หรือ ใบลดราคา) คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เพื่อ ลดยอดจากใบกำกับภาษีเดิม ในกรณีที่มีการแก้ไขยอดเงินลดลง

เป็นเอกสารที่ "ยกเลิก" ยอดบางส่วนจากใบกำกับภาษีเดิม ไม่ใช่ยกเลิกทั้งฉบับ

เมื่อไหรที่ต้องออกใบลดหนี้

สินค้าคืน (Return) ลูกค้าส่งสินค้าคืนบางส่วน เช่น ซื้อ 100 ชิ้น คืน 10 ชิ้น ต้องออกใบลดหนี้สำหรับ 10 ชิ้น

สินค้าเสียหาย/ไม่ตรงสเปก ส่งสินค้าไปแล้วพบว่าเสียหายหรือไม่ตรงตามที่ตกลง ตกลงลดราคา

ราคาในบิลผิดพลาด ใบกำกับภาษีระบุราคาสูงกว่าที่ตกลงไว้

ส่วนลดหลังขาย (Early Payment Discount) ให้ส่วนลดถ้าลูกค้าชำระก่อนกำหนด ซึ่งตกลงกันไว้ล่วงหน้า

ข้อมูลที่ต้องมีในใบลดหนี้

• คำว่า "ใบลดหนี้" ชัดเจน
• เลขที่ใบลดหนี้
• วันที่ออกใบลดหนี้
• ชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียนผู้เสียภาษีของผู้ออก
• ชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียนผู้เสียภาษีของผู้รับ
• อ้างอิงเลขที่และวันที่ของใบกำกับภาษีเดิม
• รายการที่ลดราคา จำนวนเงินที่ลด
• ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ลด (ถ้ามี)
• เหตุผลที่ออกใบลดหนี้

ผลต่อภาษี VAT

ผู้ขาย (ออกใบลดหนี้) ภาษีขาย (Output VAT) ลดลงตามยอดในใบลดหนี้ ทำให้ต้องนำส่ง VAT น้อยลงในเดือนนั้น

ผู้ซื้อ (รับใบลดหนี้) ภาษีซื้อ (Input VAT) ลดลงตามยอดในใบลดหนี้ ทำให้นำไปหักได้น้อยลง

ทั้งสองฝ่ายต้องนำใบลดหนี้ไปบันทึกในรายงานภาษีขาย/ซื้อในเดือนที่รับใบลดหนี้

บันทึกบัญชีอย่างไร

ฝั่งผู้ขาย Dr. รายได้จากการขาย (ยอดก่อน VAT) Dr. ภาษีขาย (VAT ที่ลด) Cr. ลูกหนี้การค้า (ยอดรวม VAT)

ฝั่งผู้ซื้อ Dr. เจ้าหนี้การค้า (ยอดรวม VAT) Cr. สินค้าคงเหลือ (ยอดก่อน VAT) Cr. ภาษีซื้อ (VAT ที่ลด)

ความต่างจากใบเพิ่มหนี้

ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) ใช้เมื่อยอดเงินเพิ่มขึ้น เช่น ราคาในบิลต่ำเกินไป หรือมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม

ใบลดหนี้ใช้เมื่อยอดเงินลดลง

สองอย่างนี้ทำงานในทิศทางตรงกันข้าม แต่หลักการเหมือนกัน คือใช้แก้ไขยอดในใบกำกับภาษีเดิม โดยไม่ต้องยกเลิกและออกใหม่ทั้งฉบับ

บอกได้เลยว่าเอกสารเหล่านี้ต้องออกให้ถูกต้องและครบถ้วน เพราะสรรพากรตรวจสอบการใช้ใบลดหนี้และใบเพิ่มหนี้เป็นพิเศษ เพราะเป็นช่องทางที่อาจใช้ในการหลีกเลี่ยงภาษีได้

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก