ใบเพิ่มหนี้คืออะไร ต่างจากใบลดหนี้อย่างไร และออกเมื่อไหร่

ออกใบกำกับภาษีไปแล้ว แต่พบว่าราคาในบิลต่ำกว่าที่ควรจะเป็น หรือมีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ลืมใส่ ต้องทำอย่างไร? คำตอบคือออก "ใบเพิ่มหนี้" (Debit Note)

ใบเพิ่มหนี้คืออะไร

ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) คือเอกสารที่ผู้ขายออกให้ผู้ซื้อ เพื่อ เพิ่มยอดจากใบกำกับภาษีเดิม ในกรณีที่มีการแก้ไขยอดเงินสูงขึ้น

เป็นเอกสารที่ "เพิ่มเติม" ยอดบางส่วนจากใบกำกับภาษีเดิม ไม่ใช่ยกเลิกทั้งฉบับแล้วออกใหม่

เมื่อไหรที่ต้องออกใบเพิ่มหนี้

ราคาในบิลต่ำกว่าที่ตกลง ใบกำกับภาษีระบุราคาต่ำกว่าที่ตกลงจริง เช่น ขายสินค้า 10,000 บาท แต่บิลระบุ 8,000 บาท ต้องออกใบเพิ่มหนี้ 2,000 บาท

ส่งสินค้าเพิ่มโดยไม่ได้ออกบิลเพิ่ม ส่งสินค้าเพิ่มเติมจากที่ระบุในใบกำกับภาษี และต้องการเก็บค่าสินค้าส่วนนั้นเพิ่ม

ค่าขนส่งหรือค่าบริการเพิ่มเติม มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่ยังไม่ได้ออกบิลในครั้งแรก เช่น ค่าขนส่งที่เพิ่มขึ้นเพราะสถานการณ์พิเศษ

ค่าปรับหรือค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ค่าปรับที่ตกลงกันไว้ล่วงหน้า หรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมที่เกิดขึ้นหลังออกบิลแล้ว

ข้อมูลที่ต้องมีในใบเพิ่มหนี้

• คำว่า "ใบเพิ่มหนี้" ชัดเจน
• เลขที่ใบเพิ่มหนี้
• วันที่ออกใบเพิ่มหนี้
• ชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียนผู้เสียภาษีของผู้ออก
• ชื่อ ที่อยู่ เลขทะเบียนผู้เสียภาษีของผู้รับ
• อ้างอิงเลขที่และวันที่ของใบกำกับภาษีเดิม
• รายการที่เพิ่มราคา จำนวนเงินที่เพิ่ม
• ภาษีมูลค่าเพิ่มที่เพิ่ม (ถ้ามี)
• เหตุผลที่ออกใบเพิ่มหนี้

ผลต่อภาษี VAT

ผู้ขาย (ออกใบเพิ่มหนี้) ภาษีขาย (Output VAT) เพิ่มขึ้นตามยอดในใบเพิ่มหนี้ ต้องนำส่ง VAT เพิ่มขึ้นในเดือนนั้น

ผู้ซื้อ (รับใบเพิ่มหนี้) ภาษีซื้อ (Input VAT) เพิ่มขึ้นตามยอดในใบเพิ่มหนี้ สามารถนำไปหักได้เพิ่มขึ้น

ทั้งสองฝ่ายต้องนำใบเพิ่มหนี้ไปบันทึกในรายงานภาษีขาย/ซื้อในเดือนที่รับใบเพิ่มหนี้

บันทึกบัญชีอย่างไร

ฝั่งผู้ขาย (ออกใบเพิ่มหนี้) Dr. ลูกหนี้การค้า (ยอดรวม VAT) Cr. รายได้จากการขาย (ยอดก่อน VAT) Cr. ภาษีขาย (VAT ที่เพิ่ม)

ฝั่งผู้ซื้อ (รับใบเพิ่มหนี้) Dr. สินค้าคงเหลือหรือค่าใช้จ่าย (ยอดก่อน VAT) Dr. ภาษีซื้อ (VAT ที่เพิ่ม) Cr. เจ้าหนี้การค้า (ยอดรวม VAT)

ใบเพิ่มหนี้ vs ใบลดหนี้ ต่างกันอย่างไร

เปรียบเทียบให้เห็นภาพชัด ๆ

หัวข้อ | ใบเพิ่มหนี้ (Debit Note) | ใบลดหนี้ (Credit Note)

ทิศทางยอด | เพิ่มขึ้น | ลดลง

กรณีใช้ | บิลต่ำเกินไป, ค่าใช้จ่ายเพิ่ม | บิลสูงเกินไป, คืนสินค้า

ผลต่อ Output VAT | เพิ่ม | ลด

ผลต่อ Input VAT | เพิ่ม | ลด

ผลต่อลูกหนี้/เจ้าหนี้ | เพิ่ม | ลด

ทั้งสองเอกสารต้องอ้างอิงใบกำกับภาษีเดิมเสมอ

ข้อควรระวัง

เงื่อนไขทางภาษีสำคัญมาก สรรพากรกำหนดเงื่อนไขการออกใบเพิ่มหนี้และใบลดหนี้ค่อนข้างเข้มงวด เพราะเอกสารเหล่านี้ส่งผลต่อการคำนวณ VAT โดยตรง

ต้องออกภายในระยะเวลาที่กำหนด โดยทั่วไปควรออกในเดือนเดียวกับที่เกิดเหตุ หรือตามที่กฎหมายกำหนด อย่าปล่อยค้างไว้นาน

เหตุผลต้องชัดเจนและมีหลักฐาน การออกใบเพิ่มหนี้ต้องมีเหตุผลที่สมเหตุสมผลและสามารถพิสูจน์ได้ ไม่ใช่ออกเพื่อหลีกเลี่ยงภาษี

อย่าสับสนกับใบแจ้งหนี้ใหม่ ใบเพิ่มหนี้ใช้เมื่อต้องการ "แก้ไข" ใบกำกับภาษีเดิม ไม่ใช่เมื่อต้องการออกบิลใหม่สำหรับสินค้าหรือบริการอื่น

ตัวอย่างการใช้งาน

กรณีที่ 1: ค่าขนส่งเพิ่ม บริษัท A ขายสินค้าให้บริษัท B ราคา 100,000 บาท (VAT 7,000) รวม 107,000 บาท แต่ค่าขนส่งเพิ่มขึ้น 5,000 บาทเนื่องจากสถานการณ์พิเศษ ต้องออกใบเพิ่มหนี้ 5,000 บาท (VAT 350) รวม 5,350 บาท

ยอดที่ผู้ซื้อต้องจ่ายทั้งหมด = 107,000 + 5,350 = 112,350 บาท

กรณีที่ 2: ราคาในบิลผิด ราคาสินค้าที่ตกลงกัน 50,000 บาท แต่บิลระบุ 45,000 บาท ต้องออกใบเพิ่มหนี้ 5,000 บาท (VAT 350) รวม 5,350 บาท

บอกได้เลยว่าการออกเอกสารแก้ไขบิลอย่างถูกต้องตั้งแต่แรกจะช่วยประหยัดเวลาและหลีกเลี่ยงปัญหาเวลาถูกตรวจสอบ นักบัญชีและเจ้าของธุรกิจที่เข้าใจเรื่องนี้จะบริหารงานเอกสารได้ดีกว่ามาก

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก