ทำธุรกิจโดยไม่มีระบบบัญชี เหมือนขับรถโดยไม่ดูมาตรวัด

เจ้าของร้านหลายคนรู้สึกว่าการทำบัญชีเป็น "ภาระ" ที่ต้องทำเพื่อส่งสรรพากร ไม่ใช่เพื่อประโยชน์ของตัวเอง

แต่ถ้ามองใหม่ ระบบบัญชีคือเครื่องมือที่บอกว่าธุรกิจของคุณสุขภาพดีหรือเปล่า ก่อนที่คุณจะรู้สึกได้

ระบบบัญชีช่วยธุรกิจอย่างไรบ้าง

1. วางแผนการดำเนินงานได้ง่ายขึ้น

ถ้ารู้ว่าเดือนที่แล้วต้นทุนขายอยู่ที่ 60% ของรายได้ เดือนนี้สูงขึ้นเป็น 70% ก็รู้ทันทีว่าต้องหาสาเหตุ

แต่ถ้าไม่มีข้อมูล ก็ไม่รู้ว่ามีอะไรผิดปกติ จนกว่าเงินจะหมด

2. ตัดสินใจธุรกิจได้ดีขึ้น

"ควรรับออเดอร์เพิ่มไหม? ควรสั่งสต๊อกเพิ่มไหม? ควรเพิ่มพนักงานไหม?"

ทุกการตัดสินใจเหล่านี้ต้องการข้อมูลการเงินที่เชื่อถือได้ ถ้าตัดสินใจจากความรู้สึก บางครั้งก็ถูก แต่บางครั้งก็ผิดพลาดหนัก

3. ควบคุมค่าใช้จ่ายได้

ดูบัญชีรายจ่ายแล้วพบว่าค่าแพ็กเกจจิ้งแพงขึ้นทุกเดือน 15% ทั้ง ๆ ที่ยอดขายไม่ได้เพิ่มขึ้น นั่นคือสัญญาณที่ต้องตรวจสอบ

ถ้าไม่มีระบบบัญชีที่ดี ค่าใช้จ่ายพวกนี้จะค่อย ๆ บวมโดยไม่รู้ตัว

4. มองเห็นปัญหาก่อนวิกฤต

วิกฤตเงินสดส่วนใหญ่ไม่ได้เกิดขึ้นทันที มันค่อย ๆ สะสม ถ้าดูรายงาน Cash Flow ทุกเดือน จะเห็นว่าเดือนไหนกระแสเงินสดเริ่มติดลบ มีเวลาแก้ก่อนที่จะถึงจุดวิกฤต

แต่ถ้าไม่ดูจนถึงวันที่ไม่มีเงินจ่ายซัพพลายเออร์ นั่นคือสายเกินไปแล้ว

5. วางแผนภาษีได้ล่วงหน้า

รู้กำไรก่อนสิ้นปีทำให้วางแผนได้ว่าจะมีภาษีเท่าไหร่ มีเงินสำรองไว้พอไหม หรือควรลงทุนอะไรเพื่อลดภาษีได้บ้าง

แต่ถ้ารู้ตัวเลขกำไรครั้งแรกตอนนักบัญชีส่งงบปลายปี ก็ไม่มีเวลาวางแผนอีกแล้ว

ระบบบัญชีที่ดีต้องมีอะไรบ้าง

ไม่ต้องซับซ้อน แต่ต้องมีองค์ประกอบเหล่านี้:

บันทึกรายรับรายจ่ายทุกรายการ — ทั้งรายได้ ต้นทุน ค่าใช้จ่าย อย่าให้ตกหล่น

จัดหมวดหมู่ให้ชัดเจน — แยกต้นทุนสินค้า ค่าโฆษณา ค่าเช่า ค่าจัดส่ง ฯลฯ ออกจากกัน

กระทบยอดธนาคาร — ตรวจสอบว่าบัญชีธนาคารตรงกับบัญชีในระบบทุกเดือน

ดูรายงานเป็นประจำ — อย่างน้อยเดือนละครั้ง ดูงบกำไรขาดทุนและกระแสเงินสด

เริ่มได้วันนี้ ไม่ต้องรอสิ้นปี

หลายเจ้าของร้านคิดว่าจะเริ่มทำบัญชีให้จริงจัง "พอปีใหม่" แต่ทุกวันที่ไม่บันทึกข้อมูล คือข้อมูลที่หายไปตลอดกาล

ถ้าเริ่มวันนี้ ปีหน้าจะมีข้อมูลพอให้ตัดสินใจธุรกิจได้ดีขึ้น และขอสินเชื่อได้ง่ายขึ้น

ระบบบัญชีที่ดีไม่ได้ทำให้ธุรกิจซับซ้อนขึ้น แต่ทำให้เจ้าของร้านรู้ว่าธุรกิจตัวเองเป็นยังไง และต้องทำอะไรต่อ

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก