ขั้นตอนปิดบัญชีสิ้นปี ทำอะไรก่อนหลัง

สิ้นปีทีไร เจ้าของธุรกิจหลายคนรู้สึกเครียด เพราะมีงานบัญชีที่ต้องทำกองอยู่เต็มไปหมด บางคนไม่รู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง เลยส่งทุกอย่างให้นักบัญชีแล้วรอ ซึ่งมักทำให้การปิดบัญชีล่าช้า

จริง ๆ แล้ว ถ้าเตรียมตัวล่วงหน้าและรู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง ปิดบัญชีสิ้นปีทำได้เร็วและราบรื่นกว่ามาก

ทำไมต้องปิดบัญชีสิ้นปี

เหตุผลทางกฎหมาย บริษัทจำกัดและห้างหุ้นส่วนจำกัดต้องยื่นงบการเงินต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ภายใน 5 เดือนหลังสิ้นรอบบัญชี และต้องยื่นภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50) ภายใน 150 วัน

เหตุผลทางธุรกิจ งบการเงินที่ถูกต้องช่วยให้รู้ว่าปีที่ผ่านมาทำกำไรได้เท่าไร สินทรัพย์-หนี้สินเป็นอย่างไร และนำไปวางแผนปีต่อไป

ตารางเวลาที่แนะนำ

ต้นเดือนธันวาคม — เริ่มเตรียมตัว

• ตรวจสอบว่ามีบิลหรือเอกสารที่ยังไม่ได้บันทึกไหม
• รวบรวมใบเสร็จ ใบกำกับภาษีที่ยังค้างอยู่

ปลายเดือนธันวาคม — ปิดยอด

• นับสินค้าคงเหลือจริง เปรียบเทียบกับในระบบ
• กระทบยอดธนาคาร
• ตรวจสอบลูกหนี้-เจ้าหนี้

มกราคม-กุมภาพันธ์ — ส่งนักบัญชี

• รวบรวมเอกสารทั้งหมดส่งนักบัญชี
• ตอบคำถามและให้ข้อมูลเพิ่มเติม

มีนาคม-เมษายน — ผู้สอบบัญชี

• ผู้สอบบัญชีตรวจสอบและรับรองงบ
• แก้ไขตามที่ผู้สอบบัญชีแนะนำ

พฤษภาคม — ยื่นงบ

• ยื่นงบต่อ DBD และสรรพากร

งานหลักที่ต้องทำก่อนปิดงบ

1. นับสินค้าคงเหลือ (Physical Inventory Count)

นับสินค้าจริงทุกชิ้น เปรียบเทียบกับยอดในบัญชี ถ้าต่างกัน ต้องหาสาเหตุ อาจเป็นสินค้าสูญหาย ของแตกหัก หรือบันทึกผิดพลาด

เคล็ดลับ นับในวันที่ปิดคลังสินค้า ไม่มีการรับส่งสินค้า จะได้ยอดที่แม่นยำ

2. กระทบยอดธนาคาร (Bank Reconciliation)

เปรียบเทียบยอดเงินในบัญชีธนาคารกับยอดในบัญชีของกิจการ ต้องตรงกัน หรือถ้าไม่ตรง ต้องอธิบายได้ว่าทำไม (เช่น เช็คที่ยังไม่ผ่านธนาคาร)

3. ปรับปรุงค่าเสื่อมราคา

คำนวณค่าเสื่อมราคาสินทรัพย์ถาวรทั้งหมดสำหรับปีนั้น และบันทึกเป็นรายการปรับปรุง

4. ตั้งหนี้สงสัยจะสูญ

ตรวจสอบลูกหนี้ว่ามีรายไหนที่เก็บไม่ได้แล้ว ต้องตั้งสำรองหนี้สงสัยจะสูญ

5. ตรวจสอบค่าใช้จ่ายค้างจ่าย

มีค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้รับบิลไหม เช่น ค่าไฟเดือนธันวาคมที่ได้รับบิลในมกราคม ต้องบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายค้างจ่ายสำหรับเดือนธันวาคม

6. ตรวจสอบรายได้รับล่วงหน้า

ถ้ารับเงินค่าสินค้าหรือบริการล่วงหน้าแต่ยังไม่ได้ส่งมอบ ต้องบันทึกเป็นรายได้รับล่วงหน้า ไม่ใช่รายได้

เอกสารที่ต้องส่งนักบัญชี

เพื่อให้นักบัญชีทำงานได้เร็ว ควรเตรียมเอกสารเหล่านี้ให้ครบ

• Statement ธนาคารทุกเดือน ทุกบัญชี
• ใบกำกับภาษีซื้อและขาย (หรือ report จากโปรแกรมบัญชี)
• รายการสินค้าคงเหลือจากการนับจริง
• ใบเสร็จสินทรัพย์ถาวรที่ซื้อระหว่างปี
• สัญญาเช่าหรือเงินกู้ที่เปลี่ยนแปลง

บทเรียนที่ต้องบอก

รับรองเลยว่าการเตรียมตัวปิดบัญชีไม่ใช่งานของนักบัญชีฝ่ายเดียว เจ้าของธุรกิจต้องร่วมมือด้วย โดยเฉพาะในเรื่องการนับสินค้า ให้ข้อมูล และตอบคำถาม

ธุรกิจที่ทำบัญชีสม่ำเสมอตลอดปีด้วยโปรแกรมบัญชีที่ดี จะใช้เวลาปิดบัญชีน้อยกว่ามาก เพราะข้อมูลทุกอย่างอยู่ในระบบพร้อมแล้ว

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก