หนี้สูญและหนี้สงสัยจะสูญ บันทึกบัญชีอย่างไรให้ถูกต้อง

ขายสินค้าให้ลูกค้าไปแล้ว แต่ลูกค้าหายไม่จ่าย ทวงถามก็ไม่ได้ผล รายการในบัญชีลูกหนี้ยังค้างอยู่ทั้ง ๆ ที่รู้ว่าเก็บไม่ได้แล้ว จะทำอย่างไรดี?

เรื่องนี้มีวิธีจัดการที่ถูกต้องทั้งทางบัญชีและภาษี

หนี้สงสัยจะสูญกับหนี้สูญต่างกันอย่างไร

หนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Debts) ลูกหนี้ที่มีความเสี่ยงสูงที่จะเก็บไม่ได้ แต่ยังไม่แน่ใจ 100% เช่น ลูกหนี้ค้างนานกว่า 6 เดือน ลูกหนี้ที่ธุรกิจมีปัญหา วิธีจัดการคือตั้ง "ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ" เพื่อสะท้อนความเสี่ยง

หนี้สูญ (Bad Debts) ลูกหนี้ที่แน่นอนแล้วว่าเก็บไม่ได้ เช่น ลูกหนี้เสียชีวิตไม่มีทายาท ลูกหนี้ล้มละลายไม่มีทรัพย์ชำระ ยื่นฟ้องแล้วแพ้ วิธีจัดการคือตัดออกจากบัญชีทันที (Write-off)

การตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ

บันทึกบัญชี Dr. ค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ (Doubtful Debts Expense) XX,XXX Cr. ค่าเผื่อการลดมูลค่าลูกหนี้ (Allowance for Doubtful Debts) XX,XXX

ค่าเผื่อฯ บันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในงวด แต่บัญชีค่าเผื่อฯ เป็นบัญชีตรงข้ามที่หักจากลูกหนี้ในงบแสดงฐานะ

วิธีประมาณค่าเผื่อ

• ตามอายุลูกหนี้ เช่น ค้าง 90 วันตั้งสำรอง 20%, ค้าง 180 วันตั้ง 50%, ค้างเกิน 1 ปีตั้ง 100%
• ตามเปอร์เซ็นต์ของยอดขาย เช่น ตั้ง 1-2% ของรายได้ทุกปี

การตัดหนี้สูญ (Write-off)

เมื่อแน่ใจว่าเก็บไม่ได้

กรณีมีค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญอยู่แล้ว Dr. ค่าเผื่อการลดมูลค่าลูกหนี้ Cr. ลูกหนี้การค้า

กรณีไม่มีค่าเผื่อ Dr. หนี้สูญ (Bad Debts Expense) Cr. ลูกหนี้การค้า

เงื่อนไขหักเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้

กรมสรรพากรกำหนดเงื่อนไขเพื่อให้หักหนี้สูญเป็นค่าใช้จ่ายทางภาษีได้

เงื่อนไขทั่วไป (มาตรา 65 ทวิ)

• ต้องเป็นหนี้ที่เกิดจากการประกอบกิจการ
• ต้องมีหลักฐานว่าได้ดำเนินการทวงถามแล้ว เช่น จดหมายทวงหนี้ บันทึกการโทรศัพท์
• ต้องดำเนินคดีทางกฎหมายถ้าหนี้สูงกว่าเกณฑ์ที่กำหนด

เกณฑ์จำนวนเงิน

• หนี้ไม่เกิน 2,000 บาท ตัดออกได้โดยไม่ต้องฟ้อง
• หนี้ 2,001-200,000 บาท ต้องส่งหนี้ให้ทนายความหรือหน่วยงานติดตามหนี้ดำเนินการ
• หนี้เกิน 200,000 บาท ต้องฟ้องคดีทางศาล

บทเรียนสำคัญ

บอกได้เลยว่าการป้องกันหนี้สูญดีกว่าการรักษา ก่อนขายเชื่อให้ตรวจสอบเครดิตลูกค้าให้ดี กำหนดวงเงินและเครดิตเทอมที่เหมาะสม ติดตามหนี้สม่ำเสมอ และถ้ามีสัญญาณเตือนว่าลูกค้ามีปัญหา รีบดำเนินการทันที อย่ารอจนหมดโอกาสเก็บหนี้

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก