Bank Reconciliation คืออะไร? วิธีกระทบยอดบัญชีธนาคาร

เปิด Statement ธนาคารแล้วตัวเลขไม่ตรงกับสมุดบัญชีของบริษัท ใครเคยเจอปัญหานี้? Bank Reconciliation คือกระบวนการตรวจสอบและปรับยอดให้ตรงกัน สำคัญมากและทำทุกเดือนดีกว่า

Bank Reconciliation คืออะไร?

Bank Reconciliation หรือ "การกระทบยอดบัญชีธนาคาร" คือกระบวนการเปรียบเทียบ:

• บัญชีธนาคารในสมุดบัญชีของบริษัท (Cash Book)
• Statement ธนาคาร (Bank Statement)

เพื่อให้ตัวเลขตรงกัน หรืออธิบายได้ว่าทำไมตัวเลขถึงต่างกัน

ทำไมยอดมักไม่ตรงกัน?

ตัวเลขต่างกันได้เพราะหลายสาเหตุ ซึ่งปกติมากและไม่ได้แปลว่ามีปัญหา:

1. เช็คที่ออกแล้วแต่ยังไม่ขึ้นเงิน บริษัทออกเช็คให้ซัพพลายเออร์ บันทึกตัดยอดแล้ว แต่ซัพพลายเออร์ยังไม่ได้นำเช็คขึ้น Statement ธนาคารจึงยังแสดงยอดเดิม

2. การโอนเงินที่อยู่ระหว่างทาง บริษัทโอนเงินออกเมื่อวาน แต่ธนาคารรับรู้วันนี้ ทำให้ยอดต่างกัน 1 วัน

3. ดอกเบี้ยธนาคารที่ยังไม่ได้บันทึก ธนาคารให้ดอกเบี้ยเดือนละครั้ง บริษัทยังไม่ได้บันทึก

4. ค่าธรรมเนียมธนาคาร ธนาคารหักค่าธรรมเนียมโดยตรง บริษัทอาจยังไม่รู้

5. ข้อผิดพลาดจากการบันทึก กรอกตัวเลขผิด สลับหลัก เป็นต้น

ขั้นตอนการทำ Bank Reconciliation

ขั้นตอนที่ 1: รวบรวมเอกสาร

• Statement ธนาคารของเดือนที่กระทบ
• สมุดเงินสดหรือรายงานบัญชีธนาคารจากระบบบัญชี

ขั้นตอนที่ 2: เริ่มจากยอดยกมา ตรวจสอบว่ายอดยกมาต้นเดือนตรงกันทั้งสองฝ่าย

ขั้นตอนที่ 3: จับคู่รายการ เปรียบเทียบทีละรายการ ทำเครื่องหมายรายการที่ตรงกัน

ขั้นตอนที่ 4: วิเคราะห์รายการที่ไม่ตรง หาสาเหตุว่าทำไมตัวเลขต่างกัน แต่ละรายการต่างกันเพราะอะไร

ขั้นตอนที่ 5: ปรับยอด บันทึกรายการที่ยังไม่ได้บันทึก เช่น ดอกเบี้ย ค่าธรรมเนียม

ขั้นตอนที่ 6: ตรวจสอบยอดปลาย ยอดสุดท้ายของทั้งสองฝ่ายต้องตรงกัน (หรืออธิบายได้ชัดเจน)

ถ้าหาสาเหตุไม่เจอ ต้องทำอย่างไร?

ถ้าหลังทำแล้วยังมีส่วนต่างที่อธิบายไม่ได้ อาจเกิดจาก:

• มีใครเบิกเงินโดยไม่ได้รับอนุมัติ
• ข้อผิดพลาดในการบันทึก
• ธนาคารทำรายการผิด (เกิดได้นาน ๆ ครั้ง)

ต้องสืบค้นให้ครบก่อน ห้าม "ยัดไม่รู้" โดยไม่ทราบสาเหตุ

MooMoo Next มีระบบกระทบยอดธนาคารอัตโนมัติ นำเข้า Statement ธนาคารได้ ระบบจับคู่รายการให้อัตโนมัติ ลดเวลาทำ Bank Reconciliation จากชั่วโมงเหลือแค่ไม่กี่นาที

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก