บริหารความเสี่ยงด้านบัญชีสำหรับ SME ทำยังไงให้ไม่มีปัญหาทีหลัง

"ไว้ใจพนักงานที่สุด แต่เขาเป็นคนขโมยเงิน"

ประโยคนี้ได้ยินบ่อยมากจากเจ้าของกิจการ SME ที่โดนฉ้อโกงจากคนในองค์กร และน่าเศร้าที่มักเกิดจากการไม่มีระบบควบคุมที่ดีพอ ไม่ใช่เพราะคนทำงานแย่

ความเสี่ยงด้านบัญชีที่ SME มักเจอ

1. การทุจริตภายใน (Internal Fraud)

• พนักงานปลอมใบเสร็จหรือใบสั่งซื้อ
• พนักงานรับเงินลูกค้าแล้วไม่นำเข้าบัญชีครบ
• พนักงานสั่งซื้อสินค้าส่วนตัวโดยใช้เงินบริษัท

2. ข้อผิดพลาดในการบันทึก (Human Error)

• บันทึกตัวเลขผิด โดยเฉพาะถ้าทำ Excel ด้วยมือ
• ลืมบันทึกรายการบางส่วน
• จัดหมวดค่าใช้จ่ายผิดประเภท

3. เอกสารไม่ครบ

• ไม่มีใบเสร็จสำหรับค่าใช้จ่ายบางรายการ
• สัญญาซื้อขายไม่ครบถ้วน
• ไม่มีเอกสารอนุมัติการจ่ายเงิน

4. การเข้าถึงข้อมูลไม่มีระเบียบ

• ทุกคนเข้าถึงบัญชีได้หมด ไม่มีการแยกสิทธิ์
• แชร์รหัสผ่านระบบบัญชีกัน

Internal Control พื้นฐานที่ SME ควรมี

การแบ่งแยกหน้าที่ (Segregation of Duties)

คนที่อนุมัติการจ่ายเงินกับคนที่จ่ายเงินจริงไม่ควรเป็นคนเดียวกัน เช่น:

• เจ้าหน้าที่บัญชีทำรายการ แต่กรรมการต้องอนุมัติก่อนโอน
• พนักงานคนหนึ่งรับสินค้า อีกคนบันทึกสต๊อก

ถ้าทีมเล็กมากทำแบบนี้ไม่ได้ เจ้าของต้องดูแลขั้นตอนสำคัญเองแทน

ระบบอนุมัติชัดเจน

กำหนดว่าค่าใช้จ่ายเกินเท่าไหร่ต้องอนุมัติจากใคร เช่น:

• ต่ำกว่า 5,000 บาท: พนักงานอนุมัติเองได้
• 5,000-50,000 บาท: ผู้จัดการอนุมัติ
• เกิน 50,000 บาท: กรรมการอนุมัติ

Reconciliation สม่ำเสมอ

ทุกเดือนต้องกระทบยอดบัญชีธนาคารกับบันทึกในบัญชี (Bank Reconciliation) เพื่อตรวจหารายการผิดพลาดหรือสิ่งผิดปกติ

ตรวจสอบใบเสร็จก่อนจ่าย

อย่าจ่ายเงินก่อนได้รับใบเสร็จหรือใบสั่งซื้อที่ถูกต้อง ฟังดูง่ายแต่ SME หลายเจ้าข้ามขั้นตอนนี้บ่อยมาก

จำกัดสิทธิ์การเข้าถึงระบบ

ในโปรแกรมบัญชี กำหนดว่าแต่ละคนเข้าถึงข้อมูลส่วนไหนได้บ้าง พนักงานซื้อขายไม่จำเป็นต้องเข้าถึงข้อมูลเงินเดือน

ตรวจสอบเป็นครั้งคราว

เจ้าของควรสุ่มตรวจรายการบัญชีเป็นครั้งคราว ไม่ต้องตรวจทุกรายการ แต่แค่รู้ว่าตรวจได้ตลอดเวลาก็ช่วยป้องปรามได้มาก

สัญญาณเตือนที่ต้องระวัง

• พนักงานบัญชีลาหยุดไม่เคยได้ หรือไม่ยอมให้คนอื่นมาช่วย
• ค่าใช้จ่ายบางหมวดสูงขึ้นผิดปกติ
• ลูกค้าร้องเรียนว่าจ่ายเงินแล้วแต่ยังไม่บันทึก
• มีรายการในบัญชีที่อธิบายไม่ได้

ไม่ต้องรอให้มีปัญหาก่อนแล้วค่อยทำ Internal Control ดีกว่าป้องกันก่อน

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก