รายงานเงินสดรับ-จ่าย บุคคลธรรมดาต้องทำไหม และทำอย่างไร?

"บุคคลธรรมดาต้องทำบัญชีไหม?" คำถามนี้คนทำงานฟรีแลนซ์ เจ้าของร้านค้าขนาดเล็ก และผู้ให้เช่าทรัพย์สินถามกันมาตลอด

คำตอบสั้น ๆ คือบุคคลธรรมดาไม่ต้องทำบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี แต่ถ้ามีรายได้บางประเภท กฎหมายภาษีก็กำหนดให้ต้องจัดทำ "รายงานเงินสดรับ-จ่าย" อยู่ดี

2 หน่วยงานที่เกี่ยวข้องกับการทำบัญชีบุคคลธรรมดา

กรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD)

พรบ.การบัญชี พ.ศ. 2543 ไม่ได้กำหนดให้บุคคลธรรมดาทั่วไปต้องจัดทำบัญชี ยกเว้นบุคคลธรรมดาใน 2 ธุรกิจเฉพาะเท่านั้น คือ ผู้ค้าแถบเสียง แถบวีดิทัศน์ และแผ่นซีดี กับกิจการเกี่ยวกับงาช้าง

ถ้าไม่ใช่ 2 กลุ่มนี้ ไม่มีหน้าที่ส่งบัญชีให้ DBD

กรมสรรพากร (RD)

นี่แหละคือประเด็นที่หลายคนไม่ทราบ ประกาศอธิบดีกรมสรรพากรเกี่ยวกับภาษีเงินได้ (ฉบับที่ 161) กำหนดให้บุคคลธรรมดาที่มีรายได้ประเภท 40(5) - 40(8) และ ไม่ได้จดทะเบียน VAT ต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย

รายได้ประเภทใดบ้างที่ต้องทำรายงาน?

มาตรา 40(5) — รายได้จากการให้เช่าทรัพย์สิน เช่น ค่าเช่าบ้าน ค่าเช่าที่ดิน ค่าเช่าอุปกรณ์

มาตรา 40(6) — รายได้จากวิชาชีพอิสระ เช่น แพทย์ ทนายความ สถาปนิก วิศวกร นักบัญชี

มาตรา 40(7) — รายได้จากรับเหมาก่อสร้างที่รับเองและจ้างคนอื่นมาช่วย

มาตรา 40(8) — รายได้จากธุรกิจพาณิชย์ทั่วไป เช่น ขายสินค้า งานบริการ ธุรกิจออนไลน์

สรุปแล้วเจ้าของร้านออนไลน์ที่เป็นบุคคลธรรมดาและไม่ได้จด VAT ก็ต้องทำรายงานนี้ด้วย

รายงานเงินสดรับ-จ่ายต้องทำอย่างไร?

กรมสรรพากรกำหนดให้ทำเป็นภาษาไทย ถ้าจะใช้ภาษาต่างประเทศต้องมีภาษาไทยกำกับด้วย และต้องลงรายการ ภายใน 3 วันทำการ นับจากวันที่รับเงินหรือจ่ายเงิน

รายละเอียดที่ต้องระบุในแต่ละรายการ

1. วัน/เดือน/ปี — วันที่เกิดรายการจริง
2. รายการ — รายละเอียดว่าเป็นรายได้หรือรายจ่ายอะไร เช่น ยอดขายสินค้า ค่าซื้อสินค้า ค่าเช่าบ้าน ค่าไฟฟ้า
3. รายรับ — จำนวนเงินที่รับเข้ามา
4. รายจ่าย — จำนวนเงินที่จ่ายออกไป
5. คงเหลือ — ยอดสะสมหลังจากบวกรายรับและหักรายจ่าย
6. หมายเหตุ — รายละเอียดเพิ่มเติม

รูปแบบนี้คล้ายกับสมุดบัญชีรายวันแบบง่าย ๆ ที่ไม่ต้องใช้ความรู้บัญชีขั้นสูง

หักค่าใช้จ่ายแบบเหมาก็ต้องทำรายงานอยู่ดี

หลายคนเข้าใจผิดว่าถ้าเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบเหมา (แทนที่จะหักตามจริง) ก็ไม่ต้องทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย ความเข้าใจนี้ไม่ถูกต้อง

ไม่ว่าจะเลือกหักค่าใช้จ่ายแบบไหน ก็ยังต้องจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่าย เหมือนกัน ข้อแตกต่างมีแค่อย่างเดียวคือ

• หักตามจริง → ต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบทุกรายการจ่าย
• หักแบบเหมา → ไม่จำเป็นต้องมีเอกสารหลักฐานประกอบทุกรายการก็ได้

โทษถ้าไม่จัดทำรายงาน

ถ้าจัดทำรายงานเงินสดรับ-จ่ายไม่ครบหรือไม่ทำเลย มีโทษปรับ ไม่เกิน 2,000 บาท ต่อครั้ง

อาจดูไม่มาก แต่นอกจากโทษปรับแล้ว ยังมีผลเสียอื่น ๆ คือถ้าถูกสรรพากรเรียกตรวจย้อนหลัง ไม่มีเอกสารประกอบ สรรพากรมีสิทธิ์ประเมินรายได้ให้เองได้ ซึ่งมักทำให้ต้องจ่ายภาษีมากกว่าความเป็นจริง

ตัวอย่างการกรอกรายงาน

สมมติว่าเปิดร้านขายของออนไลน์ในนามบุคคลธรรมดา วันที่ 15 ตุลาคม มีรายการดังนี้

วัน/เดือน/ปี | รายการ | รายรับ | รายจ่าย | คงเหลือ

15/10/2570 | ยอดขายสินค้า Shopee | 3,500 | - | 3,500

15/10/2570 | ค่าซื้อสินค้า (ต้นทุน) | - | 1,800 | 1,700

15/10/2570 | ค่าขนส่ง | - | 250 | 1,450

รายงานนี้ต้องจัดทำต่อเนื่องตลอดปีและเก็บรักษาไว้อย่างน้อย 5 ปี

เก็บข้อมูลไว้ที่ไหน ใช้อะไรทำ?

สามารถทำได้หลายวิธี ตั้งแต่สมุดบันทึกกระดาษ ไปจนถึง Excel หรือโปรแกรมบัญชีออนไลน์ แต่การใช้สมุดกระดาษหรือ Excel มีข้อเสียคือเสียเวลากรอก หาข้อมูลย้อนหลังยาก และเสี่ยงต่อการทำข้อมูลหาย

MooMoo Next ทำให้รายงานรายรับ-รายจ่ายอัตโนมัติ

MooMoo Next ดึงข้อมูลการขายจาก Shopee, TikTok Shop, Lazada มาบันทึกรายการอัตโนมัติ ไม่ต้องกรอกเองทีละรายการ และยังสามารถเพิ่มรายการค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ด้วยตัวเองได้ง่ายมาก รายงานรายรับ-รายจ่ายพร้อมใช้ทุกวัน ส่งให้นักบัญชีหรือเก็บไว้ประกอบการยื่นภาษีได้เลย

สำหรับคนทำธุรกิจออนไลน์ในนามบุคคลธรรมดา นี่คือวิธีที่ง่ายที่สุดในการทำตามกฎหมายโดยไม่ต้องเสียเวลามาก

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก