ควบคุมค่าใช้จ่าย SME อย่างไรในช่วงที่ยอดขายตก

"เดือนนี้ยอดขายหาย 40% แต่ค่าเช่าก็ยังต้องจ่าย เงินเดือนพนักงานก็ต้องจ่าย..." ถ้าเคยรู้สึกแบบนี้ แสดงว่าธุรกิจกำลังเผชิญกับความท้าทายด้านกระแสเงินสด ซึ่งเป็นสิ่งที่เจ้าของธุรกิจเกือบทุกคนต้องเจอสักครั้ง

เรื่องที่สำคัญไม่ใช่แค่ "ตัดค่าใช้จ่าย" แต่ต้องตัดให้ถูกจุด ตัดผิดจุดอาจทำให้ธุรกิจอ่อนแอลงกว่าเดิม

รู้จักค่าใช้จ่ายของธุรกิจก่อน

ก่อนจะตัดอะไร ต้องรู้ว่าค่าใช้จ่ายแบ่งเป็นกี่ประเภท

ค่าใช้จ่ายคงที่ (Fixed Cost) จ่ายเท่าเดิมไม่ว่าจะขายได้มากหรือน้อย เช่น ค่าเช่า เงินเดือนพนักงานประจำ ค่าประกัน ค่าดอกเบี้ย ค่าซอฟต์แวร์รายเดือน

ค่าใช้จ่ายผันแปร (Variable Cost) เพิ่มขึ้นหรือลดลงตามปริมาณการขาย เช่น ต้นทุนสินค้า ค่าขนส่ง ค่าแพ็กเกจจิ้ง ค่าคอมมิชชั่น

ค่าใช้จ่ายกึ่งคงที่ (Semi-Fixed Cost) บางส่วนคงที่ บางส่วนผันแปร เช่น ค่าไฟฟ้า (มีค่าฐานคงที่ + ค่าตามการใช้งาน) ค่าโทรศัพท์บางแพ็กเกจ

หมวดหมู่ค่าใช้จ่ายที่ควรทบทวน

ตัดได้ก่อนเลย — ค่าใช้จ่ายที่ไม่สร้างรายได้

• Subscription ที่ไม่ได้ใช้จริง ใครของใครลง Netflix ในนามบริษัทบ้าง?
• ค่าสมาชิกองค์กรที่ไม่ได้ใช้ประโยชน์
• ค่าพื้นที่สำนักงานที่ใช้ไม่เต็ม ถ้า Work from Home ได้บางส่วน
• ค่าโฆษณาที่ ROI ต่ำ ดูข้อมูลให้แน่ใจก่อนตัด

ลดได้แต่ต้องระวัง

• ค่าเงินเดือน ถ้าจะลดต้องมีแผนชัดเจน อาจเริ่มจากลดชั่วโมงทำงานก่อน
• ค่าสต็อกสินค้า สั่งน้อยลงแต่ให้ระมัดระวังเรื่อง stockout
• ค่าการตลาด ลดได้แต่ถ้าตัดหมดเลย ยอดขายอาจหายอีก

อย่าตัด — ค่าใช้จ่ายที่รักษาธุรกิจ

• บัญชีและภาษี ถ้าไม่ทำถูกต้อง ค่าปรับและค่าชดเชยอาจสูงกว่ามาก
• ประกันธุรกิจ ไม่ควรหยุดกลางคัน
• ค่าบำรุงรักษาเครื่องมือหลัก ถ้าพัง ค่าซ่อมแพงกว่า

วิธีจัดการค่าใช้จ่ายคงที่ที่ "ลดยาก"

ค่าเช่า ลองคุยกับเจ้าของเช่าล่วงหน้า หลายรายยินดีลดชั่วคราวแลกกับการที่ผู้เช่าไม่ย้ายออก อย่าปล่อยให้ถึงวันที่ผิดนัดค่าเช่าแล้วค่อยคุย

เงินเดือนพนักงาน ก่อนปรับลด ลองหาทางออกอื่นก่อน เช่น ลดชั่วโมงทำงาน พักร้อนสลับเวร หรือถ้าจำเป็นจริง ๆ ต้องปรับลดตำแหน่ง ทำตามกฎหมายแรงงานให้ถูกต้อง

เงินกู้ธนาคาร ถ้ากระแสเงินสดตึง ติดต่อธนาคารก่อน หลายแห่งมีโปรแกรมพักชำระหนี้หรือปรับโครงสร้างหนี้ อย่ารอจนผิดนัดชำระ

เครื่องมือติดตามค่าใช้จ่ายที่ช่วยได้จริง

ต้องบอกเลยว่าธุรกิจที่รับมือกับวิกฤตได้ดีกว่า มักเป็นธุรกิจที่มีข้อมูลค่าใช้จ่ายชัดเจน รู้ว่าเงินออกไปไหน เท่าไหร่ และอะไรที่ตัดได้

ถ้าบัญชีเป็นระเบียบ จะเห็นทันทีว่ามีค่าใช้จ่ายที่ไม่จำเป็นซ่อนอยู่ที่ไหนบ้าง แทนที่จะต้องนั่งเดาหรือตัดแบบสุ่ม

สร้าง "กันชน" เงินสดไว้ก่อนวิกฤต

บทเรียนที่ได้จากทุกวิกฤต คือธุรกิจที่รอดได้ดีคือธุรกิจที่มีเงินสำรองอย่างน้อย 3-6 เดือนของค่าใช้จ่ายคงที่ ถ้าตอนนี้ยังไม่มีวิกฤต ให้เริ่มสะสม "เงินสำรองฉุกเฉิน" ตั้งแต่วันนี้

เพราะถ้ารอให้วิกฤตมาถึงแล้วค่อยคิด มักสายเกินไปเสมอ

MooMooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก