e-Tax Invoice by Email กับ e-Tax Invoice & e-Receipt ต่างกันยังไง เลือกอันไหนดี

สองชื่อนี้ฟังดูคล้ายกันจนแยกไม่ออก แต่พอลงลึกจริง ๆ แตกต่างกันพอสมควร และการเลือกผิดอาจทำให้เสียทั้งเวลาและเงินในการปรับระบบใหม่ บทความนี้จะแยกให้เห็นภาพชัด ๆ ว่าระบบไหนเหมาะกับกิจการแบบไหน

ทำไมถึงมีสองระบบ

กรมสรรพากรพัฒนาระบบ e-Tax Invoice ขึ้นมาเพื่อตอบสนองความต้องการของธุรกิจหลากหลายขนาด แทนที่จะมีระบบเดียวที่ทุกคนต้องใช้เหมือนกัน จึงออกแบบสองแนวทางที่แตกต่างกัน

• e-Tax Invoice by Email — เน้นความสะดวกและต้นทุนต่ำ เหมาะสำหรับกิจการที่ต้องการเริ่มใช้ระบบดิจิทัลแบบไม่ซับซ้อน
• e-Tax Invoice & e-Receipt — เป็นระบบเต็มรูปแบบ ส่งข้อมูลถึงกรมสรรพากรโดยตรง มาตรฐานสูงสุด เหมาะสำหรับกิจการขนาดใหญ่หรือที่ต้องการความน่าเชื่อถือสูง

e-Tax Invoice by Email ทำงานอย่างไร

ระบบนี้ส่งใบกำกับภาษีในรูปแบบไฟล์ดิจิทัล (XML หรือ PDF/A-3) ที่มี Digital Signature ฝังอยู่ ไปยัง อีเมลของผู้ซื้อโดยตรง

กิจการที่ใช้ระบบนี้ต้องสมัครเข้าร่วมโครงการกับกรมสรรพากร แต่ไม่จำเป็นต้องส่งข้อมูลทุกใบถึงกรมสรรพากรแบบ real-time แค่ส่งรายงานสรุปรายเดือนก็พอ

ข้อดี:

• ต้นทุนการติดตั้งระบบต่ำกว่า
• ส่งเอกสารถึงลูกค้าได้รวดเร็ว
• ลดค่าไปรษณีย์และกระดาษ
• ระบบไม่ซับซ้อน ใช้ได้กับซอฟต์แวร์หลายเจ้า

ข้อจำกัด:

• ยังต้องพึ่งอีเมลผู้ซื้อ หากอีเมลผิดหรือไม่ตอบรับ ถือว่ายังไม่สมบูรณ์
• ไม่มี real-time verification จากกรมสรรพากร
• ผู้รับอาจต้องตรวจสอบ Digital Signature เองว่าถูกต้อง

e-Tax Invoice & e-Receipt ทำงานอย่างไร

ระบบนี้ครอบคลุมกว่ามาก — ทุกครั้งที่ออกเอกสาร ข้อมูลจะถูกส่งไปยัง ระบบกลางของกรมสรรพากรโดยตรง พร้อมกันกับที่ส่งให้ลูกค้า กรมสรรพากรจะออกเลขรับรอง (Reference Number) ให้กับทุกเอกสาร

ระบบนี้รองรับทั้ง ใบกำกับภาษี (Tax Invoice) และ ใบเสร็จรับเงิน (Receipt) ในระบบเดียวกัน

ข้อดี:

• มาตรฐานสูงสุด กรมสรรพากรรับรองทุกใบ
• ลดความเสี่ยงปัญหาทางภาษีในอนาคต
• ผู้ซื้อสามารถตรวจสอบความถูกต้องผ่านระบบของกรมสรรพากรได้ทันที
• เหมาะกับธุรกิจที่มีปริมาณธุรกรรมสูงและต้องการโปร่งใสสูงสุด

ข้อจำกัด:

• ต้นทุนการพัฒนาและติดตั้งระบบสูงกว่า
• ต้องใช้ซอฟต์แวร์ที่ผ่านการรับรองจากกรมสรรพากร
• ต้องมีทีมเทคนิคดูแลระบบ

ตารางเปรียบเทียบโดยตรง

ประเด็น | e-Tax Invoice by Email | e-Tax Invoice & e-Receipt

วิธีส่งเอกสาร | อีเมลผู้ซื้อ | ระบบกลาง + อีเมล/portal

การรับรองจากกรมสรรพากร | สรุปรายเดือน | Real-time ทุกใบ

Digital Signature | ต้องมี | ต้องมี (มาตรฐานสูงกว่า)

ต้นทุนระบบ | ปานกลาง | สูงกว่า

รองรับใบเสร็จ | เฉพาะใบกำกับภาษี | ทั้งใบกำกับภาษีและใบเสร็จ

เหมาะกับ | SME - กลาง | กลาง - ใหญ่

ความซับซ้อน IT | ปานกลาง | สูง

กิจการแบบไหนเหมาะกับระบบไหน

เหมาะกับ e-Tax Invoice by Email:

• ร้านค้าออนไลน์ขนาดกลางที่จดทะเบียน VAT แล้ว
• กิจการบริการที่ออกใบกำกับภาษีให้ลูกค้าประจำทุกเดือน
• ธุรกิจที่ต้องการลดต้นทุนเอกสารแต่ยังไม่พร้อมลงทุนระบบใหญ่
• กิจการที่ลูกค้าส่วนใหญ่ใช้อีเมลในการรับเอกสาร

เหมาะกับ e-Tax Invoice & e-Receipt:

• บริษัทขนาดใหญ่ที่มีธุรกรรมหลักพันหรือหมื่นรายการต่อเดือน
• ธุรกิจที่ต้องการมาตรฐานสูงสุดเพื่อความน่าเชื่อถือกับลูกค้าองค์กร
• กิจการที่ต้องการ audit trail ที่สมบูรณ์ทุกขั้นตอน
• ธุรกิจที่มีฝ่าย IT ดูแลระบบอยู่แล้ว

สิ่งที่เหมือนกันในทั้งสองระบบ

แม้จะมีความแตกต่างด้านการทำงาน แต่ทั้งสองระบบมีสิ่งที่เหมือนกัน

• ต้องเป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT
• ต้องสมัครเข้าร่วมโครงการกับกรมสรรพากร
• ต้องมี Digital Signature Certificate ที่ได้รับการรับรอง
• เอกสารมีผลทางกฎหมายเท่าเทียมกับใบกำกับภาษีกระดาษ
• ต้องจัดเก็บไฟล์อย่างน้อย 5 ปี

ทิศทางในอนาคต

กรมสรรพากรมีนโยบายผลักดันให้ธุรกิจขนาดใหญ่ย้ายไปใช้ e-Tax Invoice & e-Receipt เป็นมาตรฐาน ส่วน e-Tax Invoice by Email ยังคงเป็นทางเลือกสำหรับกิจการขนาดกลางที่ต้องการเริ่มต้นแบบไม่ซับซ้อน

เจ้าของกิจการที่กำลังตัดสินใจ ควรคำนึงถึงขนาดธุรกิจ, ปริมาณธุรกรรม, ความพร้อมของทีม IT และงบลงทุน ก่อนเลือกระบบที่เหมาะสม

MooMoo Next ช่วยเรื่องนี้ได้อย่างไร

ไม่ว่าจะเลือกระบบไหน สิ่งสำคัญคือต้องมีซอฟต์แวร์บัญชีที่รองรับและจัดการเอกสารได้อย่างเป็นระบบ MooMoo Next ช่วยเจ้าของร้านออนไลน์และ SME ในการ

• สร้างใบกำกับภาษีที่มีข้อมูลครบถ้วนตามกฎหมาย
• ติดตามและจัดเก็บเอกสารทุกใบในระบบเดียว
• เชื่อมโยงข้อมูลกับการยื่น ภ.พ.30 อัตโนมัติ ทำให้กรอกข้อมูลภายในวันที่ 23 ของเดือนได้สบาย
• ค้นหาและตรวจสอบย้อนหลังได้ทันทีเมื่อสรรพากรขอตรวจ

ระบบ e-Tax เปลี่ยนแปลงวิธีทำธุรกิจในยุคดิจิทัล เจ้าของกิจการที่เข้าใจและเตรียมพร้อมตั้งแต่วันนี้ จะไม่ต้องรีบแก้ปัญหาเมื่อกฎหมายบังคับใช้กับธุรกิจขนาดของตัวเอง

MoomooNext โปรแกรมบัญชี ทดลองใช้ฟรี คลิก